1.0 Formål og anvendelsesområde
4.0 Innsyn etter ulike regelverk
5.0 Innsyn etter offentlighetsloven
5.3.1 Dokumenter som skal unntas
5.3.1.1 opplysninger som er underlagt taushetsplikt jf. offl. § 13
5.3.2 Dokumenter som kan unntas
5.3.2.1 Interne dokumenter jf. offl. § 14
5.3.2.2 Dokument som er hentet inn utenfra for den interne saksbehandlingen § 15
5.3.2.3 Unntak for interne dokument i kommunen, § 16
5.3.2.4 Rettssaksdokument, § 18
5.3.2.5 Det offentlige sin forhandlingsposisjon m.m, §23
5.3.2.6 Melding om lovbrudd – kildevern jf. offl. § 24
5.3.2.6 Tilsettingssaker, § 25
5.3.2.7 Eksamenssvar, karakterer, fødselsnummer m.m, § 26
6.0 Innsyn etter forvaltningsloven
6.2.1 Intern saksforberedelse jf. fl. § 18 a
6.2.2 Dokument som er hentet inn utenfra for den interne saksbehandlingen jf. fvl. § 18 b
6.2.3 Innsyn i interne dokument hos kommunene jf. fvl. § 18 d
7.0 Innsyn etter personopplysningsloven/forordningen
7.1 Rett til bekreftelse og informasjon
7.2.1 Krenke andres rettigheter eller friheter – personvernforordningen art. 15 nr.4
7.2.3 Lovfestet taushetsplikt - personopplysningslovens § 16 bokstav d
7.2.4 Intern saksforberedelse - personopplysningslovens § 16 bokstav e
9.0 Foreldreansvarets betydning for innsynsretten
9.2 Foreldre uten foreldreansvar
9.3 Ingen av foreldrene har foreldreansvar
10.0 Meldeplikt til direktøren
Veilederen skal sikre at innsynskrav behandles i henhold til offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven, og skal benyttes ved saksbehandlingen av alle innsynskrav i de kommunale barnehagene, skolene og PP-tjenesten i Kristiansand.
Ved å gi allmenheten innsyn i forvaltningens dokumenter styrkes informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske medvirkningen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmenheten.
Det er et grunnleggende demokratisk prinsipp at forvaltningen er åpen og gjennomsiktig. Vi skal så langt som mulig la media og andre interesserte få innsyn i våre dokumenter.
Offentlighetsloven inneholder regler for hvordan vi skal behandle forespørsler om innsyn fra offentligheten, for eksempel fra media. Partene i en sak kan ha et større behov for innsyn enn offentligheten. Derfor inneholder forvaltningsloven egne regler som regulerer partens rett til å gjøre seg kjent med dokumentene i en sak. Personopplysningsloven inneholder bestemmelser som gir den enkelte rett på innsyn i hvilke opplysninger forvaltningen behandler om en selv.
I enkelte tilfeller skal vi unnta opplysninger og dokumenter fra offentligheten. Dette gjelder spesielt når andre hensyn veier tyngre enn hensynet til åpenhet, som for eksempel å beskytte enkeltpersoner. I andre tilfeller kan vi unnta opplysninger og dokumenter, for eksempel for å sikre at vi har mulighet til å diskutere en sak internt før vi tar en avgjørelse. Både offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven inneholder regler om når vi skal, eller kan, unnta opplysninger fra offentlighet.
Dokumentsenteret har ansvar for å registrere innsynskrav i sak- og arkivsystemet, der innsynskravene kommer inn sentralt.
Dokumentsenteret har videre ansvar for legge inn innsynskravet til rette vedkommende i sak- og arkivsystem.
Personvernombudet koordinerer innsynskrav etter personopplysningsloven, og gir råd og veiledning i forhold til personopplysningsloven.
Saksbehandler har ansvar for å registrere innsynskrav som kommer direkte til dem, og har ansvar for å besvare innsyn og vurdere hvilke opplysninger og dokumenter det kan gis innsyn i etter gjeldende lover.
Styrer/rektor/enhetsleder på den enkelte enhet har ansvar for at alle innsynskrav blir behandlet i tråd med gjeldene regelverk.
