Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at alle varekontrakter og tjenestekontrakter som kommunen inngår, er i samsvar med kommunens innkjøps-policy Innkjøpspolicy. Innkjøpspolicyen sier blant annet følgende: «Ved inngåelse av avtale må avtaleansvarlig skreddersy bestillings- og leveringsrutiner for kjøp i ehandel. Avtalen mellom kommunen og leverandør må inneholde utfyllende bestillings- og leveringsrutiner, og som krav må leverandøren kunne håndtere hastebestillinger. Dette må vi også ha interne rutiner for». «Oppsummert skal alle innkjøpsavtaler på varer ha krav om bestilling i ehandel, samt tjenestekjøp når det er hensiktsmessig. Avtaleansvarlig må påse at avtalene inneholder bestillings- og leveringsrutiner for kjøp i ehandel og at disse er praktisk gjennomførbare».

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for de ansatte som har myndighet til å kjøre konkurranser og inngå vare- og tjenestekontrakter på vegne av kommunen (eller eget kommunalområde). Dokumentet gjelder også for ehandelsansvarlig i regnskapstjenesten.

 

Ansvar for gjennomføring

 

Ansvarlig Innkjøper

• Er ansvarlig for stille krav til E-Handel i konkurransegrunnlaget
• Er ansvarlig for å avklare bestillingsmetode i samarbeid med regnskapstjenesten
• Skal innhente katalog etter inngåelse av avtale
• Skal kontrollere at katalog er i henhold til avtalevilkår
• Følge opp at leverandør overholder krav til E-Handel i avtaleperioden
• Informere ehandelsansvarlig ved inngåelse av nye avtaler

 

Regnskapstjenesten

• Skal bistå innkjøpsenheten med valg av bestillingsmetode
• Ansvarlig for at E-handel systemet er satt opp slik at katalog/punch-out kan benyttes
• Systemansvarlig for Visma E-Handel
• Support og opplæring av Visma E-Handel
• Bistå innkjøper med å få nye kontrakter inn i ehandel

 

Leverandør

• Skal sende kataloger via PEPPOL
• Bistå ved å få opp teknisk løsning ved Punch-Out
• Levere nødvendig informasjon for fri-tekst bestilling

 

Beskrivelse

Følgende aktiviteter er lagt til grunn for prosedyren:

I beskrivelsen under tar vi for oss steg for steg:

 

• Avklare behov og forberede konkurranse

Ansvarlig innkjøper må avklare hva som skal kjøpes, herunder hyllevare, tilvirkningsvare eller tjenester. Ta ut nødvendig statistikk for å vurdere dagens situasjon i forhold til bestilling av aktuell vare/tjeneste. Vurder hvor gode rutiner man har på bestilling i/utenfor ehandel. Ta kontakt med ehandelsansvarlig i regnskapstjenesten for å avklare hvilken bestillingsmetode som er hensiktsmessig.

 

Dersom det ikke er bestilling via ehandel gjøres en vurdering på om dette skal med som krav i konkurransen, i henhold til vedtak «innkjøps-policy». Se egen matrise over bestillingsmetoder, Matrise ehandel - mulige avropsmetoder med forklaringer for å vurdere hva slags bestillingsmetode som er hensiktsmessig for anskaffelsen.

 

• Konkurransegjennomføring

 

Ansvarlig innkjøper må formulere tekst i konkurransegrunnlag for å stille krav om bestilling i ehandel via katalog/fritekst/punch-out. Samkjør tekst under krav og avtaledokument. Ta stilling til om ehandel skal være tilgjengelig fra første dag ved kjøp på avtalen.

 

Utarbeid prisskjema med standard artikler (avtalesortiment) til bruk i evaluering som blir utgangspunkt for en eventuell katalog ved oppstart av avtale. Det forenkler oppstart av avtale at sortiment er fastsatt mest mulig på forhånd. Ta stilling til om sidesortiment skal tillates ved katalog/punch-out. Ta stilling til om hastebestillinger skal kunne håndteres av leverandør, eks. hente i butikk og etterbestille i ehandel.

 

Ofte leveres det forskjellige punch-out løsninger fra leverandører. Ved valg av denne avropsmetoden bør løsningen evalueres som en del av konkurransen. Brukergrensesnitt er viktig. Punch-out gir ikke samme kontroll av varesortiment og priser som katalog, se egen matrise for ytterligere informasjon, Matrise ehandel - mulige avropsmetoder med forklaringer.

 

Samhandlingsavtalen fylles ut med den informasjon en har på plass så langt og vedlegges utlysningen, ta eventuelt kontakt med regnskapstjenesten for bistand. Samhandlingsavtalen skal alltid ligge ved dersom det er krav om katalog, men kan også brukes ved punch-out. Teknisk informasjon til leverandører om ehandel legges ved konkurransegrunnlag uavhengig av avropsmetode.

