Hensikt
Dette dokumentet inneholder overordnet dokumentasjon av Styringsportalen, Kristiansand kommunes verktøy for organisering av styrings- og ledelsesinformasjon.
Dokumentet gjelder alle ansatte.
Virksomhetsstyring omfatter arbeidet med å fastsette mål og resultatkrav, planlegge hvordan disse skal nås, løpende rapportering av status, analyser av situasjonen, samt utforming og iverksettelse av korrigerende tiltak. Styringsportalen har til hensikt å understøtte disse arbeidsprosessene og skal hjelpe oss i å svare på følgende spørsmål:
Styringsportalen skal bidra til å:
Styringsportalen presentere styringsinformasjon til organisasjonen og er en viktig del i styringsdialogen mellom ledernivåene. Løsningen benyttes bl.a. til rapportering og oppfølging av av planverk. Primærmålgruppe er ledere på alle nivå, samt rådgivere innenfor ulike fagområder.
Økonomidirektøren er systemeier. Fagsystemansvar er lagt til Stab for virksomhetsstyring, hvor rollen ivaretas av en rådgiver.
IT er ansvarlig for daglig drift og vedlikehold av systemet. Herunder nødvendig infrastruktur, integrasjoner og backup.
Nettverk for virksomhetsstyring, med tilhørende arbeidsgrupper, koordinerer arbeidet med innhold og utvikling av Styringsportalen. I Koordineringsgruppe Styringsportalen - mandat er mandat og ansvar nærmere beskrevet. Nettverket har ikke beslutningsmyndighet.
Fagsystemansvarlig og leder for stab Virksomhetsstyring kan beslutte mindre endringer som en del av den løpende utviklingen og vedlikeholdet av løsningen. Større endringer knyttet til de ulike områdene må forankres hos områdedirektøren som eier fagområdet, for deretter å besluttes av systemeier som har et overordnet redaktøransvar for innholdet i løsningen. I enkelte tilfeller vil det være behov for en bredere forankring og beslutningen må løftes til kommunedirektørens ledergruppe.
Hva som defineres som løpende utvikling eller som må forankres og besluttes på høyere nivå er en skjønnsmessig vurdering, men nettverk for virksomhetsstyring har til hensikt å sikre at utviklingen skjer i tråd med organisasjonens verdier og behov. Videre kan mål og indikatorer fra vedtatte planer implementeres, siden disse allered er besluttet på nødvendig nivå (eksempelvis økonomiplan eller handlingsplaner).
Fagsystemansvarlig er ansvarlig for systemdesign og konfigurasjon, med støtte fra eksterne konsulenter og dedikert IT-rådgiver.
Fagsystemansvarlig for Styringsportalen er ansvarlig for at det foreligger dekkende og oppdatert systemdokumentasjon knyttet til konfigurasjon og oppsett av innholdet i portalen. IT er ansvarlig for systemdokumentasjon knyttet til infrastruktur, backup o.l.
En detaljert systemdokumentasjon er krevende å fremstille og vedlikeholde i et eget dokument. Konfigurasjoner dokumenteres primært ved å beskrive nødvendig informasjon i merknadsfeltene i relevante deler i selve løsningen.
Brukerveiledninger ligger i selve systemet, samt i Kvalitetssystemet og på Intranett.
Systemet er lisensiert og leveres av Corporater AS. Løsningen er installert i kommunens systemer og alle ansatte i Kristiansand kommune som har en egen IT-bruker har tilgang til systemet. Unntaksvis er enkelte deler av løsningen tilgangsstyrt. Tilgangen er rollestyrt.
Identifisering av brukere skjer gjennom Active Directory (AD) og løsningen har såkalt "single sign-on". Systemet er for tiden ikke tilgjengelig fra Internett, men kan aksesseres fra bærbare PC`er med mobilt kontor (Global Protect).
Systemet har en rekke integrasjoner mot underliggende fagsystemer (eks. Kvalitetsysstemet, Visma Enterprise og Visma HRM). Integrasjonene er delvis dokumentert i selve integrasjonsgrensesnittet (Corporater Transformer).
Den tekniske installasjonen består av en produksjonsserver som er tilgjengelig for brukerne. I tillegg er det en testserver som er en kopi av produksjonsserveren. All utvikling og testing skal fortrinnsvis skje på denne, slik at risiko for feil og nedetid i produksjonsmiljøet reduseres.