Kommunaldirektørens stab oppvekst har ansvar for veiledning og opplæring, og koordinering av innsynskrav som gjelder flere enheter.
Offentlighetsloven: Hovedregelen i offentleglova er at alle saksdokumentene i offentlig virksomhet er åpne for innsyn. Offentlighetsloven benyttes der det bes om innsyn i et eller flere dokumenter, og der den som ber om innsyn ikke er part i saken.
Personopplysningsloven: Hovedregelen er at man har krav på innsyn og kopi av hvilke personopplysninger som behandles om en selv. Personopplysningsloven benyttes dersom det bes om innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert om en selv, og hvordan opplysningene behandles.
Forvaltningsloven: Hovedregelen er at partene i saken har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Partsdefinisjonen er knyttet til saker hvor skolen fatter enkeltvedtak, og defineres som person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder. Forvaltningsloven benyttes der den som ber om innsyn er part i en sak, og dokumentet er en del av prosessen rundt enkeltvedtak.
Alle de ulike lovene inneholder lovbestemte unntak fra hovedregelen.
I enkelte tilfeller vil man ha rett til innsyn etter flere av lovene på samme tid, eller det kan være konflikt mellom lovverkene, da benyttes den loven som gir størst rett til innsyn. I enkelte tilfeller kan det være aktuelt å dele opp innsynskravet etter ulike lovverk.
Offentlighetslovens hovedregel er at alle saksdokumenter i forvaltningen er offentlige, jf. offentlighetsloven § 3.
Unntak fra offentlighet må begrunnes og være hjemlet i en av lovens bestemmelser.
Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal saksbehandler vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis (meroffentlighet).
Innsynsretten gjelder saksdokumenter som befinner seg i kommunens arkiver eller kontorer jf. offl. § 3
Man kan få innsyn i dokumenter som kommunen har opprettet når dokumentet er ferdigstilt eller sendt ut av kommunen, og all lagret informasjon uten hensyn til hvilket medium som er benyttet for lagringen jf. offl. § 4. I tillegg til dokumentene i sak-/arkivsystemet kan man altså også ha rett på innsyn i fagsystemer, papirdokumenter, e-post, tekstmeldinger mm.
Innsynskravet må knytte seg til en bestemt sak eller en sammenstilling av saksopplysninger, jf. offl. §§ 9 og 28. Det at man kan kreve innsyn i sammenstilling av saksopplysninger innebærer at man også kan være pliktig til å opprette nye dokumenter, for eksempel lage en samlet oversikt over hvor mange aktivitetsplaner en skole har e.l. Dette gjelder kun dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter, og dersom opplysningene som sammenstilles finnes elektronisk.
Alle kan kreve innsyn etter offentlighetsloven. Det er ikke noe krav om at den som ber om innsyn må ha saklig interesse eller på annen måte begrunne kravet. Man kan også kreve innsyn anonymt, så lenge det foreligger en mottakeradresse.
Unntaksbestemmelsen i offl. § 13 første ledd slår fast at det skal nektes innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller medhold av lov. Bestemmelsen om merinnsyn jf. offl. § 11 gjelder ikke for slike opplysninger. Det kan være straffbart å utgi slike opplysninger.
Offentliglova § 13 første ledd slår fast at opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, er unntatt fra innsyn. Etter § 13 første ledd er det bare de opplysningene i et dokument som er underlagt taushetsplikt som er unntatt fra innsyn. Resten av dokumentet er i utgangspunktet offentlig, med mindre det er grunnlag for å gjøre unntak for resten av dokumentet etter andre bestemmelser. Altså kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å gi ut sladdet versjon.
Noen organer har uavhengig av taushetsplikten krav på å få innsyn i forvaltningens dokumenter. Organet som krever innsyn i opplysninger må vise grunnlaget for at kommunen skal gi ut opplysninger underlagt taushetsplikt, f.eks barnevernstjenesten, statsforvalter og sivilombudsmann.
Dersom man sladder/gjør unntak fra deler av et dokument, kan det også gjøres unntak for resten av dokumentet etter § offentlighetsloven § 12 dersom:
Unntaksbestemmelsene i offentlighetsloven §§14 til 26 gir forvaltningen rett, men ikke plikt, til å nekte innsyn i bestemte opplysninger eller dokument. For slike opplysninger og dokumenter har forvaltningen en plikt til å vurdere om en likevel bør gi helt eller delvis innsyn. (merinnsyn).
