Målstruktur og begreper i kommunens plan- og målstyring v. 1.0

Hensikt 

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at kommunens ansatte har en felles forståelse av:

  • begreper som benyttes i plan- og målstyring i Kristiansand kommune
  • kommunens målstruktur
  • hvor og når de ulike måltypene benyttes og besluttes

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ledere og rådgivere/saksbehandlere som er involvert i planarbeid, økonomiplanarbeid, mål- og resultatstyring og prosjektarbeid. 

 

Målstruktur 

Kristiansand er en plan- og målstyrt kommune. I planene våre setter vi ulike mål vi styrer ut fra. I Kristiansand bruker vi følgende typer mål:

  • Retningsmål
  • Hovedmål og delmål
  • Periodemål
  • Driftsmål

Mer om plansystemet finner du i menypunktet "Plan" under menyen "Ledelse og styring". 

 

I bildet nedenfor vises oversikt over hvilke typer mål vi bruker i de ulike planene/plantypene. I tabellene nedenfor forklares måltypene nærmere.

malhierarki_1.PNG

 

Tabell 1: Retningsmål, hovedmål, delmål og periodemål 

 

Plantype Måltype Definisjon av målet Indikator Beskrivelse
Kommuneplanens samfunnsdel  Retningsmål 

Retningsmål – «slik vil vi ha det» – er overordnede langsiktige mål for samfunnsutviklingen knyttet til de ulike satsingsområdene i kommuneplanens samfunnsdel. Retningsmål er beskrevet i nåtid.

Vi benytter ikke indikatorer på retningsmål direkte.

Retningsmålene er politisk vedtatt i kommuneplanens samfunnsdel. 

Det benyttes ikke indikator på retningsmålene direkte, men kommunen benytter et utvalg indikatorer og statistikk på samfunnsnivå for å følge med på aktuelle samfunnsforhold som inngår i kommunens utfordringsbilde. De meste aktuelle indikatorene inngår i kommunens årsrapport. Eksempel: Det er krav i Folkehelseloven om at kommunen skal ha oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og ulike indikatorer benyttes i kommunen til dette formålet. Slike samfunnsindikatorer gir gode indikasjoner på måloppnåelse på retningsmålene. Indikatorer på samfunnsnivå har til hensikt å følge med på samfunnsutviklingen, og fastsettes ikke med måltall. 

Ved den årlige økonomiplanrulleringen vurderes det om noen retningsmål skal prioriteres høyere enn andre for kommunen som helhet eller for enkelte direktørområder i neste fireårs-periode.

Strategier og temaplaner Hovedmål Dette er som hovedregel det samme som retningsmål.  Det utarbeides ikke indikatorer på dette nivået.

Retningsmålene fra kommuneplanen skal som hovedregel gjenbrukes som hovedmål i strategier og temaplaner. Dette for å svare ut kommuneplanens samfunnsdel. Det kan unntaksvis være behov for å supplere med andre/nye mål og formuleringer enn retningsmålene. 

Strategier og temaplaner Delmål Mer konkretiserte, faglige mål som følger opp retningsmålene/hovedmålene. Det utarbeides ikke indikatorer i selve strategien eller temaplanene. 

Strategiene ("slik gjør vi det") i kommuneplanen kan benyttes som utgangspunkt for å utarbeide delmål innenfor fagområdet strategien eller temaplanen gjelder. 

Økonomiplan Periodemål

I økonomiplanen skal de viktigste strategiske målene for neste fireårsperiode løftes frem og vedtas av bystyret. Disse kalles periodemål. Periodemålene er knyttet opp mot prioriterte retningsmål for perioden. Hovedregelen er at delmål i strategier og temaplaner gjenbrukes som periodemål. 

Periodemål skal være finansiert i fireårsperioden innenfor de ulike områdene og skal være beskrevet i nåtid. 

 

Det tilstrebes å benytte indikatorer på periodemål.

Indikatorene skal følges opp i årsrapport og være nyttig ved årlig rullering av økonomiplanen.

I økonomiplanrulleringen vurderes det hvilke periodemål som bør være felles for alle eller flere områder innenfor felles strategiske satsninger kommunen har i økonomiplanperioden. I tillegg prioriterer direktørområdene periodemål som gjelder eget område. 

Periodemålene blir vedtatt politisk når økonomiplanen vedtas. Da blir også ambisjonsnivå gitt med ulike indikatorer. Det rapporteres på periodemålene til politisk nivå i årsrapporten.

I tilknytning til periodemålene skal det beskrives hvilke innsatser/tiltak som er prioritert for å nå målene. Strategier og temaplaner bør benyttes som grunnlag for dette.

Ved årsrapportering skal direktør/kommunalsjef gjøre en vurdering av måloppnålense både knyttet til status på indikatoren(e) og status på innsatser/tiltak. 

Handlingsplan Ikke mål

Handlingsplan inneholder kun tiltak for oppfølging av vedtatte strategier, planer og politiske vedtak, herunder deler av kommuneplanens samfunnsdel. Handlingsplaner vil i hovedsak vedtas av hovedutvalg eller formannskap.

Ikke indikatorer. 

Handlingsplaner inneholder som hovedregel ikke mål og indikatorer. Med andre ord henviser handlingsplanen til allerede etablerte mål i kommuneplan, strategier eller temaplaner. 

Ved rullering av økonomiplanen må tiltak fra handlingsplaner vurderes og prioriteres. De som blir prioritert særskilt i perioden presenteres som tiltak/satsinger/prioriteringer innenfor valgt retningsmål. 