 

Samhandlingsavtale og teknisk informasjon til leverandører ligger under dokumenter i mal-prosjekt i Mercell. Samhandlingsavtale og avtaledokument må fylles ut av innkjøper i forkant av utlysning.

 

Inn i standardavtale/samhandlingsavtale: Produkter fra pris-produktskjema skal merkes som prefererte i katalog og/eller punch-out, MERK det er ikke et eget felt for dette i samhandlingsavtalen. Det er kun produkter som er inkludert i avtalen som skal vises i katalog og/eller punch-out løsning. Alle artikler i katalog skal merkes med kontraktsnummer (p360 arkivnummer= kontraktsnummer).

Katalog fra leverandør skal merkes med følgende: Dato (til-fra), Katalog ID, Katalognavn, Innkjøpsavtale. Katalog ID er avtalenavnet, dette må være unikt hvis samme leverandør skal sende flere kataloger på ulike avtaler (inkludert fornyede avtaler med nytt avtalenummer).  På felt "innkjøpsavtale" skal kontraktsnummer oppgis, dette finner du på avtalen i Mercell under saksnummer (P360). 

Eksempel:

 

Krav om EHF faktura er tatt inn i kontraktsvilkårene – der står det også hvordan fakturering skal skje. Kontroller at dette passer for denne anskaffelsen i forbindelse med valgt avropsmetode og match ordre og faktura. Legg ved eget dokument med beskrivelse av EHF oppsett som vedlegg til konkurransen. 

 

 

• Oppstart av ny avtale

 

Samhandlingsavtale fylles ut med den informasjon en ikke hadde tilgjengelig ved kunngjøringen og signeres av leverandør og oppdragsgiver. I forkant er det nyttig å avklare om leverandør kan sende elektroniske ordrebekreftelser, elektroniske pakksedler og om det benyttes automatisk innlesing av ordrer basert på GLN nummer. Valg som må tas for utfylling av samhandlingsavtale er bruk av synonymer, score på bilder– se samhandlingsavtalen for komplett oversikt over de valg en skal ta.

 

Ved tildeling av kontrakt skal ansvarlig innkjøper gi regnskapstjenesten beskjed om at avtale er inngått og at leverandør har forpliktet seg til å levere EHF faktura og katalog/punch-out. Etablering i Visma blir da fulgt opp av dem. Send melding til ehandelsansvarlig i regnskapstjenesten med informasjon om følgende: hvilken leverandør som er valgt (navn, adresse, org.nr), bestillingsløsning, dato for oppstart av avtale og bestillingsmetode og leverandørens kontaktperson på ehandel. Dersom leverandør skal motta ordrene på epost må regnskapstjenesten også ha en mailadresse fra leverandør for mottak av ordre.

 

Ved inngåelse av rammeavtaler hvor det er hensiktsmessig inviteres regnskapstjenesten på oppstartsmøte med leverandør for ytterligere avklaringer. Leverandør må da ta med seg sin "ehandelsansvarlig".

 

Ved valg av katalog, punch-out og fritekstbestilling er det regnskapstjenesten som setter opp den tekniske løsningen mot leverandøren og sikrer at dette fungerer.

 

Ved valg av katalog er det innkjøper som er ansvarlig for å påse at EHF-katalog blir sendt fra leverandør via PEPPOL til Visma. Katalog må kontrolleres og fullføres i Visma Ehandel av ansvarlig innkjøper. Første katalog merkes som basiskatalog, da vil alle andre kataloger måles mot denne. Se egen bruksanvisning for innlesing og kontroll av katalog her: Bruksanvisning lese kataloger inn i Visma ehandel.

 

Når katalog er ferdig kontrollert må regnskapstjenesten oppdatere artikkelsøk. Gi beskjed til fagansvarlig ehandel om at katalog må oppdateres i artikkelsøk.

 

Fagansvarlig ehandel sender ut informasjon i organisasjonen når avtale er inngått. Informasjon om oppstart av avtale og hvilken bestillingsmetode som er valgt samt henvisning til avtale i Mercell.

 

• Avtaleoppfølgning

Avtaleansvarlig følger opp leverandørens forpliktelser i forbindelse med ehandel, riktig sortiment/priser/merking mv gjennom avtaleperioden.

 

• RACI-matrise

Matrisen viser en oversikt over handlinger, ansvarlig for gjennomføring, overordnet ansvarlig, hvem som skal informeres og/eller konsulteres i prosessen.

 

 

Definisjoner

Avropsmetode          - Bestillingsmetode

Punch-out                 - Bestilling via ekstern nettbutikk

E-handel                   - Elektronisk bestillingssystem

 

Vedlegg og referanser

Matrise for avropsmetode Matrise ehandel - mulige avropsmetoder med forklaringer

Teknisk informasjon til leverandører om ehandel Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig)

Bruksanvisning lese katalog inn i Visma Bruksanvisning lese kataloger inn i Visma ehandel