Hensikt
Sikre at ansatte kjenner til hvordan de skal håndtere automatiske og manuelle rapporter i Bibliofil.
Alle ansatte.
Automatiske rapporter
En rapport over ikke hentet materiale eldre enn 14 dager (hentefristen er 8 dager) sendes til skrankene én gang i uka. Rapporten sendes på e-post til alle bibliotekene på skranke-e-posten. For hovedbiblioteket er det avdeling voksen som mottar og behandler denne rapporten. Se detaljert rutinebeskrivelse Rapport over ikke avhentet materiale - veileder.
Rapporter som favorittmerker i Bibliofil
Når skrankebrukeren er innlogget i Bibliofil, ligger det to ferdiglagede rapporter for hvert bibliotek nederst til høyre på m2-siden. Det er angitt standardsortering på dato eldst. Rapportene kan bl.a. sorteres etter avdeling hvor materialet er innlevert sist, før man velger å lage rapportene. Rapportene skal sjekkes minst én gang i uka.
Rapport over materiale med status Avbestilt reservering, eldre enn 2 dager
Denne rapporten gjelder materiale som har vært til avhenting, og som låneren eller en ansatt har avbestilt. Når låneren eller en ansatt avbestiller materiale som står til avhenting, sendes det en e-post til bibliotekets skranke om å levere inn materialet for å få status «På hylla», eller for å dirigere materialet videre til neste låner dersom det er reservert. På hovedbiblioteket er det post.folkebibliotek-adressen som mottar disse e-postene.
Rapport over materiale med status «Retur eieravdeling og til henteavdeling eldre enn 7 dager» (slått sammen)
Denne rapporten viser reservert materiale som er på vei til et hentested, og materiale som skal tilbake til ett av eierbibliotekene våre – OBS! ikke fjernlån – og som havner på vanlig tralle/hylle istedenfor i sort kasse.
Alt innenfor 7 dager er ok pga. transporten mellom bibliotekene våre. Etter 7 dager må vi sjekke hylla for materiale som er reservert, og som skulle vært på hentehylla. Se alltid hvor materialet sist er innlevert, og hvor det er på vei.
Dersom materialet ikke er på hylla, må vi sjekke med det biblioteket hvor det står at materialet sist ble innlevert. Årsaken til at materiale havner på hylla i stedet for på hentehylla, er at låneren går fra materiale som skulle vært levert i sort kasse, og at materialet blir satt på vanlig tralle.
Materiale med disse statusene er utenfor reservasjonsordningen og må derfor bli behandlet uten at det går for lang tid.
Det kan legges til flere dager i rapportene dersom transporten bruker lengre tid på å frakte kassene mellom bibliotekene våre.
Disse rapportene skal alltid være 0 etter at de er behandlet, ellers vil de komme igjen til sjekk i neste uke.
Materiale som ikke er gjort rede for, må få status Ikke på plass (IPP). Gi beskjed til de innkjøperne dersom det er siste eksemplar på valgte avdeling(er) for å vurdere nytt kjøp.
Oversikt over innkjøperne:
| Hovedbiblioteket: | |
| Turid | Barn og ungdom |
| Marthe | Film barn og ungdom |
| Mirjam | Voksen skjønn |
| Astrid | Voksen fag, film og språkkurs |
| Tore | Voksen engelsk |
| Reidar | Lokalsamling |
| Iren | Fremmedspråk |
| Vågsbygd: | |
| Julie/Else | Barn og ungdom / voksen |
| Brita | Film voksen, barn og ungdom |
| Tangvall: | |
| Margrete | Voksen |
| Merete/Marian (Margrete) | Barn og ungdom |
| Nodeland: | |
| Ingunn | Voksen, barn og ungdom |
| Flekkerøy: | |
| Eva A. Udland | Voksen, barn og ungdom |
| Hellemyr: | |
| Brita | Voksen, barn og ungdom |
| Finsland: | |
| Line A. Solli | Voksen, barn og ungdom |
Manuelle rapporter
Manuelle rapporter brukes når man vil sjekke andre eksemplarstatuser: Påstått ikke lånt, Påstått levert, Tapt, Til utstilling, IPP (se egen rutine – Status IPP (ikke på plass) i Bibliofil - prosedyre), m.fl.
I menyen velger man «Jobber & Rapporter» og «Eksemplarer med bestemt status».
