Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre felles forståelse av:
Alle ledelsesnivå. Enkelte momenter er forbeholdt enkelte ledelsesnivå. Dette vil da stå spesifikt i prosedyren.
Alle ledelsesnivå i kommunen.
Formålet med styringsdialogen er å:
Styringsdialogen er basert på styringskort med mål og indikatorer, virksomhetsplan, rapportering, årsrapport og styringsdialogmøter.
Kristiansand kommune bruker et IT-system kalt Styringsportalen som organiserer styringsinformasjonen og styringsdialogen. Systemet er integrert med ulike fagsystem, og er tett koblet mot kommunens styrende dokumenter og andre kildedata.
Systemet består av styringskort for hver virksomhet på ulike nivå og viser de viktigste strategiske mål (periodemål) og kvalitetsmål. Disse synliggjøres med styringsindikatorene innenfor perspektivene økonomi, medarbeider og kvalitet. Systemet inneholder i tillegg generell statistikk og brukes til styring, rapportering og oppfølging av planverk.
Det er en målsetting at styringsinformasjon er av så god kvalitet og presentert på en slik måte at ledere får god innsikt i driftstatus og enkelt kan anvende informasjonen til læring, forbedring, styring og god kontroll.
Oppsummert skal verktøyet inneholde:
Kommunedirektøren skal hvert år innen uke 10 ha gjennomført årssamtale med direktørene. Innholdet i samtalen er:
Hensikten med årssamtalen er å sikre god styring, oppfølging og gjennomføringsevne, samt å avklare forventninger og prioriteringer
På bakgrunn av samtalen blir det enighet om oppdrag, ansvarsfordeling og eventuelle nye fokusområder som må følges opp inneværende år. Oppdraget fremkommer i styringskort og virksomhetsplan i Styringsportalen. Det skrives referat fra møtene og innholdet i Styringsportalen tilpasses som følge av avklaringer i møtet.
Direktørene gjennomfører årssamtaler med kommunalsjefene og tilpasser innholdet i styringskort og virksomhetsplan i Styringsportalen i etterkant av dette.
Det avholdes styringsdialogmøter i forbindelse med 1. og 2. tertialrapportering mellom kommunedirektøren og direktørene.
Direktørene bør ha møter med sine kommunalsjefer i forbindelse med disse møtene for å belyse utfordringer.
Virksomhetsplan er en administrativ plan hvor virksomhetens prioriterte aktiviteter i inneværende år fremkommer. Planen er en konkretisering av tiltak for å nå kommunens mål og oppfølging av politiske og administrative vedtak, endring i lover og forskrifter, tilsyn og avvik. Virksomhetsplanen har klart definert ansvarsfordeling på ulike oppgaver til angitt frist.
Ledernivå 1 skal ha en virksomhetsplan. Det legges til rette for at ledernivå 2 og 3 har en virksomhetsplan.
Virksomhetsplanen vil ligge i Styringsportalen med standard mal og ha en oversikt over hvem som er ansvarlig for prioriterte tiltak. Virksomhetsplanen skal være digital og ajourføres gjennom året, slik at nye oppdrag fanges opp.
Virksomhetsplanen skal rapporteres på og følges opp i Styringsportalen. Deler av innholdet rapporteres det på ved tertialrapporteringen, andre deler kun ved årsavslutningen.
Ledere skal rapportere jevnlig gjennom året i Styringsportalen på mål og kvalitetsindikatorer som er satt. Det er satt felles gjennomgående indikatorer som gjelder for alle kommunens virksomheter. Hvert område kan i tillegg ha egne kvalitetsmål og indikatorer som er spesifikt for egne fagområder.
Rapporteringen har følgende frekvens:
Avvik fra dette kan forekomme som følge av fri-/helligdager.
Det legges til rette for at avdelingsledere der det er ønskelig også kan rapportere innenfor de samme fristene som enhetsledere.
For mer informasjon om relevante frister og datoer, se Styringsdialog og rapportering - årshjul.
Det skal rapporteres på følgende 5 ganger i året:
Ved hver tertial rapporteres det i tillegg på:
Ved årsavslutningen rapporteres det i tillegg på:
Det kan tilrettelegges for hyppigere rapportering for områder der dette er hensiktsmessig.
Tertialrapporten er en rapport til bystyret som skal vise i hvilken grad budsjettvedtaket realiseres. Endret aktivitetsnivå skal først og fremst vurderes i økonomiplansammenheng da det langsiktige beslutningsgrunnlaget er langt bedre.
I 1. og 2 tertialrapport foretas en gjennomgang av hele budsjettet. Tertialrapporten er delt i to, en investeringsdel og en driftsdel. Områderapportering, samt utenomsektorielle forhold, danner grunnlaget for den samlede vurderingen til kommunerapporten. Det er Økonomistyring som utarbeider kommunerapporten.
Det skal legges fram 1. tertialrapport pr. 30.4 og 2. tertialrapport pr. 31.8 for Formannskapet og Bystyret. Rapporten skal følge oppsatt mal og inneholde:
Områdene må gi innspill til kommunedirektøren v/økonomistyring om spesielle forhold og inviteres til drøftingsmøter i forkant. Dette blir det sendt ut bestilling om.
Det er økonomistyring som utarbeider driftsdelen og regnskapssjefen som utarbeider investeringsdelen av tertialrapporten til bystyret på vegne av kommunedirektøren.
Hvert område gir en presentasjon/orientering i hovedutvalget per 1. og 2. tertial. Politisk sak legges fram på kommunenivå for Formannskapet og Bystyret.
Årsrapport skal hvert år utarbeides etter gjeldende prosedyre. Årsrapport skal gi status pr. 31.12 på bakgrunn av årsbudsjett i økonomiplanen. Årsberetningen er en del av årsrapporten.
De viktigste punktene fra kommunedirektørens evaluering av internkontroll (ledelsens gjennomgang) i områdene skal innarbeides i årsrapporten.