Selv om et dokument er merket «unntatt offentlighet», må det likevel foretas en konkret vurdering, da unntaksadgangen kan være knyttet opp til opplysninger og ikke hele dokumentet.
Saksbehandler kan unnta dokument utarbeidet for organets interne saksforberedelse – f.eks arbeidsdokument som for eksempel utkast til brev, referater fra interne møter, notater med vurderinger for egen saksbehandling. Tankegangen er at man også skriftlig skal kunne diskutere saken frem og tilbake før man gir ut et endelig vedtak som er uttrykk for endelig standpunkt, uten hensyn til at partene skal kunne lese det som er skrevet.
Dokumentet er ikke internt etter denne bestemmelsen, dersom det er sendt ut av organet. Dokumenter som er oversendt statlige ombud og kontroll- og tilsynsorgan, kan likevel være interne.
Saker mellom ansatt og arbeidsgiver har utgangspunkt i et partsforhold, for eksempel tilsetting, avskjed, suspensjon, permisjonssøknader, reiseregninger. Korrespondansen mellom ansatt og arbeidsgiver er ikke internt etter denne bestemmelsen, men dokumentene kan komme inn under andre unntak.
Hele dokumentet kan unntas.
Når det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne prosesser, kan saksbehandler gjøre unntak fra innsyn for dokument sin er innhentet fra et underordnet organ til bruk i den interne saksforberedningen. Hele dokumentet kan unntas.
Saksbehandler kan videre unnta fra et dokument som er innhentet utenfra, for eksempel råd og vurderinger fra ekstern konsulent. Det vil si at det må foreligge en bestilling.
Når det er anledning til å gjøre unntak for et dokument som er innhentet utenfra, gjelder unntaket både hos mottakeren og avsenderen.
Bestillingsdokumentet, innkalling til møte og referat fra møte med noen som gir oss råd eller vurderinger i saken, kan også unntas.
Det er kun deler av dokumentet som kan unntas, og bare dersom det er påkrevd for å ivareta offentlige interesser i saken. Dette er et strengt krav.
Bestemmelsen innebærer at unntakene i §§ 14 og 15 ikke gjelder for:
Unntaket for interne dokumenter i § 14 gjelder ikke dokument fra eller til et kommunalt organ på områder hvor organene har fått delegert selvstendig avgjørelsesrett. m.m. Dette vil på mange områder være tilfelle for kommunikasjon mellom oppvekst og barnehager/skoler.
Det kan gjøres unntak fra innsyn i et dokument som kommunen har utarbeidet for eller mottatt som part i en rettssak.
Det kan gjøres unntak for opplysninger for å gjennomføre en forsvarlig økonomi-, lønns-, eller personalforvaltning når innsyn kan svekke forhandlingsposisjonen. Dette er for å verne om interessene til organet. Dette kan være aktuelt ved avtaleforhandlinger generelt, ved kollektive og individuelle lønnsforhandlinger, forhandlinger om arbeidstidsordninger, konflikter på arbeidsplassen m.m.
Offentlige anskaffelser: Det kan gjøres unntak for innsyn i tilbud og protokoll frem til valg av leverandør er tatt. Tilbud og protokoll er offentlig i den fristperioden før undertegning av kontrakt som de andre tilbyderne har til å fremme klage eller komme med innvendinger. Opplysninger i slike dokumenter som det er taushetsplikt om, skal det uansett ikke gis innsyn i, jf. offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven §13 1.ledd nr.2 om bedriftshemmeligheter. Det er praktisk at tilbyderne leverer en ferdig sladdet versjon av tilbudet, alternativt at man tar kontakt med tilbyderen for å avklare hvilke deler av tilbudet som eventuelt vil være omfattet av taushetsplikten.
Det kan gjøres unntak fra dokumenter som gjelder lovbrudd.
Informasjon fra private: Det kan gjøres unntak for meldinger, tips eller lignende dokumentasjon som kommer fra private uten tidsavgrensning. F.eks dersom det varsles om lovstridige forhold i en barnehage, og det bes om at kommunen fører tilsyn.
