Varsling - Saksbehandling i varslingssaker i Kristiansand kommune - prosedyre v. 3.0

Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å sikre at mottatte varsler fra ansatte om ulovlige eller kritikkverdige forhold i Kristiansand kommune blir behandlet på en måte som fører til en nødvendig endring av forholdet som varselet gjelder.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ledere som mottar et varsel og varslingsgruppa, med hjemmel i arbeidsmiljølovens bestmmelser om varsling.
 

Ansvar for gjennomføring

Varslingsgruppa har ansvaret for saksbehandling av varslingssaker frem til saken overføres til linja eller er avsluttet. 

 

Beskrivelse

Slik går du frem som leder dersom du mottar et varsel

  1. Kontakt varslingsgruppen ved å gå inn på varslingskanalen på kommunens intranettside. Fyll ut så mye informasjon om saken som du kan. Vær obs på å ikke oppgi varslerens navn eller andre opplysninger som kan identifisere varsleren dersom vedkommende ønsker å være anonym.

  2. Informere varsleren om kommunens behandling av saken.

 

Saksbehandling i varslingsgruppen

Når det meldes inn en varslingssak skal varslingsgruppen:

  1. Registrere og arkivere alle saker som meldes inn (iht. arkivloven). Alle varsler skal tas håndteres innen rimelig tid. Varslingsgruppen er ansvarlig for at kommunens aktivitetsplikt blir ivaretatt.
  2. Vurdere habilitet i tråd med bestemmelsene i forvaltningsloven. Varsleren har rett på kildebeskyttelse i varslingsgruppen.
  3. Opptre helt uavhengig.
  4. Avgjøre om saken er en varslingssak, og avklare den videre saksbehandlingen som skal gjøres i henhold til gjeldende lover og retningslinjer. Det er essensielt at varslingsgruppen håndterer alle henvendelser konfidensielt.
    1. Dersom saken ikke er en varslingssak, lukkes saken med melding til varsler om dette.
    2. Dersom varslingsgruppen vurderer at dette er en avvikssak/klage blir det gitt informasjon til varsler om dette, med anbefaling om hvordan saken kan meldes videre.
    3. Dersom saken er en varslingssak, er varslingsgruppens hovedansvar å saksbehandle saken, beskrevet i punktene under her.

Varslingsgruppen skal i varslingssaker:

