Aktivitetsplikten - Dokumentasjon og arkivering - jf. oppl. § 9A-4 v. 1.0

InnledningDokumentasjon ogarkivering -Aktivitetspliktenjf. oppl. § 9A-4Dokumentasjonsplikten i opplæringsloven kap. 9AArkiveringspliktenOversendelse av dokumentasjon til FylkesmannenInnsynOversikt over dokumentasjon og arkivering

 

 

1.0 Innledning

Veilederen gjelder for grunnskolene i Kristiansand kommune.

Veilederen gjelder i hovedsak skolens arbeid med aktivitetsplikten jf. oppl. § 9A-4.  Dokumentasjon av skolens systematiske arbeid jf. § 9A-3 og § 13-10 er derfor ikke omfattet av denne veilederen. Skolens arbeid med aktivitetsplikten og det systematiske arbeidet er imidlertid i noen tilfeller overlappende. Der dette er tilfelle, vil også dokumentasjon som er en del av det systematiske arbeidet bli nevnt.

Dokumentasjon i skolemiljøsaker er viktig av flere hensyn:

  • effektive arbeidsprosesser
  • mellommenneskelige forhold
  • overprøving hos fylkesmannen
  • rettskrav

 

Bedre tverrfaglig innsats (BTI) - 

Skolen skal samarbeide med relevante kommunale tjenester om vurdering og oppfølging av barn og unge med helsemessige, personlege, sosiale eller emosjonelle vanskar jf. opplæringslova § 15-8.

Kristiansand kommune arbeider med bedre tverrfaglig innsats (BTI). Skolene som har tatt i bruk stafettlogg, må se prosedyrene for BTI og stafettlogg i sammenheng med denne prosedyren. Det er viktig å være oppmerksom på at stafettlogg ikke er et arkiv, og at det i hvert tilfelle må vurderes hva som må føres/eksporteres til P360.

 

Denne veilederen må ses i sammenheng med Arkiveringsprosedyre - skole

 

 

2.0 Dokumentasjonsplikten i opplæringsloven kap. 9A

Det følger av opplæringslovens § 9A-4 siste ledd at skolen skal dokumentere hva som blir gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Kravet retter seg mot det arbeidet skolen faktisk gjør for å oppfylle aktivitetsplikten, og ikke rutiner eller planer for hvordan kravet skal oppfylles. Dette skiller dokumentasjonskravet fra de kravene til etterprøvbarhet som knyttes til systematisk arbeid og internkontroll etter § 9 A-3.

Dokumentasjonsplikten i 9A-4 er todelt. Det skal lages en aktivitetsplan, og det skal i tillegg dokumenteres hvordan delpliktene følge med, gripe inn, varsle og undersøke blir oppfylt.

Plikten til å lage aktivitetsplan utløses samtidig som skolen har plikt til å sette inn tiltak. Det er en løpende dokumenteringsplikt for hvordan skolen oppfyller delpliktene. Det er viktig at det dokumenteres jevnlig slik at dokumentasjonen kan være til hjelp i oppfølgingen av saken.

Det stilles ikke formkrav til dokumentasjonen, men der det foreligger kommunale maler skal disse benyttes.

 

 

3.0 Arkiveringsplikten

Skolen har plikt til å arkivere alle dokumenter som har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder uavhengig om dokumentene er utvekslet med eksterne eller er utarbeidet for intern bruk. Dokumenter skal arkiveres i saksarkivet og i størst mulig grad opprettes her.

All informasjon knyttet til den enkelte sak må være sporbar i kommunens systemer. Hvor dokumentasjonen skal arkiveres avhenger av hvilken type dokumentasjon det er snakk om. Dokumentasjon som er en del av det systematiske arbeidet, eller gjelder hele grupper/klasser f.eks aktivitetsplan for en hel klasse, skal lagres i skolens trinnmappe eller egen saksmappe med skolenavn. All dokumentasjon som ligger i trinnmappe/saksmappe vil være tilgjengelig på offentlig journal. Det er derfor viktig at tittelen på dokumentet ikke identifiserer elever.

Dokumentasjon som gjelder særskilt for enkeltelever, lagres i elevmappen. Dokumentasjon bør i størst mulig grad utformes slik at det er mulig å lagre informasjonen i elevmappen. Taushetsplikten er ikke til hinder for at det kan ligge navn på medelever i elevmappen, f.eks dersom en elev melder ifra om elev X har mobbet, kan denne informasjonen fremgå i elevmappen. Se Taushetsplikt og informasjonsplikt mm. i skolemiljøsaker. Også interne dokumenter skal lagres her, dersom det er av betydning for skolegangen til eleven.

 

 

4.0 Oversendelse av dokumentasjon til Fylkesmannen

Dersom en sak blir meldt til Fylkesmannen, skal skolen/skoleeier dokumentere hva som er blitt gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Fylkesmannen ber da om å få skolens redegjørelse for saken, samt få oversendt dokumentasjon på hvordan skolen har fulgt med, grepet inn, varslet, undersøkt, satt inn tiltak (aktivitetsplan), gjennomført, evaluert og justert tiltakene. I tillegg ber de om redegjørelse for elevens syn og vurdering av barnets beste.

