Hensikten med dette dokumentet er å delegere myndighet fra direktør for Kultur og innbyggerdialog i tråd med videredelegering av administrativ myndighet fra kommunedirektøren Delegering fra kommunedirektøren.
Alle ansatte med delegert myndighet i området Kultur og innbyggerdialog.
Delegeringen er vedtatt av direktør for Kultur og innbyggerdialog.
Dette dokumentet beskriver delegeringen fra direktør for Kultur og innbyggerdialog innenfor området Kultur og innbyggerdialog, samt prinsipper for videre delegering.
Krav til utøvelse av delegert myndighet
All myndighet skal utøves i henhold til gjeldende lover og forskrifter, samt være i samsvar med politiske vedtak og øvrige administrative retningslinjer og instrukser.
Den som delegerer myndighet, har ansvar for hvordan den man gir myndighet anvender den delegerte myndigheten. Den som delegerer har derfor tilsyns- og kontrollansvar, og kan gi instruksjoner med hensyn til utøvelsen av den delegerte vedtaksmyndigheten.
Delegering av myndighet fra direktør for Kultur og innbyggerdialog til stabsleder og enhetsledere
Ved omorganisering av området Kultur og innbyggerdialog 01.01.2025, ble kommunalsjefsnivået (nivå 2) fjernet i Kultur og innbyggerdialog. Kommunalsjefs fullmakter er delegert til stabsleder og enhetsledere (alle på nivå 3 i organisasjonen). I prosedyrer, instrukser o.l. hvor det nevnes at ansvar tilligger kommunalsjef, vil dette i vårt område gjelde for stabsleder og enhetsledere.
Bystyret har i delegeringsreglement, (vedtatt 11.10.23) - Delegering - reglement for delegering og innstilling i Kristiansand kommune gitt kommunedirektøren myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning. Saker som er av prinsipiell betydning skal alltid behandles politisk.
Delegert myndighet kan delegeres videre, helt eller delvis, hvis ikke noe annet følger av lov, forskrift eller vedtatt delegeringssperre. Den som delegeres myndighet i dette dokumentet, kan kun videredelegere sin myndighet, der dette uttrykkelig fremkommer i dette dokumentet.
Delegeringen skal være tydeliggjort og skriftlig i sak- og arkivsystemet og i kvalitetssystemet i tråd med Videredelegering av administrativ myndighet fra direktør - prosedyre
Direktørens videredelegering skal fremgå av KF-Delegering
Delegering av myndighet innebærer ikke frasigelse av myndighet. Den som har delegert myndighet til andre, kan trekke myndigheten tilbake. Dette gjelder også for enkeltsaker. Den som har delegert myndighet, kan av eget tiltak omgjøre vedtak fattet av den som har fått delegert vedtaksmyndighet, men kun innenfor de rammer som gis i forvaltningsloven § 35.
Stabsleder er fast stedfortreder for direktør for Kultur og innbyggerdialog. Stedfortreder for andre ledere må særskilt dokumenteres. Stedfortreder skal kun utøve den myndighet som er nødvendig for å ivareta ansvarsområde innenfor tidsrommet for leders fravær. Beslutningene skal tas i tråd med gitte styringssignaler og de rammer og mål som er satt for kommunen.
Alle direktører er gitt budsjett- og anvisningsmyndighet for drifts- og investeringsbudsjettet innen sitt ansvarsområde.
Adgangen til videredelegasjon gjelder så lenge en holder seg innenfor de rammer og mål for virksomheten som er vedtatt i økonomiplan og årsbudsjett.
Stabsleder, enhetsledere og avdelingsledere i området Kultur og innbyggerdialog videredelegeres budsjettmyndighet innenfor eget virksomhetsområde.
Anvisningsmyndighet for driftsbudsjett delegeres som beskrevet i Anvisningsreglement.
Nærmere angivelse av myndigheten er gitt i kommunens styrende dokumenter.
Kommunikasjonsenhetens utlegg for annonsering på sosiale medier belastes enhetens kredittkort. Enhetsleder kan derfor sende denne delen av fakturaen som skal belastes av andre enheter, til attestasjon og anvisning til andre enn kortinnehaver og dens overordnede. Dette er et unntak fra Anvisningsreglement
Direktør for Kultur og innbyggerdialogs myndighet til å gjennomføre organisasjonsendringer på alle nivå i eget område, delegeres ikke. Alle endringer, uavhengig av omfang, skal fremlegges for vurdering og godkjenning av direktør for Kultur og innbyggerdialog.
Se også Organisasjonsstruktur - endring - forside
I tråd med videredeleging til direktør gis alle ledere fullmakt til å underskrive dokumenter/ inngå avtaler på vegne av kommunen innenfor sitt ansvarsområde.
Kjøp av varer og tjenester til kommunen skal foretas i overensstemmelse med gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser og interne retningslinjer, jamfør Innkjøpspolicy
Stabsleder, enhetsledere og avdelingsledere i området Kultur og innbyggerdialog gis myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker overfor sine underordnede der dette ikke i henhold til særskilt lov eller bestemmelse er tillagt annet organ eller kommunedirektøren selv, og annet ikke følger av dette delegeringsreglementet.
