Hensikten med prosedyren er å være et hjelpemiddel for leder når det fremsettes klage på ansatte i barnehage, skole og SFO. Prosedyrene skal bidra til:
Dette dokumentet gjelder alle ansatte i barnehage, skole og SFO.
Utgangspunktet er at det fremsettes klager overfor ansatte, enten fra elev, foreldre, foreldregruppe, rådsorgan, kolleger e.l. Klagen kan gjelde ansattes fungering, krenkelser knyttet til opplæringsloven §9A/barnehageloven §43 (ikrafttredelse 01.01.2021), straffbare forhold eller andre kritikkverdige forhold.
Prosedyren må sees i sammenheng med kommunens øvrige prosedyrer. (se nederst under vedlegg og referanser.)
Kommunalsjef og rektor/enhetsleder har ansvar for gjennomføring av prosedyren.
Barnehagens, skolens og SFOs ledelse har et ansvar for at det er etablert en kultur for at krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering av barn/elever og andre er uakseptabelt og ikke skal forekomme i noen tilfeller.
Barnehagen, skolen og SFO må sikre at de har et velegnet system for å fange opp eventuelle mistanker om at en ansatt har en atferd som er ikke er akseptabel. Et slikt system må sikre at både barn/elever, foreldre og kolleger har en reell mulighet til å melde ifra om en mulig mistanke om brudd på arbeidstakers plikter, krenkelser, mobbing, trakassering, diskriminering m.m.
For å skape et trygt og godt arbeidsmiljø både for ansatte og barn/elever er det viktig at barnehagen, skolen og SFO arbeider forebyggende og i tråd med prosedyren ved mottatt klage på ansatt.
Prosedyren nedenfor er veiledende. Det må vurderes fra sak fra sak hva som er en hensiktsmessig fremgangsmåte.
Prosedyren starter med at det kommer en henvendelse som gjelder en ansatts fungering/opptreden. Med det utgangspunktet må leder vurdere alvorsgrad. Avhengig av alvorsgrad/kompleksitet, har prosedyren «tre spor»/ulike handlingsmønster:
|
Hendelse |
Hvem |
Merknad |
Dokumentasjon |
|
Klage/henvendelse fremsettes skriftlig eller muntlig |
|
|
Klagen gjelder barn/elev: Klagen/henvendelsen registreres i elevmappen. Klagen gjelder annet: Egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. (Gjelder ikke ved mindre alvorlige saker/bagateller.) |
|
Innhente ytterligere informasjon fra «Klager» |
Rektor/enhetsleder |
Dersom klagen kommer skriftlig/på tlf e.l. skal enhetsleder/rektor innkalle til møte/ evt. ringe, for å få nærmere informasjon om hva saken dreier seg om. |
Klagen gjelder barn/elev: Referat/Notat i elevmappen. Klagen gjelder annet: Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. (Gjelder ikke ved mindre alvorlige saker/bagateller.) |
|
Informere ansatt |
Rektor/enhetsleder |
Dersom tilstrekkelig informasjon foreligger, informeres ansatt om at det er kommet en klage, og hovedtrekkene i klagen. |
|
|
Vurdere alvorsgrad/kategorisere
|
Rektor/enhetsleder |
|
|
|
|||
|
Hva |
Hvem |
Merknad |
Dokumentasjon |
|
Samtale med ansatt |
Rektor/enhetsleder |
Ansatt informeres om innholdet i klagen. Bidra til å oppklare, finne felles vei videre. |
Klagen gjelder barn/elev: Det må fremkomme i elevmappen at saken er tatt opp med den ansatte. Trenger ikke være eget notat, men kan komme frem i sakens øvrige dokumentasjon. Klagen gjelder annet: Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. (Gjelder ikke ved bagateller.) |
|
Samtale med «klager» |
Rektor/enhetsleder |
Bidra til å oppklare, finne felles vei videre.
|
Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. (Gjelder ikke ved bagateller.) |
|
Samtale mellom ansatt og klager |
Rektor/enhetsleder |
Obs på samtaleform. Forutsetter at det er mulig/ønskelig fra begge parter.
