Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan dokumenter i Kristiansand kommunes kvalitetssystem opprettes, utformes og revideres.
Dette er en veileder for ansatte og ledere som skal være dokumentadministratorer eller godkjenne dokumenter i Kvalitetssystemet. Det vil også være relevant for de som skal være med i arbeidsgrupper og høringsrunder for dokumenter i Kvalitetssystemet.
Gjelder for
Denne veilederen er relevant for alle som skal skrive dokumenter i kommunens Kvalitetssystem, både dokumentadministratorer og andre bidragsytere.
Opprettelse av dokumenter
Før du oppretter nye dokumenter
Før et nytt dokument opprettes må dokumentadministrator kunne svare på disse spørsmålene:
- Hva er det viktigste budskapet du ønsker å få frem i det nye dokumentet, og hvem er målgruppen?
- Dette har mye å si for hvilket språk man bruker og om dokumentet skal være lokalt eller globalt.
- Er det et behov for det dokumentet som skal opprettes? Finnes dette dokumentet fra før?
- Er behovet dekket av allerede eksisterende dokumenter i Kvalitetssystemet?
- Kan behovet for det nye dokumentet løses ved å legge inn informasjonen i et dokument som eksisterer allerede?
- Er det nye dokumentet i tråd med overordnede dokumenter?
- Nye dokumenter skal ikke ha innhold som er motstridende innhold i andre styrende dokumenter og skal alltid være i henhold til overordnede dokumenter i dokumentstrukturen.
- Beskriver det nye dokumentet noe som allerede er beskrevet?
- Sjekk hva som andre dokumenter (inkl. overordnede dokumenter) sier om det temaet/den aktiviteten dokumentet ditt handler om.
- Dersom du beskriver noe som vil på virke andre deler av organisasjonen skal dette forankres så tidlig som mulig - det skal ikke godkjennes og publiseres før forankringen er gjort.
- Informasjon fra andre dokumenter i Kvalitetssystemet skal ikke kopieres, men heller refereres til med en lenke eller henvisning. Dette kravet skal hindre at vi må vedlikeholde informasjon flere steder når informasjonen endres.
- Hvilken dokumenttype skal dette være?
- De ulike dokumenttypene dekker ulike behov.
- Hvor i Kvalitetssystemet skal man kunne finne dokumentet?
- I en meny eller som en lenke fra et annet dokument eller prosesskart?
- I en meny eller som en lenke fra et annet dokument eller prosesskart?
Ved utarbeidelse av nye prosesskart, reglementer, instrukser og policyer må områdeadministrator eller toppadministrator involveres da dette er krevende dokumenttyper å utarbeide.
I de neste avsnittene beskrives det hvordan de ulike feltene fylles ut når et dokument skal opprettes. Se også Kvalitetssystemet - e-læring (Ikke tilgjengelig) for ytterligere veiledning.
Skriveregler for dokumenter
Ispråkprofilenkan vi lese at Kristiansand kommune skal være en "klarspråkkommune". Dette gjelder også dokumentene i Kvalitetssystemet, og skrivereglene i språkprofilen skal følges for alle dokumenter og annet innhold.
Noen av de viktigste skrivereglene vi skal ha med oss fra språkprofilen er:
Disse hjelper oss med å oppfylle målet om at innhold i Kvalitetssystemet skal være enkelt å forstå for de som skal bruke det (mål for dokumentstyring).
Titler
Tittelen på dokumentet skal bygges opp etter denne regelen: Emne – dokumenttype – innhold (den siste er valgfri).
- Emne: forteller hva det handler om (eks. dokumentstyring, ansettelse, brukerundersøkelser, avvik o.l.)
- Dokumenttype: hvilken dokumenttype er det (eks. prosedyre, policy)
- Innhold: utdyping av hvilke aktiviteter/faser o.l. dokumentet beskriver (eks. forebygging, behandling)
Eksempler på titler:
- Dokumentstyringsprosedyre
- Smittehåndteringsprosess
- Delegering - prosedyre for vedlikehold av KF delegering
Unngå titler som begynner med «Prosedyre for …», «Bruk av …» o.l.
Nøkkelinfo (metadata for dokumenter)
Dokumenttyper
Ved opprettelse av et nytt dokument skal det velges en dokumenttype. Se oversikt over de ulike dokumenttypene her.
I Kvalitetssystemet finner du maler for de ulike dokumenttypene. Som hovedregel skal alle dokumenter benytte seg av mal. Dersom denne regel skal fravikes, gjøres dette i samråd med område-administrator. Det er godkjenner av prosedyren som sikrer at malene er brukt riktig.
