Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å sikre felles forståelse av hva en årsrapport er, hvem som er målgruppe, hvem som er avsender og hvordan kommunens årsrapport utarbeides.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder for saksbehandlere for områdenes årsrapporter, medlemmer i redaktørgruppen for kommunens samlede årsrapport, sentrale rådgivere i områdene og andre ansatte som bidrar med innhold til kommunens årsrapport.
Ansvar for gjennomføring
Virksomhetsstyring koordinerer arbeidet med kommunens årsrapport. Redaktørgruppen er ansvarlig for å utforme kapitlene som omhandler hele kommunen. Saksbehandler for det enkelte område er ansvarlig for å utforme områdekapitlene.
Beskrivelse
1. Årsrapportens formål, målgruppe og avsender
- Årsrapporten: svarer ut økonomiplanens aktuelle år gjennom å gi et samlet og helhetlig bilde av kommunens aktiviteter og resultater - både gjennom omtale og i økonomiske tall for året som har gått. Målet er en rød tråd fra kommuneplans mål og prioriteringer i økonomiplan til resultatvurderinger i årsrapporten. Årsrapporten er også et viktig grunnlag for neste års rullering av økonomiplanen.
- Formålet med teksten i årsrapporten: konkret og tydelig vurdering av resultatoppnåelse i det året rapporten gjelder for. Det betyr også at generelle beskrivelser og prosa skal minimeres. Årsrapporten er en resultatrapport, i motsetning til tertialrapportene som er avviksrapporter.
- Målgruppe: først og fremst politikerne, men også innbyggere og ansatte.
- Avsender: kommunedirektøren. Det betyr at det er kommunedirektørens vurdering som skal fremkomme i teksten.
2. Innhold i årsrapporten
Årsrapporten skal redegjøre for (hentet fra kommuneloven § 14-7):
a) forhold som er viktige for å bedømme den økonomiske utviklingen og stillingen, og om den økonomiske utviklingen og stillingen ivaretar den økonomiske handleevnen over tid
b) vesentlige beløpsmessige avvik mellom årsbudsjettet og årsregnskapet, og vesentlige avvik fra kommunestyrets premisser for bruken av bevilgningene
c) virksomhetens måloppnåelse og andre ikke-økonomiske forhold som er av vesentlig betydning for kommunen eller innbyggerne
d) tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard
e) den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling
f) hva kommunen gjør for å oppfylle arbeidsgivers aktivitetsplikt etter likestillings- og diskrimineringsloven § 26.
Kristiansand kommunes årsrapport svarer også ut følgende lovkrav:
- Internkontroll (kommuneloven § 25): Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret om internkontroll og om resultater fra statlige tilsyn minst én gang i året. I Kristiansand gjøres dette i kommunens årsrapport. Det er de viktigste punktene fra kommunedirektørens evaluering av internkontroll i områdene som omtales i årsrapporten.
- Likestilling og ikke-diskriminering (Aktivitets- og redegjørelsesplikten (ARP) i tjenester og forvaltning): (likestillings- og diskrimineringsloven § 24): Alle offentlige myndigheter har en plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering i tjenester og forvaltning. Konkret betyr det at kommunen skal vurdere situasjonen, iverksette tiltak og jobbe forebyggende for likestilling og mot diskriminering, selv om det ikke er avdekket at noen diskrimineres.
For detaljert oversikt over årsrapportens kapitler og innhold - se dokumentet Årsrapportens disposisjon og innhold - veileder (Ikke tilgjengelig).
3. Verktøy i arbeidet med årsrapporten
- Rapportering: all rapportering skjer i Styringsportalen. Årsrapporteringen foregår i første halvdel av februar hvert år. Her kan du lese mer om hva det rapporteres på ved årsslutt: Styringsdialog og rapportering mellom ledelsesnivå - prosedyre
- Produksjon og fremstilling: årsrapporten produseres og presenteres i Framsikt. Virksomhetsstyring bygger den overordnede strukturen/innholdsfortegnelsen i systemet og sørger for at relevant informasjon fra statistikk og årsrapporteringen i Styringsportalen legges inn i Framsikt før redakørgruppen og områdenes saksbehandlere bearbeider og ferdigstiller innholdet.
4. Struktur og roller
Årsrapporten består av felleskapitler og områdekapitler.
Felleskapitlene omtaler kommunen som helhet. En sentral redaktørgruppe er ansvarlig for utarbeidelsen av felleskapitlene:
| Felleskapitler | |
| Deltaker i redaktørgruppen: | Ansvarlig for blant annet: |
| Camilla Aarnes (Org) | Arbeidsgiverfeltet |
| Kristin Skodje (SI) | Oppfølging av kommuneplanens samfunnsdel |
| Helene Spigseth Iglebæk (BYS) | Klima og miljø |
| Kristin Skjelbred (Øk) | Kvalitetsbevisst og utviklingsorienert kommune |
| Helene Meland og Kristine Knutsen (Øk) | Koordinerer arbeidet med årsrapporten |
Se Årsrapportens disposisjon og innhold - veileder (Ikke tilgjengelig) for fullstendig oversikt over kapitlene.
Områdekapitlene er hvert områdes årsrapport. Områdenes årsrapport legges fram for hvert av hovedutvalgene i siste halvdel av april/begynnelsen av mai. Hvert område er ansvarlig for utarbeidelsen av sin årsrapport. Denne inngår som eget kapittel i kommunens samlede årsrapport til bystyret. Det er områdets koordinator i Økonomistyring som er saksbehandler for områdets årsrapport. Denne må dermed sørge for koordinering av arbeidet med, forankring og ferdistillelse av rapporten internt innen angitt frist.
| Områdekapitler | |
|---|---|
| Saksbehandler (områdets koorindator i Økonomistyring): |
Fra område: |
| Iselin Kanestrøm | Organisasjon |
| Iselin Kanestrøm | Økonomi |
| Sturle Fjelland | Samhandling og innovasjon |
| Gro Heidi Øigarden | Oppvekst |
| Birgit Tveit Sæbø | Helse og mestring |
| Søren Sverdrup Lund | Kultur og innbyggerdialog |
| Marit Borgenvik | By- og stedsutvikling |
5. Tidslinje i årsrapportarbeidet
Tidslinjen over er ment å angi et oversiktsbilde over omtrentlige tidspunkt for frister. Tidslinje med konkrete datoer utarbeides hvert år, og deles i teamet "Årsrapport" i Teams. Denne tilpasses fri- og helligdager rundt påske mm.
I tabellen under listes utfyllende informasjon om aktiviteter og ansvarlige i tidslinjen:
| Måned | Dato | Aktivitet | Ansvarlig |
| Desember | Gjennomgå innhold, ansvarlige mm og eventuelt revidere dokumentene Utarbeidelse av årsrapport - prosedyre og Årsrapportens disposisjon og innhold - veileder (Ikke tilgjengelig). | Virksomhetsstyring | |
| Kvalitetssikre og oppdatere excel-arket med frister og nøyaktige datoer over skrivefrister og politiske behandlinger i hovedutvalg, formannskapet og bystyret. | |||
| Første halvdel | Redaktørgruppens oppstartsmøte. Gjennomgå og diskutere leveranser, ansvarlige og frister. | Virksomhetsstyring | |
| 20. | Frist for å spille inn forankrede endringsønsker til oppsett/struktur og uttrekk i Styringsportalen. Endringene dokumenteres i Utarbeidelse av årsrapport - prosedyre og Årsrapportens disposisjon og innhold - veileder (Ikke tilgjengelig). | Saksbehandler i områdene | |
| Januar | Digitalt informasjonsmøte med saksbehandlere og sentrale bidragsytere fra områdene og evt redaktørgruppen. Gjennomgang av innhold, verktøy og frister. | Virksomhetsstyring | |
| Februar | Første halvdel |
Årsrapportering i Styringsportalen. Personer som er ansvarlige for rapportering på et eller flere elementer får varsel om dette på epost fra styringsportalen@kristiansand.kommune.no. Direktørenes rapporteringsfrist er ca. 16.februar. |
Rapporteringsansvarlige |
| 3 dager etter direktørenes rapporteringsfrist. | Statistikk og innhold fra årsrapportering er overført fra Styringsportalen til Framsikt. | Virksomhetsstyring | |
| Siste halvdel |
Områdenes kapittel/årsrapport ferdigstilles med utgangspunkt i grunnlaget som er overført fra Styringsportalen. Områdene vurderer hva som beholdes, hva som fjernes og hva som videreforedles av dette grunnlaget. Det finnes flere tema som skal svares ut av områdene hvor det ikke hentes informasjon fra Styringsportalen. Dette skal ferdigstilles til samme frist, men kan ferdigstilles allerede i januar om ønskelig. |
Saksbehandler i områdene | |
| 22. | Frist, årsregnskap | ||
| Mars | Begynnelsen | Områdenes skrivefrist. På dette tidspunktet skal områdenes kapitler være ferdig skrevet, kvalitetssjekket og tilstrekkelig forankret i eget område. | Saksbehandler i områdene |
