Hensikten med dette dokumentet er å sikre at bundne driftsfond regnskapsføres i henhold til lov og forskrift, slik at saldo på fondet gjennom året blir oversiktlig og kan kontrolleres.
Prosedyren gjelder for økonomistyring og regnskap.
Regnskap har ansvar for
Økonomistyring har ansvar for
Det følger av kommuneloven §14-4, 3.ledd, at «Økonomiplanen og årsbudsjettet skal settes opp i balanse og være realistiske, fullstendige og oversiktlige».
Hvis kommunen vet at aktiviteten knyttet til bundne midler ikke vil bli gjennomført, skal man heller ikke budsjettere med bruk av bundne fond. Man tar kun inn den andel av bundne fond man forventer brukt i budsjettet. Økonomisk prognose pr. 31.12. skal være inkludert bruk og avsetning av bundne fond og før bruk av disposisjonsfond .
Etter at revisjonsberetningen for forrige regnskapsår er avlagt (ca. 15. april), skal man nå ta stilling til bruk av bundne fond fra forrige år i periode 4 i årets regnskap. I tillegg skal man ta en ny vurdering i periode 8. og en siste gjennomgang i desember før årsoppgjøret.
Bruken av fond budsjetteres på art 195000 (motpost bør være faktisk utgiftsart, eventuelt art 112000 og passende budsjettnøkkel), mens avsetning budsjetteres på art 155000 (motpost bør være faktisk inntektsart eventuelt art 162000 med passende budsjettnøkkel)
Regnskap sender ut et regneark med oversikt over fjorårets overførte midler og årets transaksjoner før hver tertialrapportering. Det skal framgå av regnearket hva som fylles ut.
Økonomirådgivere koordinerer med øvrige rådgivere innen sitt eget område og tar dette med i tertialrapportene sine. eBilag og budsjettendringer føres i henhold til vedtak i tertialrapporten. Eventuelle regnskapsmessige korrigeringer kan gjøres utenom, men budsjettering må følge kommunelovens § 5-4, 1.ledd i henhold til Avklaring fra KMD ang. fond og vedtas av bystyret.
Regnskap vil også sende en foreløpig oversikt over saldo på fondene så snart disse er ført i årsoppgjøret, dette kan brukes i forbindelse med årets budsjettering.
Bruk av bundne fond må tas med i økonomiplanen slik at detaljbudsjettering i Framsikt er i samsvar med vedtatt budsjett. Eventuelt kan bruk tas med i tilleggsinnstillingen og videre i 1.tertial.
Prosjektstruktur er beskrevet i Prosjektnummer i Visma - oversikt
Opprettelse og vedlikehold av prosjektnummer for bundne fond gjøres i henhold til Økonomimodellen og bruk av konteringsdimensjoner - veileder
Prosjektnummer er obligatorisk på bundne fond, og opprettes, endres eller sperres i henhold til denne prosessen
Gamle eksisterende prosjekt på gammel serie som ikke dør ut i løpet av 2022, vil bli ompostert til ny serie, senest i forbindelse med avsetning til fond i årsavslutningen 2022.
Hvis et prosjekt man trodde var ubundet i utgangspunktet får bundne midler, omposteres prosjektet til riktig serie.
i forbindelse med årsoppgjøret avsettes ubrukte midler på hvert områdes balansekonto for bundne fond
| Helse og mestring | 25199003 |
| By- og stedsutvikling | 25199005 |
| Kultur og innbyggerdialog | 25199004 |
| Oppvekst | 25199002 |
| Økonomi | 25199012 |
| Organisasjon | 25199011 |
| Samhandling og innovasjon | 25199013 |
| Testamentariske gaver - alle områder | 25199115 |
Oppgjør og avstemming av fondene gjøres i henholdt til Regnskapsavslutningen 2024. (Denne oppdateres årlig)
Avkastning på bundne fond som gjelder arv og gaver tilsvarer innskuddsrente i bank på saldo pr. 31.12. i regnskapsåret. Regnskap beregner og tillegger avkastningen fondet i januar året etter.
Følgende bundne driftsfond må som tidligere håndteres særskilt (gjelder i hovedsak selvkostfond under område by- og stedsutvikling og område 9). Normalt håndteres disse i årsoppgjøret uten at gjøres budsjettendringer.
Pr 2022 er det etablert følgende bundne driftsfond som ikke omfattes av rutinene i dette dokumentet for øvrig:
25199100 Bundet driftsfond tap etableringslån
25199101 Bundet driftsfond Vigelands samlinger
25199102 Bundet driftsfond tilfluktsrom
25199103 Bundet driftsfond vann
25199104 Bundet driftsfond forurensningsvern
25199105 Bundet driftsfond IUA, ansvar 920001
25199106 Bundet driftsfond byggesak
25199107 Bundet driftsfond slam
25199108 Bundet driftsfond Sandripheia fritidspark, ansvar 92000
25199110 Bundet driftsfond feiing
25199112 Bundet driftsfond eierseksjonering
25199113 Bundet fond private planer
25199114 Bundet driftsfond Plan og bygg
25199116 Bundet driftsfond eiendomsdanning (plan og bygg)