Det er kun fagsystemansvarlig som, i samarbeid med systemeier, har myndighet til å opprette og redigere maler i kvalitetssystemet.
Enhet og dokumentkategori
Mye av funksjonaliteten vi bruker i dokumentstyringen i Kvalitetssystemet bestemmes ut fra hvilken enhet(er) og dokumentkategori(er) vi knytter dokumentet til. Det er disse to egenskapene vi bruker for å styre dokumentet inn mot de riktige brukerne og derfor er det viktig at dette blir registrert riktig.
Enhet
Dokumenter som gjelder for alle ansatte eller alle ledere skal knyttes til enheten Kristiansand kommune. Dette er globale dokumenter. Dokumenter som kun gjelder noen ansatte eller ledere skal knyttes til den eller de enhetene dokumentet gjelder. Dette er lokale dokumenter.
Dersom dokumentet kun gjelder f.eks. to av fem enheter i et kommunalsjefområde velger du kun de enhetene dette gjelder.
Valget "Kun tilgjengelig for valgte enheter" vil gjøre at dokumentet skjules for andre enheter enn de som er valgt. Dette valget skal kun brukes unntaksvis, og skal ikke brukes uten å avklare med områdeadministrator.
Dokumentkategori
Dokumentkategoriene er en hierarkisk struktur som setter dokumentene i system. Dokumenter skal knyttes til den eller de dokumentkategorien de naturlig tilhører. For spørsmål om hva som er riktig tilknytning ta kontakt med din områdeadministrator.
Ansatte kan finne dokumenter i dokumentkategorimenyen til venstre i vinduet i visningsdelen. Se ikonet under som er markert i rødt.
Alle dokumenter som er tilknyttet støtteprosesser eller ledelses- og styringsprosesser skal knyttes til dokumentkategoriene som ligger under kategoriene "Støtte" eller "Ledelse og styring". Områdene skal som hovedregel ikke lage egne kategorier for fagområder som overlapper med disse kategoriene (f.eks. personal). Slike dokumenter skal knyttes til kommunens felles dokumentkategorier og lokale enheter. Minstekravet er at dersom områdene har behov for slike kategorier skal kommunens overordnede kategorier benyttes i tillegg til de lokale.
Bakgrunnen for dette kravet er at kommunedirektøren skal få en bedre oversikt over hvordan internkontrollen er dokumentert i hele kommunen, i tillegg til at det blir mulig å samle globale og lokale dokumenter for en enhet i samme visning.
Det er kun toppadministrator og områdeadministrator som skal opprette og endre dokumentkategorier. Alle dokumentkategorier skal som hovedregel være globale.
Tilgang
Tilgang gir deg mulighet til å angi hvem som skal ha leserettigheter til et dokument i dokumentkategoriene i visningsdelen. Standardoppsett er «Alle».
Varsling
Varsling styrer hvem som får dokumenter under nye dokumenter.
Revisjonsnummer
Revisjonsnummeret viser hvilken versjon dokumentet er på. Ved opprettelse av et nytt dokument skal revisjonsnummeret være 1.0 (slik systemet foreslår).
Når et dokument revideres, skiller vi på mindre og betydelige endringer. Mindre endringer vil være små justeringer på innhold (eks. skrive feil), oppdatering av lenker, o.l. Betydelige endringer vil være nytt innhold, nye emner som legges til eller fjernes, o.l.
Gyldig fra
Denne settes som hovedregel lik godkjenningsdato.
Dato for «gyldig fra» kan settes senere enn godkjenningsdato noe som kan være aktuelt dersom dokumentet er knyttet til et regelverk som trer i kraft litt frem i tid.
Revisjonsfrist
Standard minimums revisjonsfrist i Kristiansand kommune er satt til 3 år. Noen dokumenter vil ha behov for en kortere revisjonsfrist og dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle, gjerne sammen med den som skal godkjenne dokumentet.
Valget "Aldri" under revisjonsfrist skal kun brukes unntaksvis, og da i samråd med administrator for området. Et dokument med revisjonsfrist "Aldri" vil ikke få noen faste evalueringer eller revisjonspåminnelser, og det er da en risiko for at dokumentet blir utdatert og får feil innhold.
Hva skjer etter revisjonsfristen
Denne bør settes til; "Dokumentet er fortsatt gyldig, men merkes med en advarsel".
Forfatter
De som har vært med på å utarbeide dokumentet kan skrives inn i dette feltet, men det er valgfritt.
Utarbeidet ved enhet
Angis som den enheten som «eier» dokumentet. Dette henger sammen med hvem som er dokumentadministrator og hvem som godkjenner dokumentet.
