Dokumentstyring i Organisasjon - prosedyre v. 2.1

Hensikt

Avklare dokumentgodkjenning og eierskap til støttemenyer i området organisasjon slik at innholdet i dokumenter hvor organisasjon har det faglige ansvaret til enhver tid er oppdatert, underlagt styring og distribusjon.

 

Gjelder for

Alle ansatte i område organisasjon.

 

Beskrivelse

 

Som hovedregel gjelder følgende godkjenningsnivå for organisasjon for dokumenter som gjelder hele kommunen: 

  • Policy: Kommunedirektør 

  • Reglement og særavtaler: Organisasjonsdirektør 

  • Prosedyre: kommunalsjefnivået

  • Prosesstegbeskrivelser og prosesskart hovedprosess: kommunalsjefnivået

  • Prosesskart delprosess: områdeadministrator for Kvalitetssystemet

  • Forside HMS-meny: organisajonsdirektør og HMS-rådgiver

  • Forside støttemeny Informasjonssikkerhet og personvern, Beredskap: organisasjonsdirektør og områdeadministrator for Kvalitetssystemet

  • Forside støttemeny HR: HR-sjef og områdeadministrator for Kvalitetssystemet

  • Skjemaer og maler: kommunalsjefer, avdelingsledere, HMS-rådgiver og områdeadministrator for Kvalitetssystemet

  • Lover, nettsider etc: HMS-rådgiver og områdeadministrator for kvalitetssystemet   

Ved tvil avklarer kommunalsjef prosess med organisasjonsdirektør. Den som skal godkjenne dokumentet i Kvalitetssystemet er eier av dokumentet. Ansatte med skrive- og godkjenningstilgang er ansvarlig for det faglige innholdet og skal sikre at dokumenter opprettes i tråd med regler for opprettelse av dokumenter Alle som skriver dokumenter i Kvalitetssystemet, skal følge Dokumentskriving - veileder for dokumentskrivere.

Eier av et dokument er ansvarlig for å sikre at dokumentet har vært gjennom riktig godkjenningsprosess (politisk behandling, hovedarbeidsmiljøutvalget, kommunedirektørens ledergruppe, samt eventuelle interne høringer/interne avklaringer, før dokumentet godkjennes i Kvalitetssystemet.  

 

Eierskap til støttemenyer: 

Det er kommunalsjefnivået som eier støttemenyer. 

HR: HR-sjef

HMS: Organisasjonsdirektør 

Saksbehandling: Leder dokumentsenteret

Informasjonssikkerhet og personvern: Organisasjonsdirektør 

Beredskap: Organisasjonsdirektør 

 

Eier av støttemenyen er ansvarlig for å: 

  • Ha oversikt over hvilke dokumenter som skal være i de ulike menyen 

  • Ha oversikt over hvem som er dokumentadministrator og hvem har fagansvaret (forfatter) for hvert enkelt dokument der dette ikke er samme person 

  • Sikre at nytt eller endring i regelverk blir ivaretatt i reglementer/prosedyrer 

  • Avklare hvem som skal eie dokumenter som naturlig hører hjemme i flere menyer

  • Sørge for at innholdet i menyene blir kommunisert til ansatte og ledere

 

Definisjoner

 

Vedlegg og referanse

Dokumentstyringsprosedyre

Dokumentskriving - veileder for dokumentskrivere