Hensikt
Med bakgrunn i målet om at Kristiansand kommune skal være en nasjonal foregangskommune innen digitalisering, er det viktig at By- og sted er fremoverlent også når det gjelder IT/digitalisering. Et lokalt forum innenfor dette kan være en nødvendig pådriver for å få dette til. Gjennom det lokale forumet kan vi:
- Tenke langsiktig og strategisk
- Bedre samordningen
- Se på mulighetene av felles bruk av ressurser
- Drøfte saker fra By- og sted med representant fra IT/Digitalisering sentralt.
Samarbeid med IT kan omfatte drift, forvaltning og oppgradering av fagsystemene, samt gjentakende utfordringer og muligheter relatert til daglig drift.
Noe programvareutvikling er naturlig at skjer i områdene, andre saker bringes til torgs i dette forumet. Hvor de eksakte skillelinjene vil gå, vil forumet selv kunne definere. Det er hensiktsmessig for kommunalsjefområdene å se nåtid og fremtid i sammenheng.
Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy
Oppgaver som tar mindre enn 100 timer å utføre, belaster driftsbudsjettet med under kr 100 000, krever mindre enn 50 timers innsats fra andre områder og ikke påvirker utenfor eget område trenger ikke å følge policyen. Oppgaver som krever mer enn 50 timer innsats fra en enhet utenfor eget område, eller der resultatet av oppgaven vil påvirke utenfor eget område, organiseres som prosjekter etter denne policyen, jfr. Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy
Bakgrunn:
Det er opprettet eget digitaliseringsforum i kommunen der leder for digitalisering er ansvarlig, og hvert område har sine representanter jfr. Digitaliseringsgruppen - mandat
Knut-Kristian deltar på vegne av By- og sted i dette forumet. I tillegg til det sentrale forumet har By- og stedsutvikling hatt et lokalt forum hvor hvert kommunalsjefområde har deltatt med representasjon.
Ledergruppa til BYS har gjort følgende vedtak 8. november 2021:
"It-/digitalisering
Oppfølging fra forrige møte. Ledergruppen diskuterte å revitalisere it/digitaliseringsgruppen, og involvering av ledergruppen i strategiske beslutninger. Alle avklarer deltakelse, ledelse og involvering av ledergruppen. Vedtak utformes på møtet.
Gruppen skal vurdere hvilke IT/digitaliseringsoppgaver det er viktigst å jobbe med innenfor By- og stedsutvikling. Utarbeider ett mandat for arbeidet. Forslag til mandat forelegges ledergruppen for gjennomgang / vedtak."
Oppgaver
- Den enkelte representant i forumet er ansvarlig for å bringe inn fremtidige behov og også problemstillinger i daglig drift relatert til IT som kan være nyttig for de andre deltakerne og som er problematisk å løse.
- Kjenne til hvilke digitaliseringsprosjekter som pågår
- Få kjennskap til temaene fra den overordnede digitaliseringsgruppa
- Bidra til at eget område følger kommunens metodikk for prosjekt- og porteføljestyring og for bestilling av nye fagsystemer osv.
- Delta i vurdering og prioritering av alle innkommende prosjektforslag for sitt området.
Kostnader og krav til innmelding av programvare i digitaliseringsnettverket
Kommunalsjefområdene dekker selv den kosten det vil være å sitte i gruppa. De fleste nye verktøy som eventuelt skal implementeres må også dekkes av kommunalsjefområdene.
Organisering og deltakere
Knut-Kristian Aas Bjørnstad er leder av gruppa. I den oppgaven ligger at Knut-Kristian innkaller til møter, skriver referat og forsøker å få frem nyttige tema ved behov. Det er som tidligere naturlig at en representant fra hhv. IT og en fra digitalisering sitter i nettverket og at nettverket inkluderer begge temaene. Alle kommunalsjefsområdene stiller representanter i gruppen med vara.
Møtehyppighet
Det innkalles til møter i By- og steds nettverk for digitalisering og IT etter behov.Det er naturlig at møtehyppigheten henger sammen med overordnet digitaliseringsnettverk og årshjulet der. Ut ifra innmeldingsfristene av prosjektforslag som er fire ganger pr år (se eksempel fra 2022 under), legges møtene i lokalt forum til ca. en måned før disse. Utover dette kan gruppen samles etter behov med fokus på daglig drift av prosesser i By- og sted relatert til IT/digitalisering.
IDigitaliseringsprosjekter - årshjul 2024 står det følgende rundt frister som vi må forholde oss til;
«Prosjektforslag med vedlegg meldes inn til digitaliseringsgruppen gjennom områdets representant:
- 18.2.2022: prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser
- 22.4.2022: prosjektforslag i forbindelse med 1. tertial
- 3.6.2022: prosjektforslag for neste budsjettår, samt justeringer i forbindelse med 2. tertial
- 21.10.2022: prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser
Prosjektforslagene skal være godkjent av områdets direktør. Med "uten økonomiske konsekvenser" menes at prosjektene dekkes av områdenes eksisterende driftsbudsjett, og at prosjektene iht Økonomireglement kan godkjennes administrativt.»
Definisjoner
Digitaliseringsgruppen: rådgivende organ for kommunedirektørens ledergruppe i digitaliseringsspørsmål.
Vedlegg og referanser
Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy
Digitaliseringsgruppen - mandat
Digitaliseringsprosjekter - årshjul 2024