Fylkesmannen kan be om dokumentasjon uavhengig av taushetsplikten. Skolen skal oversende den dokumentasjon Fylkesmannen finner nødvendig for at saken skal være tilstrekkelig opplyst. Dette innebærer at Fylkesmannen også kan motta opplysninger om andre elever enn den som har meldt inn saken. Der skolen mener det er viktig å oversende dokumentasjon som gjelder andre for at saken skal være tilstrekkelig opplyst, må dette tas opp med Fylkesmannen. Den informasjonen gjelder skal da informeres før oversendelse.

 

 

5.0 Innsyn

Innsyn kan kreves etter offentligloven, personopplysningsloven og forvaltningsloven. Som en hovedregel har skolen ikke taushetsplikt overfor den som opplysningene direkte gjelder. Dette innebærer at det er ganske vid adgang til å få informasjon om seg selv og sine barn, selv om opplysningene ikke ligger i elevmappen. Skolen må likevel være oppmerksom på at barns rett til privatliv kan gi grunnlag for å unnta enkelte dokumenter fra foresattes innsyn, som det ikke er nødvendig at de har tilgang på for å ivareta sine omsorgsoppgaver.

Skolen kan unnta interne dokumenter, men skal alltid vurdere meroffentlighet. Det skal være gode begrunnelser for ikke å gi ut et dokument. Skolen må derfor ha et bevisst forhold til hvordan dokumentasjon som logger, notater, referater og mailer o.l. utformes.

For utdypning av retten til innsyn, se Innsynskrav - Barnehager og grunnskoler. Skolen kan kontakte oppvekstdirektørens stab eller dokumentsenteret for veiledning.

 

 

6.0 Oversikt over dokumentasjon og arkivering

Oversikten viser hvilke delplikter skolen skal dokumentere, hvilke typer dokumenter som kan være aktuelle under den enkelte delplikt, og hvilken saksmappe dokumentasjon skal lagres i.

 

Plikten til å følge med

Alle ansatte har en plikt til å følge med på hvordan elevene er sammen med hverandre og hvordan de har det på skolen. Plikten til å følge med må sees i sammenheng med skolens systematiske arbeid. Dokumentasjonen vil derfor omfatte hva skolen gjør generelt, og hva den gjør i enkeltsaker.

 

Skolen har en særskilt plikt til å følge med på elever som er særskilt sårbare, og det må derfor fremkomme hvordan skolen har fulgt ekstra med.

 

Plikten til å følge med og undersøke kan overlappe hverandre, da aktiveten kan være den samme. Trivselsundersøkelse regnes f.eks som plikten til å følge med der det blir gjort generelt som del av rutinen, men regnes som undersøkelse der det gjøres på bakgrunn av mistanke om at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø.

Aktivitet Type dokumentasjon Saksmappe
Overganger barnehage –SFO/ skole, skole-skole.

Overføringsskjema

Møtereferater

Elevmappe
Interne møter hvor informasjon om elever utveksles

Interne notater/referater/kladder.

 

 

 

Ut ifra innhold må det vurderes om det skal dokumenteres eller ikke. 

Trinnmappe

Elevmappe

 

Ut ifra innhold må det vurderes hvilken mappe det evt. skal legges i.

Generell observasjon av klassemiljø, friminutt mm Observasjonsskjema/logger

Trinnmappe/

saksmappe

Observasjon av enkeltelev Observasjonsskjema/logger Elevmappe
Utviklingssamtaler, elevsamtaler, foreldresamtaler

Utfylt skjema for elevsamtaler

Notater fra samtalen

Elevmappe
Elevundersøkelse Samlede resultater Trinnmappe
Trivselsundersøkelse   Dette er foreløpig satt på vent
Foreldresamarbeid/korrespondanse

E-post,

Sms-korrespondanse, notater fra telefonsamtaler mm, av betydning for skolemiljøet.

Elevmappe
Plikten til å gripe inn

Handling gjennom inngrep skjer umiddelbart og er rettet mot å stoppe en situasjon som pågår og er forholdsvis akutt. Ved negative hendelser hvor det er nødvendig å gripe inn, vil ansatte i mange tilfeller ha mistanke eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø. Da skal Meldeskjema 9A for ansatte fylles ut og sendes rektor. Meldeskjema skal inneholde informasjon om hvorfor/hvorfor ikke den ansatte har grepet inn.

 

Mange blander plikten til å gripe inn med plikten til å sette inn tiltak. Hvordan saken blir fulgt opp, f.eks samtaler med involverte elever, styrket tilsyn, telefon til foresatte osv., er ikke en del av plikten til å gripe inn.

Varsel til rektor Meldeskjema

Saksmappe (rektor kan opprette samlesak med varslinger)

 

Der saken følges videre opp:

 

Trinnmappe (der varslet gjelder større gruppe/klasse)

 

Elevmappe (der varslet gjelder konkret elev.)