Informasjon fra det offentlige: Informasjon fra offentlige organer om lovbrudd, herunder tips, utredninger, forklaringer om lovbrudd kan det gis utsatt innsyn i frem til saken er avgjort.
Det kan gjøres unntak for innsyn i dokument i sak om tilsetting eller forfremming.
Det kan gjøres unntak for skriftlig lønnsoppgave, men ikke opplysninger om bruttoutbetalinger.
Det kan ikke gjøres unntak for offentlige søkerlister. Søker kan be om å bli unntatt offentlighet. Se likevel innsyn med partsrettigheter etter forskrift til forvaltningsloven kap 5.
Det kan gjøres unntak for innsyn i:
Forvaltningsloven inneholder bestemmelser for behandling av partsinnsyn. Med partsinnsyn (også kalt partsoffentlighet) mener vi den retten som parten har til å gjøre seg kjent med dokumentene og opplysningene i sin egen sak, jf. forvaltningsloven §§ 17 til 21. Bestemmelsene kommer til anvendelse i alle tilfeller der skolen og barnehagen fatter enkeltvedtak for eksempel vedtak om inntak/plassering, spesialundervisning/spesialpedagogisk hjelp, fysisk skolemiljø, bortvisning, skolebytte mm.
En part skal ha innsyn i alle dokumentene/opplysningene i saken sin, med mindre det er et reelt og saklig behov for å unnta innsyn, og det er hjemmel i forvaltningsloven for å nekte innsyn. Forvaltningslovens regler om taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13, er ikke til hinder for at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter, jf. forvaltningsloven § 13b nr. 1.
Retten til innsyn etter forvaltningsloven er begrenset til sakens parter, eller til partenes advokat eller annen fullmektig, jf. forvaltningsloven § 18 første ledd, jf. § 12. En part er den som en avgjørelse retter seg mot, eller ellers direkte gjelder jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav e.
Innsyn etter forvaltningsloven er begrenset til opplysninger i saker som kan ende i enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b. Dette innebærer for eksempel at parten ikke har krav på innsyn etter forvaltningsloven i aktivitetsplaner jf. oppl. § 9A/barnehageloven § 43.(offentleglovas/personopplysningslovas innsynsregler gjelder i saker hvor det ikke treffes enkeltvedtak.)
Innsynet må gjelde en sak. Det som inngår i samme avgjørelsesprosess, utgjør én sak.
Retten til partsinnsyn etter forvaltningsloven § 18 inntrer som hovedregel straks saken er kommet i gang. I praksis vil innsynsretten inntre ved at parten søker om noe, eller ved at organet oppretter en sak. Dersom en mindreårig er part i saken og blir representert av verge, gjelder innsynsretten også den mindreårige selv, men en mindreårig skal ikke gjøres kjent med opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt.
Selv om en part som hovedregel har krav på innsyn, kan innsyn nektes grunnet opplysningenes innhold, jf. forvaltningsloven §§ 18 bokstav a-d og 19. Dette gjelder bare den enkelte opplysningen, ikke hele dokumentet i seg selv. Dette innebærer at der dokumentet kan gis ut ved å sladde enkelte opplysninger skal dette gjøres.
Saksbehandler kan unnta dokumenter som utelukkende er utarbeidet for intern saksforberedelse, og som heller ikke er utlevert til andre, så langt det er nødvendig å nekte innsyn for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser.
Dersom dokumentet inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum, skal det likevel gis innsyn. Dette gjelder ikke dersom opplysningene er uten betydning for avgjørelsen, eller dersom opplysningene finnes i et annet dokument partene har tilgang til, jf. fvl. § 18c.
Når det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne prosesser, kan saksbehandler gjøre unntak fra innsyn for dokument som er innhentet fra et underordnet organ til bruk i den interne saksforberedningen. Hele dokumentet kan unntas.
Saksbehandler kan videre unntak fra et dokument som er innhentet utenfra, for eksempel råd og vurderinger fra ekstern konsulent. Det vil si at det må foreligge en bestilling.