Søkeord
Det kan legges inn ekstra søkeord i dokumentet, men da må det være ord som ikke brukes i tittelen eller innholdet (det er søkbart allerede). Når man bruker denne funksjonen bør det være ord som er særlig relevant for innholdet i dokumentet. Dersom vi ikke bruker dette målrettet, vil det gjøre søkefunksjonen dårligere.
Eks. Kvalitetssystemet søker nøyaktig etter de ordene du skriver inn i søkeboksen i visningsdelen. Et søk etter ordet «bil» vil ikke inkludere «bilene» eller «biler» uten at du legger til en * (asterisk).
Yrkesgrupper og Grupper
Bruk av Yrkesgrupper og Grupper for dokumenter bør avklares med områdeadministrator (eller toppadministrator).
Øvrige valg
Dokument under utforming tilgjengelig for andre i arbeidsdelen
Når dette valget er huket av kan kollegene dine se dokumentet mens det er under utforming. Fordelen med å ha dette synlig er at det er mulig å se dokumentet uten at det er opprettet en arbeidsgruppe eller høringsrunde. En annen fordel er at to kolleger da kan oppdage om de holder på å opprette samme dokument.
Vis lenke for utskrift
Bør være huket av slik at vi kan lenke til dokumentet som kan brukes på f.eks. Innafor.
Søkbart fra visningsdelen
I søkefeltet i visningsdelen kan man søke etter godkjente dokumenter. Dette er en standardinnstilling som kan endres under Egenskaper.
Kan eksporteres
Noen av dokumentene i Kvalitetssystemet blir delt med andre organisasjoner og personer utenfor kommunens organisasjon. For at dette skal være mulig må dette valget være huket av. Dette er nærmere omtalt i denne prosedyren. (Ikke tilgjengelig)
Kan registrere melding fra dokument
Denne funksjonen er ikke i bruk per i dag.
Dokumentattributter
Bruk av dokumentattributter må avklares med områdeadministrator.
Godkjenning av dokumenter
Godkjenning av dokumenter gjøres av brukere med godkjenningsmyndighet. Dette er definert i dokumentstyringsprosedyren. I praksis lager dokumentadministrator en godkjenningsrunde med hvor riktig bruker får dokumentet til godkjenning.
Endring av dokumenter (revidere)
Endring og revisjon av dokumenter er omtalt i kommunens Dokumentstyringsprosedyre. Ved utgått revisjonsfrist, får du som dokumentadministrator opp dette bildet:
- Lag ny revisjon - dersom det er behov for å gjøre endringer i dokumentet.
- Endre revisjonsfristen - dersom det ikke er behov for å gjøre endringer i dokumentet.
- Start utfasingsrunde - om dokumentet skal fjernes. Se utfasing for mer informasjon.
Den som har godkjent dokumentet må verifisere disse valgene i ulike "runder".
Valget "Ikke utfør" noen handling skal ikke brukes uten å avklare med områdeadministrator.
Implementering (Lest og forstått)
Under Egenskaper i menyen til venstre når du arbeider på et dokument, finner du menyvalget Implementering. Dette er en funksjon for å kunne registrere hvilke ansatte som har bekreftet å ha Lest og forstått dokumentet. Dokumentadministrator må avklare bruk av denne funksjonen med sin administrator.
Dokumenttyper
Denne oversikten viser hvilke dokumenttyper som brukes i Kristiansand kommune.