Her er det flere filtre som kan brukes:
- avgrens til din eieravdeling
- velg eksemplarstatus
- velg ev. plassering
- sorter etter dato. Eldste først får du ved å velge Dato. OBS! For enkelte rapporter der det er viktig å se avdelingen hvor materialet er registrert innlevert sist, og sortering på de eldste først, velger du Innlevert avdeling:
Rapporten sorterer først eieravdeling alfabetisk, og deretter innlevert dato i stigende rekkefølge, dvs. de eldste først (dato for stauts er angitt).
Kort om eksemplarstatuser
Statuser i Bibliofil kan være manuelle eller automatiske. Manuelle statuser er de statusene som angis ved å velge redigering av eksemplar og deretter Endre status, f.eks IPP/ Tapt / Til utstilling, m.fl.
Automatiske statuser er de statusene som blir gjeldende ved at materiale leses inn i en bestemt operasjon, og er avhengig av en status i forkant av det. Et eksempel her er reservert materiale. Blir det levert inn på automaten, får det status Til henteavdeling – (kode «y»), og skal leveres i sort kasse. Nå det leveres inn på PC-en, får det status Til avhenting – (kode «!»), deretter Utlånt («u») og til slutt På hylla ().
Hvilke rapporter skal sjekkes jevnlig
Aktuelle statuser å sjekke i skrankene, i tillegg til de ovennevnte som sjekkes ukentlig:
- Alarm utløst gjennom portene, gjelder bibliotekene med alarmporter: hovedbiblioteket, Vågsbygd og Tangvall – på hovedbiblioteket sjekker trivselsvertene denne rapporten
- Ikke på plass
- Påstått ikke lånt, Påstått levert, Påstått levert annet bibliotek
- IPP eldre enn 6 måneder: sett 180 dager under Flere valg – Minst x antall dager:
Aktuelle statuser å sjekke for innkjøperne:
- Regning sendt – vises som Ikke tilgjengelig i Bibliofil for lånere
- Tapt og Tapt regning betalt
- Til reparasjon-statusene
- Tilbakeført lån
Flere av rapportene kan også bestilles på e-post – Jobber & Rapporter – Bestill rapport. Rapportene kan settes til å bli sendt regelmessig. Gi beskjed til Astrid eller Adnan for oppsett av slike rapporter.
Hjelp til å lese eksemplarinfo i rapportene
Dato: Dette er tidspunktet for når eksemplarstatusen ble gjeldende.
Boknr: Bibliofils tittelnr. Trykker man på nummeret, åpnes eksemplarloggen.
Tall bak komma er eksemplarnummer. Ved å tykke på Vis post vil du kunne se full postvisning og ev. endre eksemplar ved å velge riktig eksemplarnummer. Eksemplet fra bildet over er eksemplarnummer 2:
Klikker du på Mer, kommer informasjon om strekkode, eieravdeling og plassering opp.
Kasseringsrapport
Det er fem rapporter tilgjenelig fra Velg kasseringsrapport:
- Eksemplarer ikke utlånt siden
- Eksemplarer med X antall utlån
- Eksemplarer aldri utlånt
- Titler aldri utlånt
- Kasser innleverte
Fra alle rapportene er det mulig å kassere (dvs. slette) eksemplar direkte fra trefflista:
Det er noe rusk i kasseringsrapportene med tanke på tid for at rapporten skal vises, og hva man ønsker å få frem, og fordeling på avdeling/plassering eller f.eks. hyllesignatur (deweynummer fra og til).
Det anbefales å bruke følgende når man lager denne typen rapporter:
- Velg rapport «Eksemplarer ikke utlånt siden» og sett dato siste utlån 3.9.2018 (dato for overgang til Bibliofil).
- Velg én eieravdeling per rapport.
- For å avgrense på plassering bruker man CCL-søkeuttrykk – plass=fagbøker, og huker av for lang tidsbruk:
NB! Man må trunkere plasseringsnavnet med * når det er to eller flere ord i plasseringsnavnet, f.eks. – plass=krim* for plasseringen Krim og spenning.
- Når rapporten er laget, kan man huke av for Signatur slik at man får hyllesignatur med i rapporten. Slå av feltet for Hyllesignatur (det er alltid tomt):
- Klikker du på kolonneoverskrifter, sorterer trefflista.
- Dersom du skal avgrense på deweynummer, kan du bruke følgende søkeuttrykk i kombinasjon med plassering for å avgrense på en 100-gruppe: 3*/kl og plass=fagbøker, gir treff på 300–399. For 10-gruppe: 31*/kl, gir treff på 310-319.
Eksempel på søkeuttrykk (gir treff på 350–359-gruppa):
Ikke relevant.
Ingen vedlegg eller referanser.