Korrespondanse med foresatte

Notater fra samtaler, annen korrespondanse, (sms,

e-post mm. skal ikke benyttes ved taushetsbelagt informasjon)

Elevmappe
Varslingsplikten

All mistanke om eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø skal varsles til rektor. Den ansattes terskel for hva som skaper «mistanke om» eller «kjennskap til» at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø, skal være lav.

 

Ved alvorlige tilfeller, eller der ansatte krenker skal rektor varsle skoleeier straks. Dersom en i ledelsen krenker elever skal den ansatte varsle skoleeier straks.

Varsel til rektor

Meldeskjema

 

(Dersom skjema ikke er benyttes skal muntlige henvendelser nedtegnes av rektor, evt. skriftlige varsler journalføres.)

Saksmappe,

trinnmappe, elevmappe

Varsel til skoleeier i alvorlige saker eller ved mistanke om at ansatte krenker Meldeskjema til skoleeier (Det utarbeides en digital løsning for dette) Skoleeier
Undersøkelsesplikten
Ved mistanke eller kjennskap til at en elev ikke har et trygt og godt skolemiljø, skal skolen undersøke saken. Undersøkelsene må ha som formål å få frem fakta om situasjonen og hva som påvirker hvordan eleven opplever skolemiljøet. Involverte elever skal bli hørt.
Samtaler med eleven/foresatte som saken gjelder Referater Elevmappe
Samtale med andre involverte elever/foresatte Referater Elevmappe
Samtale med andre involverte elever/foresatte Referater Elevmappen til den det snakkes med
Samtale med ansatte

Notat

 

(Dersom det kommer frem viktig informasjon for saken)

Elevmappen til den det snakkes med
Systematiske observasjoner Observasjonsskjema/logg/rapport Elevmappe/trinnmappe
Trivselsundersøkelser Resultater Trinnmappe (Dette er foreløpig satt på vent)
Observasjoner gjennomført av PPT/ GPS

Møtereferat / logg e.l./ observasjonsskjema

Elevmappe/trinnmappe
Samarbeidsmøter (også interne) Referat Elevmappe/trinnmappe
Skjema for undersøkelse Skjema Elevmappe/trinnmappe
Sette inn tiltak

Skolen skal utarbeide en skriftlig aktivitetsplan når det skal settes inn tiltak i en sak, jf. oppll. § 9 A-4 sjette ledd første punktum.

 

Innholdet i aktivitetsplanen fremkommer av oppl. § 9 A-4 sjette ledd bokstav a) til e). I aktivitetsplanen skal det stå hvilket problem tiltakene skal løse, hvilke tiltak skolen har planlagt, når tiltakene skal gjennomføres, hvem som er ansvarlig for gjennomføringen av tiltakene og når tiltakene skal evalueres. Det er presisert i forarbeidene at dette kun er minimumskrav.

 

Skolen skal også dokumentere hvordan tiltakene er gjennomført, evaluert og justert.

Skolens tiltak Aktivitetsplan Elevmappe/trinnmappe
Hvordan barnet er hørt og vurdering av barnets beste

Notater fra samtaler

Undersøkelsesskjema

Aktivitetsplan

Elevmappe
Gjennomføring av tiltak

Evalueringsskjema

 

logg

 

Referat fra samarbeidsmøter o.l.

 

Øvrig korrespondanse

Elevmappe/trinnmappe
Evaluering av tiltak

Evalueringsskjema

 

Referat fra samarbeidsmøte

Elevmappe/trinnmappe
Justering av tiltak

Aktivitetsplan

 

(Det skal utarbeides ny aktivitetsplan etter evalueringsmøte dersom det er endringer. Der man gjør endringer/delvis endringer, utarbeider man helt ny plan, hvor man fjerner gamle tiltak, endrer dato osv.)

Elevmappe/trinnmappe
Oversendelse av dokumentasjon til Fylkesmannen
Fylkesmannen skal vurdere om skolen har gjort det som man med rimelighet kan forvente for å oppfylle aktivitetsplikten. Skolen skal sende over alle de opplysningene fylkesmannen mener at de trenger for å utrede saken, jf. oppll. § 9 A-6 tredje ledd første punktum.
Klagen/henvendelse fra Fylkesmannen til skolen Mail/brev Elevmappen
Telefonsamtaler med Fylkesmannen Notater/referat (Der dette har betydning for saken) Elevmappen
Oversendelse av dokumentasjon til Fylkesmannen Oversendelsesbrev med vedlegg

Elevmappe

 

Der man sender inn dokumentasjon som gjelder andre elever f.eks vedtak om spesialundervisning, aktivitetsplan mm, skal det legges inn i elevmappen til den informasjonen omhandler. Det er viktig for den det gjelder at det fremkommer at de er involvert i en sak, og at andre organer har mottatt informasjon om dem.

Vedtak fra Fylkesmannen Brev til skolen/skoleeier Elevmappen
Redegjørelse for hvordan pålegg er rettet Brev fra skolen til Fylkesmannen Elevmappen