 

Tabell 2: Driftsmål 

I kommuneplanen er det beskrevet seks forutsetninger for å lykkes med å nå målene som er satt for samfunnsutviklingen. Disse forutsetningene gjelder Kristiansand kommune som organisasjon:

Kristiansand kommune skal:

  • Ha økonomisk handlefrihet
  • Være en attraktiv arbeidsgiver og inkluderende arbeidsplass
  • Være en kvalitetsbevisst, miljøvennlig og utviklingsorientert organisasjon
  • Være en digital og innovativ organisasjon
  • Vektlegge samhandling med omverden
  • Være rustet til å møte klimaendringer og uønskede hendelser

 

Basert på disse utformes det internt rettede driftsmål for kommunen som organisasjon. Et utvalg av driftsmålene er politisk vedtatt, mens de fleste er kun administrative. Driftsmål som ikke er politisk vedtatt kaller vi administrative driftsmål. 

Plantype Måltype Definisjon av målet Indikator Beskrivelse
 Økonomiplan Driftsmål 

Driftsmålene i økonomiplanen gjelder kommunen som organisasjon og skal konkretisere hvordan sentrale forutsetninger for å lykkes følges opp. 

Formuleringer på driftsmål bør gjenbrukes fra strategier (eks arbeidsgiverstrategien), reglementer (eks økonomireglement), policyer eller andre overordnede, styrende dokumenter. 

Det tilstrebes å benytte indikator på driftsmål.

Tidshorisont – fra daglig til årlig.

De prioriterte driftsmålene i fireårsperioden fremkommer i økonomiplanen og målambisjonen som settes der må være finansiert. Driftsmålene i økonomiplanen er felles for alle direktørområder. De blir vedtatt politisk når økonomiplanen vedtas. Det rapporteres på driftsmålene på kommunenivå til politisk nivå i årsrapporten, og enkelte driftsmål rapporteres på per tertial. 

Prioriterte innsatser/tiltak for å nå målene skal være beskrevet i økonomiplanen.

 

Administrative driftsmål

De administrative driftsmålene gjelder kommunen som organisasjon og skal konkretisere hvordan sentrale forutsteninger for å lykkes følges opp. 

De administrative driftsmålene er ikke gjenstand for politisk beslutning, men brukes av organisasjonen i løpende styring og ledelse. 

Formuleringer på driftsmål bør gjenbrukes fra strategier (eks arbeidsgiverstrategi og digitaliseringsstrategi), reglementer, policyer eller andre overordnede, styrende dokumenter for fagområdene. 

Det tilstrebes å benytte indikator på driftsmål.

Tidshorisont – fra daglig til årlig.

Felles administrative driftsmål som gjelder alle ledere i kommunen, er besluttet av kommunedirektøren. Hvilke øvrige administrative driftsmål organisasjonen benytter, avklares i linja.  

Driftsmål og indikatorer presenteres for ledere i Styringsportalen sortert i perspektivene:

  • Medarbeider
  • Økonomi
  • Kvalitet
  • Klima og miljø

De indikatorene som løftes frem på forsiden i Styringskortet i Styringsportalen kalles styringsindikatorer. Disse er særlig viktig å følge med på for ledere gjennom året. Felles styringsindikatorer besluttes av kommunedirektøren. 

Ikke alle driftsmål innenfor de ulike direktørområdene er innarbeidet i Styringsportalen. Enkelte driftsmål og indikatorer for ulike tjenester presenteres i særskilt fagsystem, nasjonal fellesløsning som anvendes til kvalitetsoppfølging i tjenestene og/eller andre steder. 

Enkelte ganger benyttes begrepet kvalitetsmål. Dette er driftsmål for kvalitet og er mål som beskriver kvalitetsstandard. (Policydokument for helhetlig virksomhetsstyring - Mål- og resultatstyring)

Nærmere beskrivelser: Systemdokumentasjon - Styringsportalen - system for virksomhetsstyring og Koordineringsgruppe Styringsportalen - mandat 

 

 

Tabell 3: Målbegreper i prosjekter 

Kommunen benytter Prosjektveiviseren som verktøy i prosjektarbeid. Prosjektveiviseren benytter andre målbegreper. Tabellen nedenfor viser hvordan Prosjektveiviserens målbegreper skal oversettes til kommunens målstruktur. Her finner du prosjekt-menyen i Kvalitetssystemet: Prosjekt  

 
Målbegreper i prosjekter

 

Virksomhetsmål

Virksomhetsmål skal angi ønsket fremtidig situasjon etter at gevinstene er realisert. Kommunens prosjekter skal bidra til å oppfylle målsetningene i kommuneplanen.

Dette tilsvarer retningsmål og/eller driftsmål basert på forutsetninger for å lykkes i økonomiplanen.

Effektmål

Effektmål beskriver hvilke endringer og virkninger prosjektet skal føre til. 

I utgangspunktet det samme som enten:

  • periodemål 
  • delmål i strategier/temaplaner
  • driftsmål 
Resultatmål

Resultatmål beskriver prosjektets sluttleveranse; hva prosjektet skal levere og hva som er hovedproduktene. Disse målene formuleres i prosjektet.

Gevinster Vi definerer en gevinst som en effekt som blir sett på som positiv av minst én interessent (Definisjon DFØ, https://dfo.no/fagomrader/etats-og-virksomhetsstyring/gevinstrealisering/hva-er-en-gevinst)

 

Om indikatorer  

Ut fra innspill i høringsrunder til dette dokumentet, planlegges det å utforme et eget dokument som tydeliggjør bruk av indikatorer. 

 

Vedlegg og referanser 

Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy

Styringsdialog og rapportering mellom ledelsesnivå - prosedyre

(Policydokument for helhetlig virksomhetsstyring - Målstruktur og begreper i plansystemet)

https://dfo.no/fagomrader/etats-og-virksomhetsstyring/gevinstrealisering/hva-er-en-gevinst