  1. Gi den medarbeider(e) det eventuelt varsles om anledning til å kommentere varselet (kontradiksjonsprinsippet). Gi også vedkommende mulighet til å involvere sin tillitsvalgt eller en annen tillitsperson.
  2. Sikre at både omvarslet og varsler blir ivaretatt.
  3. Sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst og dokumentert. Varslingsgruppen vurderer om andre interne og/eller eksterne aktører skal bistå.
  4. Kartlegge fakta i saken, eksempelvis;
    • Varslingsgruppen (hele eller deler av gruppen) kan intervjue varsler og omvarslet, som et ledd i innledende undersøkelse.
    • Utarbeide mandat for hva som skal kartlegges.
    • Avklare hvem som skal kartlegge/undersøke hva som har skjedd.
    • Sende mandat (og evt. gjennomgå dette med undersøkerne før jobben starter) til de som skal undersøke saken videre. Undersøkerne skal rapportere funn tilbake til varslingsgruppen.
    • Verneombud kan være observatør i kartlegging/undersøkelser, men intervjuobjekt avgjør om verneombud skal være tilstede.
  5. Vurdere så tidlig som mulig om forholdet må politianmeldes dersom straffbare forhold mistenkes. Se, Håndtering av mulige straffbare forhold begått av ansatte - prosedyre
  6. Sikre en koordinert saksbehandling i komplekse saker, linjen skal ikke fratas sitt ansvar. 
  7. Skriftlig, eller muntlig, opplyse varsler og omvarslet om fremdriften i saken. Første tilbakemelding til varsler skal foreligge senest innen 10 virkedager. I saker som gjelder arbeidsmiljø avklarer varslingsgruppen informasjonsplanen sammen med linjen.
  8. Avgjøre sakene innen rimelig tid. Varslingsgruppen begrunner avgjørelsen i saken så langt det er mulig.
  9. Sikre ivaretakelse av varsleren, og presisere overfor linjen at varsler ikke skal utsettes for gjengjeldelse (jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-2). Varsleren kan på ethvert trinn i saken kontakte varslingsgruppa for å gi nye opplysninger eller andre tilbakemeldinger i saken. Dette gjelder uavhengig av om saken er sendt tilbake til linjen for oppfølging, og selv om behandlingen av saken er avsluttet. Varsleren oppfordres til å melde enhver mistanke om gjengjeldelse inn til varslingsgruppen.
  10. Fremlegge en vurdering av saken (etter at nødvendige undersøkelser er gjennomført) for aktuell direktør. Når aktuell linje overtar ansvaret for videre oppfølging av saken skal varslingsgruppen forelegges en plan for arbeidet. Varslingsgruppen har kun en rådgivende funksjon, men har mandat til å etterspørre status og oppfølging på aktuelle saker.
  11. Lukke saken dersom varselet ikke kan sannsynliggjøres, eller dersom varslingsgruppens egne undersøkelser ikke kan bekrefte varselet (i tråd med personopplysningsloven).
  12. Kommuneadvokaten kan konsulteres og bidra i saker ved behov.
  13. Hensynet til konfidensialitet må hele tiden avveies mot lovverket (forvaltningslovens og offentlighetslovens bestemmelser om taushetsplikt).
  14. Kommunedirektøren beslutter hvem som uttaler seg til media i varslingssaker.
  15. Varslingsgruppen orienterer kommunedirektør, kommunerevisjon, organisasjonsdirektør og sentralt hovedverneombud. Det er kommunerevisjonens ansvar å orientere kontrollutvalget, i den grad dette anses nødvendig.
  16. Det rapporteres månedlig til de nevnte i pkt. 15, og det legges opp til oppdateringsmøter ved behov.
  17. Sentralt hovedverneombud inviteres til alle møtene i varslingsgruppen, som observatør på saker som er relatert til arbeidsmiljøet. I begynnelsen av hvert møte avklares hvilke saker som er arbeidsmiljørelaterte. Sentralt hovedverneombud fratrer dersom det ikke er aktuelle saker. 
  18. Sentralt hovedverneombud har rett til fullt innsyn i alle saker.
  19. Ved dissens oversendes saken til organisasjonsdirektøren for avklaring.

 

Varslingsgruppens sammensetning

Kommunens varslingsgruppe består av fire faste medlemmer som utpekes av kommunedirektøren. Ved utpeking legges det vekt på at medlemmer i gruppen har kompetanse som kan anvendes på kommunenivå, eksempelvis økonomisk, HR-faglig og juridisk kompetanse. Det må også vektlegges at medlemmene til sammen innehar tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre saksbehandling av varslingssakene.

Kommunedirektøren utpeker leder av varslingsgruppen, sekretær, faste medlemmer og eventuelle varamedlemmer og må sikre at ingen medlemmer risikerer dobbeltrolle i gruppen. Kommunedirektøren kan ved behov beslutte å utvide varslingsgruppen med flere medlemmer.

Varslingsgruppens medlemmer må vurdere sin habilitet i hver sak.

Medlemmene utpekes for en periode på 4 år.

 

Personalsaker

Varslingssaker kan ende opp som personalsaker, enten når det gjelder varsler eller til den/de det er varslet på. Personalsaker kan også endre karakter til å bli en varslingssak og det kan også oppstå varslingssaker på siden av, eller relatert til en personalsak. Det er viktig med god dialog i slik saker for å unngå dobbeltarbeid og eventuelle uklarheter. Personalsjef kan konsulteres i alle saker som gjelder kommunens ansatte.

 

Varsling på kommunedirektøren

Dersom det kommer varsling på kommunedirektøren, eller kommunedirektøren er inhabil i saken, skal ordfører kontakte kommunerevisjonen og avklare videre håndtering av saken.

 

Varslingsgruppens medlemmer

Varslingsgruppa - medlemmer

 

Årsrapportering

Varslingsgruppen utarbeider årsrapport der sakene i kalenderåret omtales generelt. Rapporten skal være utarbeidet innen utgangen av januar hvert år og distribueres til kommunedirektør, organisasjonsdirektør og sentralt hovedverneombud.

 

Vedlegg og referanser

Reglement for varsling for ansatte og folkevalgte i Kristiansand kommune