Innkjøpspolicy v. 2.0

Hensikt

Hensikten med denne policyen er å beskrive hvilke føringer og prinsipper som gjelder for kjøp av varer og tjenester i kommunen, og hvordan roller og ansvar er fordelt i dette arbeidet.

Policyen skal sikre at alle innkjøp i kommunen gjøres i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser, og at kommunen har god kontroll med innkjøpene som blir gjort.

 

Gjelder for

Policyen gjelder for alle ansatte, men er særlig relevant for ledere og ansatte som gjør innkjøp på vegne av kommunen.

 

Policyens overordnede føringer og prinsipper

Innkjøp av varer og tjenester, bygg- og anleggsarbeider, og konsesjonskontrakter skal gjennomføres i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser, og kommunens interne retningslinjer. Dette er beskrevet i kommunens prosess for kjøp av varer og tjenester,og kommunens anskaffelsesprosess.

Som hovedregel skal alle kjøp gjøres gjennom kommunens innkjøpsavtaler. Der det ikke foreligger avtale og det skal gjennomføres en ny konkurranse skal kommunens anskaffelsesprosessfølges.

Alle kjøp skal godkjennes av ansvarlig leder (med budsjettansvar). Alle varekjøp skal som hovedregel gjennomføres i kommunens elektroniske innkjøpssystem (Visma eHandel) iht. anvisningsreglementet (lenke), mens tjenestekjøp skal kun gjøres i eHandel dersom dette er hensiktsmessig. Ved å bruke eHandel sikrer vi at innkjøpene blir godkjent på riktig nivå, at vi bruker gjeldende innkjøpsavtaler, og riktige bestillings- og leveringsrutiner. Hensiktsmessigheten ved tjenestekjøp i eHandel skal vurderes ut fra disse punktene. For innkjøpsavtaler som gjelder både varekjøp og tjenestekjøp skal eHandel brukes dersom avtalen er registrert som en varekontrakt, og må vurderes ut fra hensiktsmessighet om det gjelder en tjenestekontrakt.

Det er som hovedregel ikke tillatt å kjøpe brukt inventar og utstyr av privatpersoner. Dersom kommunen likefullt må kjøpe fra privatpersoner skal kjøpet gjennomføres i henhold til dette dokumentet.

 

Unntak fra krav til eHandel

Følgende er unntatt bestemmelsen om krav til bestilling i eHandel:

  • bygg- og anleggskontrakter som rapporteres særskilt via andre prosjektstyringssystemer, eksempelvis ISY-prosjektøkonomi
  • interne kjøp
  • kjøp av tjenester fra stat, fylke og andre kommuner
  • kjøp som betales med kredittkort, se Kredittkort med firmaansvar - reglement
  • kjøp som gjøres i henhold til prosedyren for bedriftskontoer (Ikke tilgjengelig)
  • medisiner som pr. i dag bestilles i andre løsninger
  • drivstoff som betales med egne kort for formålet
  • utlegg i henhold til reglementet for refusjon av utlegg
  • skolemelk og -frukt som elevene skal betale for selv, da disse varene ikke skal bestilles og faktureres via skolen
  • Eksempler på tjenester som vurderes som uhensiktsmessig å bestille i eHandel
    • reiser som bestilles i egen portal og inngår i rammeavtale
    • telefoni
    • strøm
    • renovasjon
    • taxiturer
    • husleie og felleskostnader
  • kjøp av brukt fra privatpersoner og leverandører i henhold til veilederen for bruktkjøp

Eventuelle behov for avklaringer rundt krav til eHandel skal rettes til regnskap.

 

Roller og ansvar

Ansvarlig leder

  • Direktørene har overordnet ansvar for at innkjøp gjøres i henhold til føringer og prinsipper gitt i innkjøpspolicyen og gjeldende prosedyrer og rutiner for innkjøp i kommunen
  • Leder med budsjettansvar er ansvarlig for å melde inn behov for bistand til gjennomføring av anskaffelser med anslått verdi fra og med NOK 100.000 eks. mva, til Innkjøp (kommunalsjefområdet i økonomi) dersom det ikke foreligger eksisterende innkjøpsavtale - bruk dette skjemaet: Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig) 
    • for innkjøp i By- og stedsutvikling meldes dette til prosjektstaben i By- og stedsutvikling - Se kontaktinformasjon her.
  • ​Områdespesifikke avtaler skal følges opp av kontraktsansvarlig i området, som blir utpekt av ansvarlig leder ref. kontraktstyring i Helhetlig virksomhetsstyring

Ansvarlig bestiller (ansatt) 

  • Er ansvarlig for å sjekke om det foreligger eksisterende innkjøpsavtale i forkant av kjøp
  • Er ansvarlig for å benytte enhver eksisterende innkjøpsavtale dersom dette foreligger
  • Er ansvarlig for å melde inn behov for bistand for gjennomføring av anskaffelser med verdi fra og med NOK 100.000 eks. mva. til leder med budsjettansvar, dersom det ikke foreligger eksisterende innkjøpsavtale
  • Er ansvarlig for å foreta en forsvarlig vurdering av anskaffelsens verdi 

Innkjøp (kommunalsjefområde i Økonomi)

  • Har ansvar for å utarbeide nødvendig innkjøpsfaglig dokumentasjon og styrende dokumenter for hele kommunen
  • Har fullmakt til og ansvar for å gjennomføre anskaffelser og inngå kontrakter fra og med NOK 100.000 eks. mva. for hele kommunen (ref. Delegering fra kommunedirektøren) og for de enkelte områdene, med unntak av anskaffelser på vegne av By- og stedsutvikling som håndteres av stabsområde prosjekt byutvikling.
  • Har ansvar for å følge opp avtaler som gjelder hele kommunen.

