Elektroniske meldinger - prosedyre for utførere, håndtering av meldinger v. 1.3

MÅL/ HENSIKT

Sikre at elektroniske meldinger i Profil blir forsvarlig håndtert og fulgt opp av meldingsansvarlig i avdelingen

Sikre at nødvendig informasjon kan leses av de som har med bruker å gjøre.


DEFINISJONER

Elektronisk melding - melding som kommer i meldingsboksen i Profil

OBS! «Ferdigbehandlet» betyr i denne sammenheng at den innkommende meldingen er ekspedert. Det betyr ikke at opplysningene i meldingen er fulgt opp.

Meldingene må settes som Ferdigbehandlet for å forsvinne fra den sentrale meldingsboksen.

Når de er satt som Fordelt til ansvarlig eller Under oppfølging blir de lagt over i «Mine ubeh. Meld.» eller «Grps. ubeh. Meld.». De forsvinner ikke derfra før de registreres med «Ferdigbehandlet».
 

ANSVAR

Hver avdeling må ha rutine for åpneing av den "den sentrale meldingsboksen i Profil", og avdelingens mailboks.

  • Langtidsinstitusjoner og bofellesskap med stabilit beboergrunnlag, minimum 1 gang per døgn. 
  • Soner og avdelinger med turnover, minimum 1 gang per vakt. 
     

Følgende må da gjøres: 

1.       Sjekk avdelings mailboks.

2.       Sjekk den sentrale meldingsboksen dersom ikonet        (på høyre side av skjermen) blinker

     Soner/avdelinger med turnover:

a.       Kl 2300 – 1500          O7-vakten

b.       Kl.0730 – 1500         Gruppeleder eller ansvarlig sykepleier

c.       Kl.1500 – 2300         Sykepleier

3.       Aktuell el-melding ferdigbehandles

4.       Den som leser rapport aktuell dag har ansvar for å følge opp innholdet i mail eller el-melding

     eller gi ansvar for oppfølging til aktuell ansatt

5.       Den enkelte ansatte har ansvar for videre oppfølging

 

BESKRIVELSE:

Disse meldingene SKAL utfører ferdigstille:

  • FORESPØRSEL og SVAR PÅ FORESPØRSEL som er adressert til annet enn saksbehandler,

    Men NB!     Dersom meldingen gjelder søknad under behandling eller det i meldingen angis behov for nye tjenester, må det sendes mail til post.hs.forvaltning@kristiansand.kommune.no., selv om den er adressert til utfører. 

    Meldingen til post.hs.forvaltning skal inneholde:
    Løpenummer
    Type melding,
    Dato for meldingen
    Kort hvorfor meldingen må behandles av Forvaltning.

    Meldingen skal så ferdigstilles av utfører.

  •  UTSKRIVINGSRAPPORT. Meldingen er vanligvis adressert til sykepleietjenesten. Utfører skal ferdigbehandle meldingen.
     
  •  EPIKRISE Meldingen er vanligvis adressert til fastlege, men kommunen er kopimottaker. Utfører skal ferdigbehandle meldingen selv om den er adressert til fastlege. Fastlegen har ikke tilgang til kommunens meldingssystem, og vil få tilsendt sin kopi på annen måte.
     
  •  HENVISNING som er adressert til annet enn saksbehandler,

    Men NB! Dersom meldingen gjelder søknad under behandling eller det i meldingen angis behov for nye tjenester, må det sendes mail til post.hs.forvaltning@kristiansand.kommune.no., selv om den er adressert til utfører. 

    Meldingen til post.hs.forvaltning skal inneholde:
    Løpenummer
    Type melding
    Dato for meldingen
    Kort hvorfor meldingen må behandles av Forvaltning.

    Meldingen skal så ferdigstilles av utfører.
     
  •  SVAR PÅ diverse PRØVER/UNDERSØKELSER Meldingen er ofte adressert til sykehjemslege. Utfører skal ferdigbehandle meldingen selv om den er adressert til lege. Husk å gi beskjed til legen at svaret er kommet. Legen vil så finne svaret i brukers journal.

 
Disse meldingene skal utfører ALDRI ferdigbehandle

Melding om innleggelse
Helseopplysninger
Melding om utskrivelsesklar
Avmelding av utskrivelsesklar
Melding om utskrevet

Disse meldingene kan du gjerne lese og ta utskrift av, men ikke ferdigbehandle dem. De skal alltid ferdigbehandles av Forvaltning (med hjelp fra Valhalla på ettermiddag, helg og helligdager).
 

Flyt i meldingene fra og til sykehuset 

Flyt i meldinger ved innleggelse

Når pasient legges inn på sykehuset, sender utfører innleggelsesrapport så fort som mulig. 

Hvis utfører ikke er kjent med innleggelse i sykehus sender Forvaltning mail til utfører så fort de mottar melding om innlagt pasient. Utfører skal da sende innleggelsesrapport til sykehuset. 
 

Forvaltning mottar Helseopplysninger, sender mail til utfører om dette

Under sykehusoppholdet foregår nødvendig korrespondanse som Forespørsel og Svar på forespørsel. Adressat for og innholdet i meldingene avgjør om disse skal besvares av Forvaltning eller utfører.

Flyt for meldinger ved utskrivelse

Forvaltning(eller Valhalla) mottar Melding om utskrivningsklar pasient, sender mail til utfører om dette.
 

Sone/avdeling/team besvarer meldingen i brukers meldingsboks ved å trykke SVAR. Melding om utskrivningsklar skal som hovedregel besvares med elektronisk melding. Dersom dette er umulig skal utfører ringe aktuell avdeling på sykehuset for å bekrefte mottak.

 

Sone/avdeling/team behandler og ferdigstiller Utskrivningsrapport og Epikrise på sine brukere.

 

HENVISNINGER:

Elektroniske meldinger - prosedyre for Valhalla, håndtering av "Melding om utskrivningsklar pasient"

Elektroniske meldinger - prosedyre ved stopp i meldinger