Rapportene i Miljøfyrtårn-portalen oppdateres årlig og inneholder data for alle relevante miljøtema, som avfall, energibruk, transport, arbeidsmiljø mm. De enkelte klima- og miljøstyringsenheter og sertifiserte enheter er ansvarlige for hver sin klima- og miljøprestasjon.
Alle må være sikre på at de kontrollerer rapporten, da den er utgangspunktet for å sette mål og planlegge tiltak. Fullstendige og korrekte rapporter er grunnlaget for overordnet rapportering og klimaregnskap for hele kommunen.
Miljøfyrtårn-ansvarlig kontrollerer innrapporerte data i Miljøfyrtårn-portalen.
Miljøfyrtårn-ansvarlig legger til enkelte tall i Miljøfyrtårn-portalen, som er ikke tilgjengelig sentralt, f.eks antall barnehageplasser.
Resultatene fra året før kommenteres. F.eks hvilke mål som ble oppnådd eller ikke oppnådd og hvorfor. Spesielle hendelser i siste periode, som påvirket prestasjonen osv.
Gjennomførte tiltak for rapporteringsperioden (fjoråret) beskrives. Har de blitt gjennomført og gitt ønsket effekt?
I begynnelsen av året får alle Miljøfyrtårn-ansvarlige informasjon om at fjorårets tall og data er tilgjengelig i innrapporterings-modulen i Miljøfyrtårn-portalen.
Alle Miljøfyrtårn-ansvarlige får opplæring og informasjon angående Miljøfyrtårn-portalen og rapporten.
Miljøfyrtårn-ansvarlige kontrollerer og kommenterer rapporten, legger til data, avklarer spørsmål og foretar rettelser om nødvendig. Lederen må være tilstrekkelig involvert. Innrapportering leveres ved å trykke på knappen «Ferdig, lever rapporten» i Miljøfyrtårn-portalen.
Det anbefales at resultatene presenteres for alle ansatte i avdelingen/enheten, slik at alle blir bevisste på ens egen påvirkning og i hvilken retning arbeidet går.
Internkonsulent Miljøfyrtårn kontrollerer i Miljøfyrtårn-portalen at alle UE og klima- og miljøstyringsenheter leverer innen fristen. Informasjon om årets frister gis av Internkonsulent Miljøfyrtårn i kommunen.
Ansvarlige i organisatoriske mellomnivå sjekker og vurderer overordnede rapporter og klimaregnskap for sitt område.
Internrådgiver Miljøfyrtårn (Ikke tilgjengelig): opplæring og veiledning for Miljøfyrtårn-ansvarlige og ledere. Kontrollere innrapportering innen fristen.
Miljøfyrtårn-ansvarlig (Ikke tilgjengelig): kontrollere, foreta rettelser, kommentere, beskrive gjennomførte tiltak. Levere rapporten i Miljøfyrtårn-portalen.
Leder (Ikke tilgjengelig): kontrollere og kvalitetssikre rapporten (tall, kommentarene og gjennomførte tiltak).
Miljøfyrtårn-ansvarlig i organisatoriske mellomnivå: (Ikke tilgjengelig): vurdere overordnede rapporter og klimaregnskap i eget område.