Når det er anledning til å gjøre unntak for et dokument som er innhentet utenfra, gjelder unntaket både hos mottakeren og avsenderen.
Bestillingsdokumentet, innkalling til møte og referat fra møte med noen som gir oss råd eller vurderinger i saken, kan også unntas.
Det er kun deler av dokumentet som kan unntas, og bare dersom det er påkrevd for å ivareta offentlige interesser i saken. Dette er et strengt krav.
Dersom dokumentet inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum, skal det likevel gis innsyn. Dette gjelder ikke dersom opplysningene er uten betydning for avgjørelsen, eller dersom opplysningene finnes i et annet dokument partene har tilgang til, jf. fvl. § 18c.
Bestemmelsen innebærer at unntakene i §§ 18a og 18b ikke gjelder for:
§ 18 a (unntak fra interne dokumenter) gjelder ikke dokument fra eller til et kommunalt organ på områder hvor organene har fått delegert selvstendig avgjørelsesrett.
En part har ikke krav på å se opplysninger som det må anses ”utilrådelig at han får kjennskap til”, av hensyn til partens helse eller forhold til personer som står ham nær (eks. nær familie eller venner). Hensynet bak unntaksbestemmelsen er at parten ikke alltid har godt av å bli kjent med visse opplysninger.
Hva som ligger i begrepet «utilrådelig» må vurderes konkret. Unntaksbestemmelsen skal brukes med varsomhet, så det er ikke tilstrekkelig at det er uheldig eller lite ønskelig at parten får kjennskap til opplysningene. Det må foreligge tungtveiende grunner for å nekte partsinnsyn. En slik grunn kan f.eks. være at en lege har anbefalt at visse opplysninger ikke bør formidles parten. Unntaksbestemmelsen kan også komme til anvendelse i tilfeller der noen som står parten nær, har kommet med avslørende eller sterkt nedsettende uttalelser om parten. I forarbeidene til bestemmelsen brukes barnevernssaker som eksempel, i tilfeller der partsinnsyn kan skape problemer for partens resosialisering og tilpassing til de personer opplysningene angår.
Saksbehandleren må alltid vurdere om anonymisering av opplysningene er et tilstrekkelig tiltak. Saksbehandler må være oppmerksom på faren for indirekte identifisering.
Saksbehandler kan unnta opplysninger om en annen persons helseforhold. Unntaksbestemmelsen forutsetter en konkret interesseavveiing mellom partens behov for innsyn og behovet for hemmelighold. I utgangspunktet vil det være helseopplysninger av ømfintlig art som faller inn under unntaksbestemmelsen i forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav a.
Å unnta opplysninger fra partsinnsyn av hensyn til annen persons helseforhold er særlig aktuelt for statsforvalteren i § 9A saker, der de blir kjent med diagnoser og andre helseforhold hos medelever.
Forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav b gir hjemmel for å nekte en part å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder forhold som av ”særlige grunner” ikke bør meddeles videre.
Det følger av innledningen til forvaltningsloven § 19 andre ledd at vi (i motsetning til unntakene i § 19 første ledd) ikke kan nekte en part innsyn etter denne bestemmelsen, dersom det er av vesentlig betydning for ham å gjøre seg kjent med disse opplysningene. Partens behov for innsyn må derfor vurderes mot behovet for hemmelighold. Unntaksbestemmelsen må praktiseres med varsomhet.
Forvaltningsloven § 18 andre ledd lovfester plikten til å vurdere merinnsyn, i saker der forvaltningen har adgang til å gi innsyn. Merinnsynsplikten innebærer at dersom det er hjemmel for å nekte innsyn, skal det vurderes om parten likevel bør få innsyn.
Dersom hensynene bak unntaksbestemmelsen ikke gjør seg gjeldende, bør parten få innsyn.
Enhver har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger som er registrert om seg selv hos kommunen.
Personopplysning er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Det er tilstrekkelig at tilknytningen mellom informasjon og person er indirekte for eksempel ved å beskrive et barns hjemmeforhold, vil man også behandle personopplysninger om barnets søsken og foresatte.
Retten til innsyn er beskrevet i forordningens artikkel 15 og beskriver en todelt rettighet; rett til å få behandlingsansvarliges bekreftelse på om personopplysninger behandles, og i så tilfelle, rett til innsyn i disse personopplysningene.
