Formålet med policy for prosjekt- program- og porteføljestyring i Kristiansand kommune er å gi overordnede føringer og prinsipper for hvordan prosjekter identifiseres, velges ut, gjennomføres og følges opp. Policyen utdyper Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy.
Policyen gjelder for ledere, prosjekteiere, prosjektledere, programledere, programeiere, og porteføljeansvarlige/-forvaltere.
Prosjektveiviserens definisjon av prosjekt legges til grunn:
"Et prosjekt er en midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere den avtalte Prosjektbegrunnelsen. Prosjekter kjennetegnes ved at oppgaven:
Oppgaver som oppfyller prosjektdefinisjonen hvor alle følgende punkter er oppfylt, trenger ikke å følge policyen:
Denne type mindre oppgaver kan følge en forenklet behandling, som beskrevet i Forenklet behandling av mindre prosjekter og deltagelse i eksterne prosjekter - prosedyre.
Følgende føringer gjelder for prosjekt-, program- og porteføljestyring i Kristiansand kommune:
Et prosjekt er en engangsoppgave med sikte på å nå et klart formulert mål. Prosjekter krever:
Hensikten med prosjektstyring er å sikre at prosjektene som startes gjennomføres på en god måte og leverer det de skal innenfor avtalte rammer. Kristiansand kommune skal benytte Prosjektveiviseren som overordnet prosjektstyringsmodell for alle prosjekter som kommunen er prosjekteier for. Prosjektveiviserens faser og beslutningspunkter er illustrert i figuren under. Figuren er klikkbar.
Bruk av metodikken må tilpasses det enkelte prosjektets omfang og kompleksitet, og det gis derfor rom for justeringer i Prosjektveiviserens maler og annet innhold. Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk beskriver nærmere hvilke tilpasninger som kan gjøres.
Følgende gjelder imidlertid for alle prosjekter som kan følge et normalt forløp:
Avhengig av prosjekttype vil andre policyer og styrende dokumenter være relevante. Eksempler er:
Et program er en samling av prosjekter og aktiviteter med et felles overordnet mål som sammen vil medføre forandringer. Hensikten med programstyring er å sikre at en samling av gjensidig avhengige prosjekter med felles overordnet mål gir de forventende gevinstene. Programstyring i Kristiansand kommune skal baseres på rammeverket Managing Successful Programmes (MSP).
Programstyring kan brukes der kommunen har strategiske satsninger som krever bred og helhetlig koordinering av flere gjensidig avhengige prosjekter over et lengre tidsrom. Prosjekter bør bare samles i programmer dersom det vil gi større samlede gevinster enn ved å gjennomføre prosjektene hver for seg. Programmet kan ha en lang varighet, men vil i motsetning til porteføljen være slutt når prosjektene som inngår i programmet er ferdige.
Samlingen av alle besluttede og pågående prosjekter og programmer som skal sikre at virksomheten oppnår sine strategiske mål utgjør kommunens prosjektportefølje. I motsetning til prosjektene i et program, er ikke prosjektene i en portefølje gjensidig avhengige av hverandre.
Hensikten med porteføljestyring er å sikre at vi starter de mest nyttige prosjektene og programmene, og følger opp at de gir de ønskede resultatene. Prosjektporteføljestyring i Kristiansand kommune skal bygge på prinsippene i rammeverket Management of Portfolios (MoP) som er illustrert i figuren under. Figuren er klikkbar, og viser til innholdet i Porteføljestyring - prosedyre.
Kvalitetssystemet skal inneholde styrende dokumenter som beskriver hvordan vi identifiserer, velger ut og starter opp prosjekter, og hvordan vi følger opp leveransene. Porteføljestyringen er en del av kommunens virksomhetsstyring.
Kommunens samlede prosjektportefølje deles inn i følgende tematiske delporteføljer, med innbyrdes håndtering av prosjektene:
Overordnede roller og ansvar i delporteføljene er beskrevet i tabellen under.
| Delportefølje | Type prosjekt | Eier av prosjekt |
Porteføljestyre/ administrativt beslutningsorgan |
Eier av delportefølje |
|---|---|---|---|---|
| Anlegg | Parkanlegg | Parkvesenet, med mindre det ligger under et annet utbyggingsprosjekt som f.eks. en ny skole. Da vil prosjektstab/eiendom være eier | Kommunedirektørens ledergruppe |
Direktør by- og stedsutvikling |
| Vei, vann og avløp | Ingeniørvesenet | Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør by- og stedsutvikling | |
| Småbåtanlegg | Eiendom | Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør by- og stedsutvikling | |
| Utendørs idrettsanlegg | Kultur og idrett, med mindre det ligger under et annet utbyggingsprosjekt som f.eks. en ny skole. Da vil prosjektstab/eiendom være eier | Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør kultur og innbyggerdialog | |
| Bygg | Formålsbygg og bolig | Prosjektstab frem til prosjektet er vedtatt, deretter overtar eiendom. Dersom prosjektet er komplekst/involverer flere områder vil prosjektstab selv være eier | Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør by- og stedsutvikling |
| Digitalisering | Anskaffelse, utvikling, innføring og ny bruk av teknologi |
Direktør eller kommunalsjef i det mest berørte området |
Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør samhandling og innovasjon |
| Byggnær IKT, som ligger under et utbyggingsprosjekt |
Prosjektstab/eiendom |
|||
| Forskning og utvikling og innovasjon | FOUI-prosjekter som involverer flere områder internt og eventuelt eksterne partnere | Direktør eller kommunalsjef i det mest berørte området | Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør samhandling og innovasjon |
| FOUI-prosjekter av begrenset omfang i ett område med eller uten eksterne partnere | Internt i området | Internt i området | Direktør i området | |
| Plan og utredning | Planer og utredninger for mer enn ett område | Direktør eller kommunalsjef i det mest berørte området | Kommunedirektørens ledergruppe | Direktør samhandling og innovasjon |
| Planer og utredninger innen ett område | Internt i området | Internt i området | Direktør i området |
Økonomi ved Virksomhetsstyring har ansvar for å forvalte policy for prosjekt-, program-, og porteføljestyring. Virksomhetsstyring har ansvar for å utarbeide og vedlikeholde prosedyrer og maler knyttet til porteføljestyring i kvalitetssystemet, samt tilby opplæring- og veiledning.
Samhandling og innovasjon ved Forskning har ansvar for felles prosjektmetodikk, prosjektstyringsverktøy og tilhørende maler og prosedyrer knyttet til prosjektstyring. Forskning har også ansvar for å tilby opplæring og veiledning i prosjektledelse.
Kommunedirektøren er ansvarlig for implementering av prosjekt- program- og porteføljestyring i Kristiansand kommune. Økonomi ved Virksomhetsstyring forvalter policydokumentet på vegne av kommunedirektøren, og legger til rette for implementeringen gjennom å utarbeide tilhørende prosedyrer, samt gi veiledning og opplæring.
Definisjonene under er hentet fra Prosjektveiviseren og Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy.
For definisjoner av begreper i Prosjektveiviseren vises det til denne siden.
Managing Successful Programmes
Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy
Idé og forbedringsforslag - prosesskart
Digitaliseringsprosjekter - utvelgelse og gjennomføring - prosesskart
Informasjonssikkerhet - policy (Ikke tilgjengelig)
Delegering av myndighet i Kristiansand kommune
Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk