Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å beskrive når man skal benytte rekvisisjon og hvordan de lages i Visma eHandel i henhold til Innkjøpspolicy.

 

Gjelder for

Alle ansatte. 

 

Ansvar for gjennomføring

Ansatte med rolle som rekvirent eller godkjenner i eHandel kan lage rekvisisjoner.

Alle andre ansatte har mulighet til å melde behov i Visma eHandel.

 

Beskrivelse

Når skal man bruke rekvisisjon

Det skal brukes rekvisisjon ved kjøp av varer og tjenester fra leverandører uten innkjøpsavtale, der det er mulig. Unntak fra dette er kjøp med kredittkort, jfr. Kredittkort med firmaansvar - reglement og Bedriftskontoer uten krav til ehandel - prosedyre (Ikke tilgjengelig).

 

Hvordan lages en rekvisisjon

Velg eHandel fra oppstartsbildet i Visma. Velg deretter fanen Formular og så Rekvisisjon.

 

Scroll ned for å fylle inn skjemaet.

I feltet for Leverandør kan du begynne å skrive, så kommer det frem forslag hentet fra leverandørregistret.

Du må vite hvilken leverandør som sender fakturaen for det du skal kjøpe. Hvis du er i tvil eller ikke finner riktig leverandør, kan du kontakte post.regnskap@kristiansand.kommune.no

De leverandørene som kommer frem uten at du fjerner hukket ved siden av Leverandør, er avtaleleverandører med krav til bestilling i eHandel. Ordrene blir sendt automatisk til disse leverandørene når handlevognen er godkjent.

Ved å fjerne hukket foran Leverandør, søker du i alle leverandører som er opprettet i Visma. Når du lager ordre til disse leverandørene, produseres det en rekvisisjon. Denne må du selv levere til leverandøren, den blir ikke sendt automatisk.

Fyll inn de obligatoriske feltene. 

 

Legg merke til feltet for mva.

Her kan du legge inn riktig mva-sats, uavhengig av om det er mva-kompensasjon på kjøpet. Dette er for å unngå differanse mellom summen i handlevognen og summen på fakturaen.

 

Når du har fylt inn alle feltene, klikk på Legg i handlevogn.

 

Artikkellinjen legger seg i handlevognen, men du blir stående i rekvisisjonsskjemaet i tilfelle du skal lage flere linjer.

Dersom du er ferdig, klikker du på Til handlevogn øverst i bildet.

 

Handlevognen fullføres som vanlig. Husk å kontere artiklene.

 

Etter at handlevognen er godkjent, får du en epost om at handlevognen har generert en ordre som må skrives ut og sendes av bruker.

 

 

Innkjøpsordren har nå status Utskrift av innkjøpsordre og skal legge seg under Oppgaver i oppstartsbildet i Visma.

Du kan også hente frem ordren i arkivet i eHandel.

 

Søk frem handlevognen i arkivet. Klikk på handlevognlinjen for å se innkjøpsordren.

Klikk på innkjøpsordren for å åpne den.

 

Skriv ut ordren hvis du skal levere den fysisk til leverandøren i butikk.

 

Du kan også velge å sende innkjøpsordren på epost. Like under Skriv ut finner du valget "Send E-post". Det blir da sendt en epost med innkjøpsordren som vedlegg.

Du kan bare sende denne eposten en gang, for når den er sendt, endrer status på ordren seg slik at dette valget ikke kommer frem.

Vi anbefaler at du sender eposten til deg selv, for så å videresende den til leverandøren. 

Husk at leverandøren må merke fakturaen med ordrenummer fra eHandel og sende EHF-faktura Inngående faktura - prosedyre.

 

 

Definisjoner

 

 

Vedlegg og referanser