Vedtak om innføring av ansettelses- og vikarstopp fra 21. oktober 2024
Konsekvens
Dette innebærer at ansettelsesmyndigheten som er delegert gjennom kommunens delegeringsreglement til kommunens ledere midlertidig er trukket tilbake av kommunedirektøren.
Alle stillinger skal fra 21. oktober 2024 vurderes og godkjennes av direktør for Kultur og innbyggerdialog.
Direktør for Kultur og innbyggerdialog skal foreta en helhetlig vurdering om
En innføring av ansettelses- og vikarstopp vil kunne få konsekvenser for organisasjonens kapasitet.
Oppgaver knyttet til lovpålagte tjenester skjermes, men nivået på tjenesten må vurderes og det må vurderes om oppgaver kan omfordeles/overtas av andre.
For å sikre ivaretakelse av ansatte som blir berørt av en ansettelses- og vikarstopp er det viktig at det gjennomføres en forenklet ROS-analyse for å bli bevisst konsekvensene, samt at den lokale medbestemmelsesgruppen involveres.
Oppfølging av VIA saker gjennomføres som vanlig.
Fastsetting av lønn ved tilsetting
Fastsetting av lønn ved tilsetting for ansatte i kapittel 4 (eksklusive ledere) foretas av nærmeste leder med personalansvar. Lønnsfastsettelse ut over garantilønn i Hovedtariffavtalen og lokalt etablerte tillegg skjer etter anbefaling fra direktør for Kultur og innbyggerdialog. Lønnsvedtak fattes i slike tilfeller av Forhandlingsleder.
Leder med delegert personalansvar har ansvar for å gjennomføre medarbeidersamtaler, behandle og vedta søknader om permisjon, følge opp sykefravær, og ta avgjørelser etter ferielovgivningen.
Følgende prosedyrer skal følges:
Permisjoner - Kommunens permisjonsreglement (Ikke tilgjengelig)
Sykefraværsoppfølgingsprosess - Forside
Utviklingssamtale (medarbeidersamtale) - prosedyre for gjennomføring
Kommunens regler og retningslinjer skal praktiseres slik at det i størst mulig grad oppnås lik praksis i hele kommunen.
Myndighet til å gi skriftlig advarsel (ordensstraff) tilligger direktør for Kultur og innbyggerdialog. Stabsleder, enhetsledere og avdelingsledere delegeres fullmakt til å gi tilrettevisning. Overordnet leder skal orienteres ved bruk av tilrettevisning.
Myndighet til å treffe vedtak om oppsigelse, avskjed og suspensjon etter arbeidsmiljøloven tilligger direktør for Kultur og innbyggerdialog.
Stabsleder og enhetsledere i Kultur og innbyggerdialog delegeres myndighet til å anmelde straffbare forhold på vegne av kommunen som f.eks innbrudd, tyveri, skadeverk, kroppskrenkelse, seksuelt krenkende atferd m.m såfremt den straffbare handlingen knytter seg direkte til interesser/eiendom som er underlagt eget virksomhetsområde. Før anmeldelse skal saken drøftes med direktør for Kultur og innbyggerdialog.
Dersom den straffbare handling er begått mot den som er delegert myndighet til å anmelde, skal det av hensyn til arbeidsmiljøet til den ansatte vurderes om det er den nærmeste overordnende som skal anmelde den straffbare handling på vegne av kommunen.
Videredelegeringen gjelder ikke straffbare handlinger som er begått av ansatte, eller myndighet til å gå til søksmål på vegne av kommunen. Myndigheten tilligger her direktør for Kultur og innbyggerdialog.
Alle ledere har ansvar for å følge opp kommunedirektørens føringer for en tilfredsstillende internkontroll i egen virksomhet. Ansvar og myndighet for internkontroll er beskrevet i Kristiansand kommunes Internkontrollpolicy
Stabsleder, enhetsledere og avdelingsledere gis fullmakt til å godkjenne dokumenter underlagt eget ansvarsområde i kvalitetssystemet. Administrativ koordinator gis fullmakt til å godkjenne prosesskart og menyer i Kvalitetssystemet.
Stabsleder og enhetsledere gis myndighet til å informere om sitt ansvarsområde internt, og kan offentlig gi informasjon om sitt ansvarsområde. Nærmeste leder skal informeres i kontroversielle saker. Stabsleder og enhetsledere kan videredelegere myndigheten i enkeltsaker der det fremstår som hensiktsmessig.
Alle ledere som har fått delegert myndighet er ansvarlig for:
Kommunedirektøren delegerer oppgaver som gjelder behandling av personopplysninger til hver enkelt ansatt og i tråd med policydokument for informasjonssikkerhet og personvern Informasjonssikkerhet - policy (Ikke tilgjengelig)
Alle dokumenter som omhandler delegering i Kultur og innbyggerdialog skal arkiveres i P360 som internt notat uten oppfølging på saksnummer 2020037063. I tittelen på dokumentet i P360 skal det fremgå dato for godkjenning i Kvalitetssystemet.
Ved behov for å opprette flere dokumenter som beskriver delegering i området Kultur og innbyggerdialog: kopier dette delegeringsdokumentet, gi det relevant tittel, sett det på aktuell enhet, og benytt dokumentkategori "Delegering" under "Ledelse og styring".