|
Type dokument |
Beskrivelse |
|
Policy |
Denne dokumenttypen bruker vi for å beskrive overordnede føringer og prinsipper for det fagområdet policyen gjelder. Dette er en overordnet dokumenttype, og skal ikke benyttes på lavere nivå enn kommunalsjefområde (nivå 2). En policy skal også tydeliggjøre roller og ansvar gjennom å definere hvem som har ansvaret for hva innenfor det aktuelle området. Policydokumenter skal etableres der hvor det er hensiktsmessig, og der hvor risikoen er størst for å ikke nå målene for internkontrollen. |
|
Reglement |
Dette dokumentet bruker vi for å beskrive en samling av nedskrevne bestemmelser for orden og/eller tjenester for en viss virksomhet. Reglene er bindende for den eller de som omfattes av reglementet. Eksempler: ordensreglement, delegasjonsreglement, reglement for kurs/arbeidstid/reiser, IT-reglement osv. |
|
Prosedyre |
Dette dokumentet bruker vi for å beskrive oppgaver, aktiviteter eller en prosess som skal utføres i arbeidet. Dette gjelder både tjenester som leveres til innbyggerne, og oppgaver og aktiviteter som utføres internt i kommunen. Dokumentet beskriver også hvilken rekkefølge disse skal utføres i, krav til utførelse og hvem som har ansvaret for å utføre dem. En prosedyre er det samme som en rutinebeskrivelse. |
| Prosess | En prosess er en beskrivelse av en kjede med aktiviteter som fører til et bestemt resultat. Vi kaller disse aktivitetene for prosessteg. Hvert prosessteg har definerte forutsetninger (inngangsfaktorer) som må være oppfylt før prosessteget kan begynne. Prosessteget skal føre til et bestemt resultat, og prosessteget er ikke ferdig før dette resultatet er oppfylt. |
|
Instruks |
Hvis det skal utføres arbeid som kan innebære særlig fare for liv eller helse, skal det utarbeides en skriftlig instruks om hvordan arbeidet skal utføres og hvilke sikkerhetstiltak som skal iverksettes. Instruksen beskriver og fastlegger ansvar og myndighet. En instruks skal ikke fravikes. |
| Retningslinjer | Angir prinsipp og ramme for utførelse av en aktivitet eller en prosess. En retningslinje beskriver ikke trinnene i utførelsen, men angir retning og rammer. |
| Veileder | Dette er en dokumenttype som varierer ifra egenproduserte dokumenter til eksterne dokumenter som inneholder mer utfyllende informasjon om et fagfelt, fremgangsmåte eller en praksis. Krav skal som hovedregel ikke stå i veiledere. Kommunens krav skal dokumenteres i dokumenttypene policy, reglement, prosedyre, prosess eller instruks. |
Utfasing av dokumenter
Dersom det ikke lenger er et behov for dokumentet, skal det fjernes fra visningsdelen av kvalitetssystemet. Dokumentet settes da til utfasing. Dette er en viktig del av dokumentstyringen og sikrer at vi ikke har ugyldig informasjon som kan villede våre ledere og ansatte. Dersom dokumentet skal erstattes av et helt nytt dokument, men fortsatt omhandler samme tema og skal ha samme relasjon til andre dokumenter, bør man heller velge å lage en 2.0-revisjon (eller høyere) av dokumentet og importere/redigere inn det nye innholdet. Dette gjelder også dersom man bytter dokumenttype og filtype.
Valget Utfasing finner du nederst i dokumentmenyen til venstre i vinduet når du er inne på et dokument i arbeidsdelen.
Arkivering
Se arkivering av dokumenter i dokumentstyringsprosedyren for mer informasjon.
Definisjoner
Administrator: er en type rolle i Kvalitetssystemet, og vi har 3 varianter av disse; toppadministrator, område-administrator og kommunalsjefområde-administrator. Toppadministrator er fagsystemansvarlig. Områdeadministrator har alle rettigheter som toppadministrator, fra kommunalområde nivå og ned. Det samme gjelder for område-administrator. Noen tilganger kan kun gis til hele systemet (globalt), og noen av disse er begrenset til toppadministrator. Oversikt over hvem som er administrator for områdene er beskrevet her.
Dokument: alt materiell og innhold som sier noe om «hvordan vi skal ha det» og «hvordan vi skal jobbe». Eks. prosedyrer, e-læringsvideoer, prosesskart, o.l.
Dokumentadministrator: den som har rettighet til å redigere i dokumentet. Denne kan blant annet invitere andre til å jobbe med dokumentet, og sender dokumentet til godkjenning.
Enhet: I Kvalitetssystemet (EQS) brukes begrepet "enhet" om alle organisasjonselementene. Kan være både kommunenivå, område, enhet, avdeling, osv.
Globale dokumenter: dokumenter som er knyttet til øverste enhet, Kristiansand kommune. Dette dokumentet gjelder da for alle ansatte i hele kommunen og er tilgjengelig for alle. Eksempel: Sykefraværsoppfølging under Personal.
Godkjenner: en bruker i Kvalitetssystemet som har rettighet til å godkjenne et dokument, og dermed gjøre dokumentet gyldig. Ikke alle godkjennere i Kvalitetssystemet har myndighet i Kristiansand kommune til å godkjenne dokumenter selv.
Lokale dokumenter: dokumenter som er tilknyttet en eller flere (ikke alle) enheter i kommunen. Dette dokumentet gjelder da bare et utvalg ansatte og vil ikke komme opp i alle visninger for alle ansatte. Eksempel: Områdenes egne dokumenter som sine tjenester.
Vedlegg og referanser
Kvalitetssystemet - e-læring (Ikke tilgjengelig)