Hensikt
Gi ansatte og ledere tilstrekkelig informasjon om hvordan meldinger om avvik og uønskede hendelser skal behandles. Målet med å arbeide med avvik og uønskede hendelser er læring og forbedring.
Alle ledere i Kristiansand kommune, og ansatte med meldingsansvar og/eller behandlingsansvar for meldinger om avvik og uønskede hendelser.
Arbeidsgiver har ansvar for at meldingene får en systematisk og god behandling, og har plikt til å ferdigbehandle meldingene innen 30 dager.
Alle meldinger om avvik og uønskede hendelser sendes til nærmeste leder, med mindre melder har endret meldingsansvarlig i registreringsskjemaet.
Meldingsansvarlig skal starte behandlingen så snart som mulig etter at en melding er registrert. Behandlingsfrist er senest 30 dager etter registrering. Det er viktig at meldingsansvarlige overholder denne fristen for å gi den som melder en anerkjennelse av at meldingen blir tatt på alvor. Det er også viktig for troverdigheten til hele systemet for melding og behandling av avvik og uønskede hendelser.
En melding er ferdig behandlet når meldingsansvarlig har gjennomgått meldingen på denne måten:
Når tiltakene er gjennomført og godkjent av tiltaksgodkjenner, skal meldingen lukkes av meldingsansvarlig.
I Kristiansand kommune bruker vi tre hovedkategorier for avvik og uønskede hendelser:
Meldingsansvarlig kan gjøre endringer i registreringsskjema for å korrigere feil eller tilføye nødvendig informasjon. Det opprinnelige registreringsskjemaet, og alle andre redigerte versjoner, vil alltid være tilgjengelig i versjonslisten nederst i skjemaet. Her kan både melder og meldingsansvarlig se endringer.
Tiltak kan være oppfølging av ansatte, endring av praksis, o.l. Opprettelse av tiltaksutfører i et annet kommunalområde må avklares i forkant. Tiltaket lukkes i kommunalområde der tiltaksutfører er ansatt.
Når melder har krysset av for at meldingen gjelder ansattes helse eller arbeidsmiljø (HMS), vil plassverneombud få lesetilgang (leserettighet) til meldingen i sin meldingsoversikt. Leder bør jevnlig gjennomgå innkomne avvik/hendelser sammen med plassverneombud. Dette bør være et tema på arbeidsplassen for å sikre bevissthet, fokus og skape en god kultur for forbedring og læring. Det er leders ansvar å sikre at alle ansatte har tilgang til kvalitetssystemet.
Det er viktig å merke seg at ingen saker blir automatisk meldt videre til andre instanser fra kvalitetssystemet. Er det avvik som skal meldes til for eksempel fylkesmannen, kommunelegen, NAV, forsikringsselskap osv. må dette gjøres i tillegg av ansatt/leder.
Ingen saker blir automatisk meldt videre til andre instanser fra Kvalitetssystemet. Dette må nærmeste leder gjøre. Under finner du mer informasjon om hva som skal meldes hvor:
HMS: handler om ansattes helse og sikkerhet, og arbeidsmiljøet. Det handler også om brudd på krav i HMS-lovgivningen og interne krav til (og målsetning for) HMS.
Kvalitet: handler om de tjenestene vi leverer til innbyggerne og våre interne prosesser, og brudd på kravene vi har til disse. Det handler også om hendelser som tilstøter tjenestemottakerne eller andre som ikke jobber i kommunen. Dette vil i praksis dreie seg om "andre" avvik og uønskede hendelser.
Informasjonssikkerhet og personvern: er mangel på oppfyllelse av krav knyttet til personvern og informasjonssikkerhet, og kategoriseres som: 1) informasjon på avveie, 2) taushetsplikt / konfidensialitet, 3) tilgjengelighet / nedetid. Dette kan også gjelde feil på fagsystemene våre, men enkle driftsmeldinger til IT skal ikke meldes her - meld sak til IT her.
Behandlerskjema: Den delen av skjemaet for avvik og uønskede hendelser som behandler skal fylle ut. Dette ligger under selve registreringsskjemaet.
Melder: Den som registrerer meldingen.
Meldingsansvarlig: Den som "eier" meldingen i kvalitetssystemet og skal behandle meldingen. Nærmeste leder blir automatisk meldingsansvarlig når en melding opprettes.
Registreringsskjema: Registreringsskjemaet er det skjemaet hvor meldingen blir registrert. Dette blir sendt til meldingsansvarlig.
Kvalitetssystemet - e-læring (Ikke tilgjengelig)