Dersom klager opplever at det er pågående krenkelser e.l. skal man som hovedregel ikke gjennomføre et slikt møte. |
Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen. Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. (Gjelder ikke ved bagateller.) |
|
Alternativt «lukke på annen måte» |
rektor/enhetsleder |
Tilbakemelding til klager på hvilke tiltak som settes inn for å løse utfordringen. |
Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. (Gjelder ikke ved bagateller.) |
|
|||
|
Hva |
Hvem |
Merknad |
Dokumentasjon |
|
Meldeskjema til kommunalsjef dersom saken er en 9A sak/barnehageloven § 43 |
Rektor/enhetsleder evt. annen ansatt om klagen gjelder noen i ledelsen. |
Kommunalsjef skal orienteres ved mistanke eller kjennskap til at en ansatt krenker, trakasserer, diskriminerer e.l. et barn/elev. Det er barnets/elevens subjektive opplevelse som avgjør om det skal fylles ut meldeskjema. Leder må i skjemaet ta stilling til om det er behov for bistand for å løse saken. Dersom saken ikke gjelder barn/elev trenger ikke skjemaet fylles ut.
|
Skjemaet lagres i P360. (Digital løsning kommer) |
| Vurder behov for varsling | Rektor/kommunalsjef |
Kristiansand kommune ønsker å avdekke kritikkverdige forhold. Som ansatt skal du derfor straks varsle dersom du blir kjent med kritikkverdige forhold. Kritikkverdige forhold kan være fare for liv og helse, fare for klima og miljø, korrupsjon, økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø mm. Det må avgrenses mot klager og avvik. Se nærmere i Varsling for ansatte og folkevalgte i Kristiansand kommune - reglement |
Varslingskanalen på innafor benyttes. |
|
Innkalle ansatt til møte (Det skal sendes skriftlig møteinnkalling til den ansatte, hvor det informeres om retten til å ha med tillitsperson.) |
Rektor/enhetsleder, evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. | Innkallingen skal gi en kort orientering om hva saken gjelder, evt. vedlegg av klager/dokumenter i saken. |
Dokumenteres i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. |
|
Møte med ansatt
|
Rektor/enhetsleder, evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
I møte skal den ansatte bli gjort kjent med innholdet i klagen, å få fortelle sin versjon av saken. |
Dokumenteres i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. |
|
Vurdering av videre håndtering:
|
Rektor/enhetsleder evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
|
Klagen gjelder barn/elev: Undersøkelsesskjema/ notat i barne/elevmappe Klagen gjelder annet: Notat i egen sak i P360 Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn.
|
|
Konklusjon |
Rektor/enhetsleder evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
|
Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen. Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. |
|
Informasjon til ansatt |
Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
|
Notat/referat i egen sak i P360.Tittel på sak: Personalsak - ansatt navn. |
|
Møte med tilbakemelding til klager. |
Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
|
Klagen gjelder barn/elev: Notat/referat i barne/elevmappen. Klagen gjelder andre: Egen sak i p360 |
|
Videre prosess i forhold til ansatt |
Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
|
Notat/referat i egen sak i P360. Disiplinære tiltak legges i personalmappen. |
|
Videre prosess i forhold til barn/elev/foresatt |
Rektor evt. kommunalsjef dersom saken gjelder noen i ledelsen. |
|
Klagen gjelder barn/elev: Notat/aktivitetsplan i barne/elevmappe. Klagen gjelder annet:Notat/referat i egen sak i P360. |
|
|||
|
Kommunalsjef kontaktes, som igjen tar kontakt med kommunaldirektør for oppvekst. Saken følger Håndtering av mulige straffbare forhold begått av ansatte - prosedyre |
Nærmeste leder
|
Straffbare forhold kan f.eks dreie seg om; underslag, tyveri, bedrageri, korrupsjon, økonomisk utroskap, hatefulle ytinger, seksuelle overgrep, fysiske overgrep, grov uforstand i tjenesten m.m |
Dokumentasjon i tråd med steg 2 i denne prosedyren og Håndtering av mulige straffbare forhold begått av ansatte - prosedyre. Politianmeldelse skal alltid journalføres i saken. |
| I | |||
Lov: