Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å vise en samlet oversikt over dokumentasjonskrav for ulike regnskaps- og lønnsbilag i Visma.  

 

Gjelder for

Dokumentet gjelder for alle ansatte som jobber med økonomi. 

 

Beskrivelse

Bruk av kredittkort

• Dokumentasjonskrav er beskrevet i Kredittkort med firmaansvar - reglement

• Skal attesteres av korteier og anvises av overordnet til korteier, jfr. Anvisningsreglement 

 

Kjøp av gaver til ansatte

• Se  reglement for gaver til ansatte, pkt. 6 under beskrivelse 
• Den som mottar gaven har ikke aledning til å anvise selv, jfr. Anvisningsreglement

 

Kjøp av gaver til foredragsholdere og andre eksterne

• fullt navn for den som er mottaker av gaven
• beskrivelse av hva som er anledning for gaven.

 

Utbetaling av tilskudd

• Dokumentasjonskrav er beskrevet i Utbetaling av tilskudd og erstatninger - Forside

 

Tilskudd som kommunen mottar

• Dokumentasjonskrav er beskrevet i Dokumentasjon i regnskapet av salg av anleggsmidler - prosedyre

 

Salg av tomter, eiendommer, bygg og anleggsmidler

• Dokumentasjonskrav er beskrevet i Dokumentasjon i regnskapet av salg av anleggsmidler - prosedyre

 

Kurs, møter og studieturer 

• deltakere må navngis med fullt navn 
• for store kurs og møter kan det i stedenfor en fullstendig oversikt over alle deltakere beskrives generelt hvem møte/kurset var for
• kurs eller møteprogrammet

 

Faktura og kvittering fra alle typer spisesteder eller catering​

• deltakere må navngis med fullt navn (både ansatte i Kristiansand kommune og gjester, med både for- og etternavn og navn på virksomheten de representerer, jf. skattedirektoratets kunngjøring av 20.06.14).
• formålet med arrangementet eller bevertningen må beskrives

 

Refusjon av utlegg 

• Se Refusjon av utlegg for ansatte - reglement for når refusjon av utlegg kan benyttes. 

 

Reiseregning generelt

• Se Reiseregning - Dokumentere reiseutgifter for mer informasjon om hva som skal dokumenteres, og Reiseregning - Registrere reiseregning og opplæringsvideo for mer informasjon om hvordan registreringen av reiseregningene skal gjøres
• Diett er beskrevet i registrere reiseregning og opplæringsvideo.
• Kjøregodtgjørelse er beskrevet i registrere reiseregning og opplæringsvideo.

 

Timelister og overtidslister​

• Ingen dokumentasjonskrav utover at alle felt i dokumentet må være utfylt, se veiledning for utfylling her. 

 

Personalmeldinger

• Ingen krav til dokumentasjon, men arbeidsstedet må ha inngått arbeidsavtale med den som skal jobbe der før det kan sendes inn personalmelding

 

Utbetaling av honorar (når mottaker ikke er ansatt i kommunen)

• Faktura fra firma med norsk eller utenlands organisasjonsnummer,
• alternativt utfylt anvisningsblankett som registreres på honorarstilling i HRM hvis mottaker har norsk fødsels- eller D-nummer (se veiledning for utfylling  her)
• Hvis mottaker verken har organisasjonsnummer, norsk fødselsnummer eller D-nummer - kontakt post.regnskap@kristiansand.kommune.no for særskilt avklaring.