Rett til innsyn innebærer at den registrerte skal få gjøre seg kjent med hvilke personopplysninger som behandles av den behandlingsansvarlige. Formålet med innsynsretten er at den registrerte skal kunne skaffe seg relevant informasjon om behandlingen, og verifisere at den skjer i overensstemmelse med de kravene som forordningen stiller.
Innsynsretten gir ingen rett til å få utlevert fullstendige dokumenter – det er personopplysninger som er gjenstand for innsynsretten.
I følge forordningen har den registrerte rett til å få innsyn i egne opplysninger supplert med en rett til å få nærmere angitt informasjon om forhold knyttet til behandlingen:
Det følger av forordningen art 16 og 17 at den registrerte kan ha rett til retting og sletting av personopplysninger.
Personopplysningsloven med forordning inneholder flere unntak fra retten til innsyn.
Retten til innsyn gjelder ikke dersom det vil krenke andres rettigheter eller friheter. Retten kan altså ikke medføre at andre individers grunnleggende rettigheter blir krenket. Dette skal tolkes strengt, slik at det skal mye til for å unnta etter denne bestemmelsen.
Retten til innsyn/kopi gjelder ikke dersom det må anses utilrådelig at den registrerte får kjennskap til opplysningene av hensyn til vedkommendes helse eller forholdet til personer som står vedkommende nær. Hva som må anses «utilrådelig» er et skjønnsspørsmål, men terskelen er høy. Det kan tenkes brukt der nære familiemedlemmer har gitt opplysninger om den registrerte, og det anses å få særlig negative konsekvenser for familieforholdet dersom dette blir kjent.
Den registrertes informasjons eller innsynsrett er begrenset dersom de aktuelle opplysningene er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov.
Barnehagen/skolen kan unnta opplysninger som utelukkende finnes i tekst som er utarbeidet for intern saksforberedelse, og som heller ikke er utlevert til andre, så langt det er nødvendig å nekte innsyn for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. Det kan for eksempel være utkast til brev, referater fra enkelte møter, notater med vurderinger for egen saksbehandling. (se pkt. 5.3.2.1)
Det skal svært mye til for å kunne unnta på bakgrunn av grunnleggende private eller offentlige interesser.
Dokumentsenteret er saksbehandler for innsynskrav som kommer via offentlig journal. Ved usikkerhet om dokumentet skal gis ut, skal dokumentsenteret konsultere med den som er ansvarlig for dokumentet.
Dersom innsynskravet gjelder opplysninger på tvers av enheter, og opplysninger ligger i historisk arkiv (IKAVA), skal innsynskravet oversendes oppvekstdirektørens stab for vurdering av hvem som skal saksbehandle kravet.
For øvrig er det barnehagen/skolen som selv er saksbehandler, og må ha lokale rutiner for saksbehandling av innsynskrav.
Innsynssaker skal prioriteres og behandles raskt. Det gjelder ulike tidsfrister etter de ulike lovverkene.
Offentlighetsloven: Innsynskrav skal besvares innen fem virkedager jf. offl. § 32. Mangel på svar, regnes som avslag som kan påklages.
Personvernopplysningsloven: Innsynskrav skal behandles uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Forvaltningsloven: Ved behandlingen av en innkommet innsynsbegjæring er utgangspunktet at denne bør avgjøres innen 1-3 dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres.
Dersom anmodningen om dokumentinnsyn ikke kan besvares så raskt som beskrevet ovenfor, skal dette varsles til den som har begjært innsyn. Et slikt foreløpig svar skal sendes snarest
Innsynskrav arkiveres i sak- og arkivsystem, og besvarer i SvarUt. Dersom innsynskravet gjelder et barn som har aktiv barnemappe/elevmappe, arkiveres og besvares innsynskravet her. Dersom innsynskravet gjelder avsluttede saker, eller andre dokumenter som det ikke foreligger mappe på, opprettes ny sak ved hjelp av dokumentsenteret.