Innkjøpsrådgiver - Innkjøp

  • Er ansvarlig for å lede anskaffelsesprosessen (for etablering av nye innkjøpsavtaler)
  • Skal følge opp at krav til offentlige anskaffelser og kommunens egne krav til anskaffelser blir fulgt.
  • Har ansvar ved avtaleinngåelse for at det er skreddersydde bestillings- og leveringsrutiner for kjøp i eHandel. Avtalen mellom kommunen og leverandør må inneholde utfyllende bestillings- og leveringsrutiner, og som krav må leverandøren kunne håndtere hastebestillinger.

By- og stedsutvikling prosjektstab

  • Har ansvar for å utarbeide nødvendig innkjøpsfaglig dokumentasjon og styrende dokumenter for anskaffelser av tjenestekjøp og utførelse av bygg- og anleggsarbeider, og anskaffelser som reguleres av forsyningsforskriften.
  • Har fullmakt til og ansvar for å gjennomføre alle anskaffelser fra og med NOK 100.000 eks. mva. for By- og stedsutvikling, herunder anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg.
  • Har ansvar for å følge opp avtaler som gjelder hele kommunen som gjelder tjenestekjøp og utførelse av bygg- og anleggsarbeider, anskaffelser som reguleres av forsyningsforskriften, og andre anskaffelser de inngår som skal gjelde hele kommunen (eks. drivstoff).

Innkjøpsrådgiver - By- og stedsutvikling prosjektstab

  • Er ansvarlig for alle konkurranser i området By- og stedsutvikling
  • Er ansvarlig for å lede anskaffelsesprosessen i område By- og stedsutvikling
  • Skal følge opp at krav til offentlige anskaffelser og kommunens egne krav til anskaffelser blir fulgt
  • Har ansvar ved avtaleinngåelse for at det er skreddersydde bestillings- og leveringsrutiner for kjøp i eHandel. Avtalen mellom kommunen og leverandør må inneholde utfyllende bestillings- og leveringsrutiner, og som krav må leverandøren kunne håndtere hastebestillinger.

Regnskap

  • Skal bistå Innkjøp (og By- og stedsutvikling prosjektstab) med å vurdere om nye varekontrakter skal ha krav til bestilling i eHandel, og eventuelt valg av bestillingsmetode.
  • Har fagansvaret for eHandel-systemet. Regnskapssjefen v/ fagsystemansvarlig har ansvar for utvikling, oppfølging og drift av eHandel-systemet.
  • Skal gi opplæring av de som skal ha en rolle i systemet, og gi brukerstøtte
  • Regnskap har ansvar for tilgangsstyring og myndighet til å sette krav til bestillerne og avvise bestillere som heller burde vært behovsmeldere.
  • Har ansvar for å koordinere og utarbeide nødvendig dokumentasjon og styrende dokumenter.
  • Har ansvar for oppfølging av målinger i Styringsportalen samt oppfølging av bruk av eHandel i samarbeid med ansvarlig økonomirådgiver.

 

Eierskap og implementering av policy

Innkjøpspolicyen eies av Kommunedirektøren. Implementeringen skal skje i tråd med beskrivelsen av roller og ansvar i internkontrollpolicyen. Fagansvaret for anskaffelser på kommunenivå er lagt til Innkjøp (kommunalsjefområde i Økonomi), med unntak av tjenestekjøp og utførelse av bygg- og anleggsarbeider, og anskaffelser som reguleres av forsyningsforskriften som er lagt til By- og stedsutvikling prosjektstab.

Ansvarlig leder i virksomhetene må påse at anskaffelser og kjøp av varer og tjenester blir utført i henhold til kommunens styrende dokumenter, herunder prosessene for anskaffelse og kjøp av varer og tjenester.

 

Definisjoner

Anskaffelse: Vi kaller det en anskaffelse når vi skal inngå en ny innkjøpsavtale.

Bestiller: En bestiller (også kalt rekvirent) er normalt tilknyttet et fåtall enheter og kjøper inn til disse. Brukerroller og fullmakter må tildeles. En bestiller behandler behovsmeldinger, bestiller varer og registrerer varemottak. Bestilleren må ha tilgang til kontering og attestering i fakturabehandling. 

Innkjøp: Kjøp av en vare eller tjeneste fra en part utenfor kommunen.

Innkjøpsavtale: En skriftlig avtale om kjøp av varer og tjenester av en bestemt type, fra en (eller flere) bestemt leverandør. 

Konsesjonskontrakter: En konsesjonskontrakt er en tjenestekontrakt eller en bygge- og anleggskontrakt der vederlaget består enten utelukkende av retten til å utnytte tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene eller en slik rett sammen med betaling, og der driftsrisikoen er overført fra oppdragsgiveren til leverandøren (Forskrift om konsesjonskontrakt §1-2).

Ved vurderingen av om en kontrakt er en konsesjonskontrakt, er det ikke hva oppdragsgiver anskaffer som er avgjørende, men hvordan kontrakten er utformet. En konsesjonskontrakt er en kontrakt hvor det er leverandøren og ikke oppdragsgiver som har den vesentlige driftsrisikoen knyttet til tjenesten, bygget eller anlegget som anskaffes.

 

Vedlegg og referanser