| Midten | Tilgjengeliggjøre PDF-er fra Framsikt til områdene (til deres politiske behandling i hovedutvalg). | Virksomhetsstyring | |
| Skrive sak til eget hovedutvalg. Saken legges frem i andre halvdel av april (etter revisjonsberetningen foreligger 15.april og før behandling i Kontrollutvalget i begynnelsen av mai). | Saksbehandler i områdene | ||
| Midten | Skrivefrist i felleskapitlene. | Redaktørgruppen | |
| Midten | Sikre tilstrekkelig balanse, kvalitet og mengde i og mellom felleskapitlene. Gjennomføre møte i redaktørgruppen ved behov for felles gjennomgang av forbedrings- og forkortingsmuligheter. | Virksomhetsstyring og redaktørgruppen | |
| Midten | Foreløpige KOSTRA-tall foreligger. Felleskapittel "Samfunnsutvikling - nøkkeltall og utviklingstrekk" skrives. | Ole Petter Ingvaldsen | |
| ca 21. | Kommunens årsrapport oversendes kommunedirektøren og økonomidirektøren for tilbakemelding og godkjenning. | Virksomhetsstyring | |
| ca 28. | Kommunedirektør og økonomidirektørs frist for å gi tilbakemeldinger på innhold. | Virksomhetsstyring | |
| ca 28.-31. | Siste justeringer etter kommunedirektør og økonomidirektørs tilbakemeldinger. Lage PDF-versjon av årsrapport til revisjonen. | Virksomhetsstyring | |
| senest 31. | Frist for å oversende kommunens årsrapport til revisjonen. Gjøres i P360. | Virksomhetsstyring | |
| April | 1.-15. | Periode hvor revisjonen gir tilbakemeldinger og innspill til administrasjonen/saksbehandlerne på feil/mangler. Saksbehandler må være tilgjengelig og forberedt på å gjøre justeringer/rettinger i årsrapporten i denne perioden. Disse må både gjøres i Framsikt og i PDF-er. |
Saksbehandler i områdene og redaktørgruppen |
| 15. | Revisjonens frist for å avlegge revisjonsberetningen. | Revisjonen | |
| Siste halvdel | Behandling av områdenes årsrapporter i hovedutvalg (orienteringssaker). | Saksbehandler i områdene | |
| 7 dager før møte i Kontrollutvalget | Sende årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning til sekretær i Kontrollutvalget. | Virksomhetsstyring | |
| Dagen før behandling i Kontrollutvalget | Publisere kommunens årsrapport på kommunens hjemmeside. | Virksomhetsstyring | |
| xx dager før behandling i formannskapet | Sak om behandling av kommunens årsrapport i Formannskapet og Bystyret sendes til godkjenning av økonomidirektør og kommunedirektør i P360. Felles saksfremlegg om årsrapport og årsregnskap. | Virksomhetsstyring | |
| Siste halvdel | Lage presentasjon til de utvalg hvor kommunedirektør, økonomidirektør og evt regnskapssjef skal presentere kommunens årsregnskap og årsrapport. Avholde møte med kommunedirektør og økonomidirektør ved behov for felles gjennomgang. | Virksomhetsstyring | |
| Mai | Første uken | Behandling i Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets uttalelse ettersendes/legges ved saken som går til Formannskap og Bystyre. | Virksomhetsstyring |
| Sende ut skriftlig evaluering i Forms til redaktørgruppen og saksbehandlere i områdene. Sammenstill tilbakemeldingene. | Virksomhetsstyring | ||
| Eventuelle evalueringer av prosess og sluttprodukt i relevante fora. Eksempelvis Kvalitetsnettverket, økonomirådgivere, revisjonen. | Virksomhetsstyring | ||
| Dagen før behandling i Formannskapet | Publisere nyehtssak om årsrapporten på Innafor og utafor. | Virksomhetsstyring | |
| Ca uke 19 | Behandling i Formannskapet. | Virksomhetsstyring | |
| Ca uke 21 | Behandling i Bystyret. | Virksomhetsstyring | |
| Juni | Maksimalt 30 dager etter behandling i bystyret | Sende vedtatt årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning (evt. nummererte brev) og kontrollutvalgets uttalelse sendes Statsforvalter snarest mulig og senest 30 dager etter at det er vedtatt av kommunestyret. Sendes i P360 som respons på brev fra Statsforvalteren i Agder hvert år. | Virksomhetsstyring |
| Oppsummere forbedringsmuligheter etter de tilbakemeldingene som er gitt i evt evalueringsarbeid. | Virksomhetsstyring |
Definisjoner
Vedlegg og referanser
Styringsdialog og rapportering mellom ledelsesnivå - prosedyre