Hensikt

Hensikt med dokumentet er å beskrive og forklare kommunens økonomimodell og forvaltningen av den.

 

Gjelder for

Dokumentet gjelder for alle som jobber med økonomi. 

 

Beskrivelse

Økonomimodellen består av dimensjoner. Dimensjon er et konteringsbegrep og brukes til registrering/kontering i regnskapet. Hvordan konteringsdimensjoner er bygd opp og brukes og hvilke dimensjoner kommunen har, kaller vi altså for økonomimodellen. Økonomimodellen er uavhengig av økonomisystem, men Visma Enterprise Økonomi er master for økonomimodellen, dvs at kommunens grunndata for kontoplanene er i dette systemet. Flere andre IT-system i kommunen bruker konteringsdimensjoner og abonnerer i en eller annen form på grunndataene fra Visma Enterprise Økonomi, se oversikt over konteringsdimensjoner i ulike IT-system.  Nye IT-system som ønsker å abonnere på konteringsdimensjoner må melde inn dette i dette skjemaet. 

Økonomimodellen eies av økonomidirektøren. Økonomimodellen forvaltes av økonomimodellteamet Mandat for økonomimodellteamet Forslag eller behov for endringer i  modellen meldes i dette skjemaet.  

Kommuneloven, bokføringsloven med tilhørende forskrifter, samt kostrarapportering og GKRS er styrende for valg av økonomimodell. Videre må det hensyntas at modellen gir god styringsinformasjon og er forståelig og håndterbar i organisasjonen.  

Det kommunale regnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnkap og balanse. 

	Driftsregnskap	Investeringsregnskap	Balanse
Første siffer art Antall siffer i art	1 Seks siffer	0 Seks siffer	2 Åtte siffer
Obligatorisk dimensjon	Art, ansvar, tjeneste	Art, ansvar, tjeneste, prosjekt	Art
Lovlig/mulig dimensjon	Art, ansvar, tjeneste, prosjekt, objekt, motpart	Art, ansvar, tjeneste, prosjekt, objekt	Kombinasjon art og prosjekt Kombinasjon art og ansvar Kombinasjon art, ansvar og tjeneste

 

Det er ti tilgjengelige konteringsdimensjoner i Visma Enterprise Økonomi. 

Momskode er ikke en av de ti dimensjonene. Momskode er et felt i registreringsbildene. De syv dimensjonene i økonomimodellen utgjør sammen med momskode, konteringsstrengen.

 

Dimensjon 1 - Art

Art er innsatsfaktoren eller ressursinnsatsen og kan også forklares som typer av utgifter eller inntekter som feks lønn, materiell, refusjoner, sykepenger eller lignende, se oversikt her  Artskontoplan - oversikt

og nærmere beskrivelse her  Artskontoplan - kurspresentasjon

Art på laveste nivå, seks og åtte siffer er posteringsnivå. Artsgrupper på en, to og fire siffer er rapporteringsnivå. 

Eksempel:

Art 101000 Lønn fast ansatte

Artsgruppe 100 Lønn fast ansatte

Artsgruppe 10 Lønn og sosiale ugifter. 

Artsgruppe 1 Driftsregnskapet

Balansekontiene tilhører 1. dimensjon. Det betyr at balansekonti og art har felles plassering i kontostrengen. 

Artskontoplanen består av tre serier og første siffer viser om arten hører hjemme i kontoplan for driftsregnskap, investeringsregnskap eller balansen. 

 

Dimensjon 2 - Ansvar

Ansvarskontoplanen er seks-sifret og tar utgangspunkt i kommunens administrative organisering og sier som en hovedregel noe om hvilken enhet det gjelder. En enhetlig sifferstruktur opp mot organisasjonskartet er i en del tilfeller krevende å opprettholde og det vurderes i hvert enkelt tilfelle hvilke endringer som skal gjøres på ansvarskontoplanen når det omorganiseres.

Ansvar kan være med og uten ansatte. Ansvar uten ansatte er for eksempel 120301 Regnskap diverse til fordeling og 935002 Finansiering i investeringsregnskapet. 

Det første eller de to første sifrene i ansvar betyr tilhørighet til et av områdene:

10	11	12	13	2	3	4	5	9
Kommunedirektør	Organisasjon	Økonomi	Samhandling  og innovasjon	Oppvekst	Helse og  mestring	Kultur og innbyggerdialog	By- og stedsutvikling	Områdeovergripende

Posteringer gjøres på laveste nivå (seks-sifret). Rapporteringer kan i tillegg gjøres på enhetsnivå (fire -sifret), kommunalsjefsnivå (to siffer for tjenesteområdene / fire siffer for stabsområdene) og områdenivå (ett siffer for tjenesteområdene / to siffer for stabsområdene). 

Eksempel på tjenesteområde:

Ansvar 351021 Søgne omsorgssenter avdeling natt

Enhet 3510 Omsorgssenter vest

Kommunalsjef 35 Omsorgssenter

Område 3 Helse og mestring

Eksempel på stabsområde:

Ansvar 120300 Regnskap

Kommunalsjef 1203 Regnskap

Område 12 Økonomi

For opprettelse av nye ansvar, sperringer eller navneendringer følges denne prosessen

 

Dimensjon 3 - Tjeneste

Tjenestekontoplanen er fem-sifret og de tre første sifrene er identisk med KOSTRA-funksjonen som kommunene er pålagt å bruke. De to siste sifrene er en intern spesifisering som kommunen har valgt. Tjenesten sier noe om hva som er produsert og hvilke tjenester som er gitt til innbyggerne. Dette er uavhengig av organisering og geografi.