Svar på innsynskrav både innvilgelse og avslag skal behandles i samme formkrav som enkeltvedtak, og følgende standardtekster/maler i sak- og arkivsystem benyttes:
Unntak: Dersom det bes om opplysninger/dokumenter ved personlig oppmøte, og det ikke er tvil om at opplysningene/dokumentet skal gis ut, trenger det ikke dokumenteres.
Avslag på krav om innsyn skal alltid være skriftlig, og følge overnevnte mal. Det er tilstrekkelig at det vises til hvilken lovhjemmel som er grunnlag for avslaget. Dersom saksbehandleren unntar ett eller flere dokumenter fra innsyn, skal det lages en dokumentliste, slik at det fremkommer at enkelte dokumenter er unntatt.
Klage på innsynskrav registrerer i samme sak som innsynskravet.
Klage etter offentlighetsloven og forvaltningsloven
Klagen sendes saksbehandler i kommunen som har fattet vedtaket.
Klagen skal behandles og avgjøres uten ugrunnet opphold. Opprettholder saksbehandler vedtaket, skal det oversendes klageinstansen (Statsforvalteren). Klagen skal vise til lovhjemmel for avslaget og begrunnes.
Følgende standardtekster/maler benyttes:
Klage etter personopplysningsloven
Ved klage på innsynskrav etter personopplysningsloven, må saksbehandler foreta en ny vurdering på bakgrunn av innholdet i klagen. Skriftlig svar sendes til klager.
Dersom saksbehandler ikke finner grunnlag for å omgjøre avgjørelsen, kan klager selv klage til datatilsynet direkte. Altså er det ikke kommunen som oversender klagen.
Datatilsynet fatter enkeltvedtak som kan påklages videre til personvernnemnda for endelig avgjørelse.
For mindreårige er utgangspunktet at foreldre eller verge opptrer på barnets vegne i saken, og de kan dermed kreve innsyn i dokumenter som gjelder egne barn.
Der begge foreldrene har foreldreansvar, har begge lik rett til informasjon om barnet.
Selv om skolen har rett til å gi informasjon, kan det tenkes tilfeller der skolen ikke bør gi informasjon. Barnet har rett til personvern, og dermed en rett til å kunne betro seg til tillittspersoner, uten at all informasjon gis videre. Dette innebærer at skolen i enkelte tilfeller f.eks kan holde tilbake notater eleven har hatt med sosiallærer. Når ansatte på skolen får opplysninger som barnet ikke ønsker at skolen fortelle videre til foreldre, må skolen vurdere hva som er barnets beste.
Ettersom barn har rett til beskyttelse og foreldrene har omsorgsansvaret er skolen pliktig til å gi opplysninger som foresatte har behov for, for å kunne ivareta denne oppgaven, selv om barnet ikke selv ønsker dette. Dette vil. f.eks være opplysninger om at eleven blir utsatt for mobbing, eller utsetter andre for mobbing, at eleven tenker på selvmord eller driver med selvskading. Det er viktig at skolens ansatte opplyser og forbereder barnet på dette.
Innsynsretten gjelder ikke for foreldre som ikke har foreldreansvar.
Der en av foreldrene har foreldreansvaret alene, har den andre imidlertid rett til å få opplysninger om barnet fra barnehage og skole jf. barneloven § 47, dersom dette etterspørres. Dette gjelder uavhengig av om forelderen har relasjon/samvær med barnet. (Merk! Opplysninger er noe annet enn innsyn.)
Retten omfatter kun opplysninger om barnet. Opplysninger som primært gjelder den forelder som barnet bor hos, faller som hovedregel utenfor. Der opplysningene forteller mye om barnets levekår, må det foretas en skjønnsmessig vurdering av om opplysningene skal gis ut.
Retten til å få opplysninger er begrenset av taushetsplikten. Opplysninger kan også nektes dersom det kan være til skade for barnet, f.eks at opplysningene kan bli brukt mot barnet, eller til å sjikanere den som har foreldreansvaret jf. barneloven. § 47.
Der barnevernstjenesten har overtatt omsorgen for barnet, må det henvises til barnevernstjenesten for å få opplysninger vedrørende barnet.
Dersom innholdet/avsender av et innsynskrav gir grunn til å tro at det kan bli en mediesak eller reises ett søksmål mot kommunen, skal kommunalsjefen informeres.