Rapportering til SSB skjer på bakgrunn av tjeneste, jfr. denne beskrivelsen. 

Posteringer gjøres på laveste nivå, fem-siffer, mens rapporteringen også kan gjøres på tre-sifret nivå. 

Eksempel:

Tjeneste 10000 Politisk styring og kontrollorganer

Kostrafunksjon 100 Politisk styring

 

Dimensjon 4 - Prosjekt

Prosjektnummer er syv-sifret. Prosjektstrukturen ser slik ut Prosjektnummer i Visma - oversikt og opprettelse av nye prosjektnummer, sperringer eller navneendringer følger denne prosessen Prosjektnummer i Visma - Forside

Prosjektnummer brukes for:

• nybygg
• tidsbegrenset aktivitet
• eksterne tilskudd
• bundne fond
• regnskapsføring som er spesifikk til person innen barn- og familievern, flyktninger mm, feks
  • hvert enkelt barn i barnevernet tilknyttet fagsystemet Famila, tidsbegrenset men kan foregå fra barnet er født til vedkommende fyller 25 år
  • enslige mindreårige og funksjonshemmede
  • tilskudd til flyktninger
• alle prosjekter som skal rapportere i styringsportalen Prosjektrapportering i Styringsportalen - prosedyre for statusrapportering
• definerte prosjekt i henhold til definisjon
• Prosjektregnskap som krever revisoruttalelse
• alle eiendommer (tomter), bygg og kommunale boliger har eget prosjektnummer i 7x og 9x serien. Prosjektnummer brukes løpende og ikke til tidsbegrenset aktivitet. Alle bygg er opprettet i fagsystemet Plania med samme prosjektnummer som i Visma. 
• ett prosjektnummer pr. bil og maskin i by- og stedsutvikling i nummerserien 1x
• alt som føres i investeringsregnskapet 

 

Dimensjon 5 - Objekt

Objekt er fem-sifret

• er et tilleggsbegrep som brukes til spesifisering
• opprettes i denne strukturen
• dersom prosjektdimensjonen er brukt til sitt opprinnelige formål (feks tilskudd) og transaksjonen også skal posteres på et bygg, brukes objekt for å spesifisere bygget 

Opprettelse, endring eller sperring av objekt følger denne prosessen

 

Dimensjon 6 - Motpart

Dette er en konstruksjon laget av Visma for å kunne rapportere konsolidert regnskap. Det er en lovpålagt oppgave å rapportere regnskapet til Kristiansand kommune pluss kommunens foretak som en enhet.  Denne dimensjonen brukes ikke av fakturabehandlere. 

 

Dimensjon 7 - Avtalenummer

Dette er en åtte-sifret dimensjon som skal brukes på alle kjøp som er knyttet til en innkjøpsavtale som kommunen har inngått. De fire første siffrene i avtalenummeret angir årstallet for oppstart av avtalen. De fire neste siffrene er løpenummer som starter på nytt årlig, dvs at den første avtalen i 2022 får nummer 20220001 og den første avtalen i 2023 får nummer 20230001. 

Navnet på avtalen angir om dette er en rammeavtale eller annen type avtale og hva slags type vare eller tjeneste avtalen dekker. For rammeavtale brukes betegnelsen "Rammeavtale" foran avtalenavnet, mens for alle andre avtaler brukes avtalenavnet på konkurransen. Til slutt i navnet fremkommer også saks-/arkivnummeret fra P360/Mercell. Et avtalenummer kan gjelde flere leverandører som er leverandører på samme avtale. Eksempler på avtalenummer og -navn er:

20220066      Rammeavtale - Piano- og flygelstemming - 2022037835

20230001      Kontroll av sprinkler- og vanntåkeanlegg - 2022038762

20230002      Rammeavtale - Flattøy, beboer-/personaltøy for institusjoner (OFA) - 2022039455

Dimensjonen brukes av innkjøpsmiljøene for å ha kontroll på beløpsgrenser på inngåtte avtaler og nye avtalenummer opprettes fortløpende etterhvert som avtaler inngås.    

Opprettelse, endring og sperring av avtalenummer følger denne prosessen.

 

Dimensjon 8, 9 og 10 - ledig

 

IKT-system som bruker konteringsdimensjoner

Fagsystem utover Visma Enterprise Økonomi som bruker konteringsdimensjoner

 

Definisjoner

GKRS = god kommunal regnskapssikk, se nærmere info https://www.gkrs.no/

Visma Enterprise Økonomi er kommunens økonomisystem.  

Visma er leverandøren av økonomisystemet. 

Masterdata hentes direkte fra den autoritativ kilden, eks folkeregisteret, matrikkelen, stillingskoder og enhetsregisteret. Masterdata kan beskrives som det høyeste nivå som du kan finne denne informasjonen.