Kredittkort med firmaansvar - reglement v. 1.5

Hensikt

Kredittkort med firmaansvar er et kredittkort for enklere betalingstjenester og økt fleksibilitet for ansatte som reiser mye eller til utgifter som ikke kan dekkes ved bruk av kommunens leverandøravtaler eller ved faktura. 

 

Gjelder for

Alle ansatte som er innehaver av kredittkort med firmaansvar.

 

Vedtatt av

Kommunedirektørens ledergruppe, 3.desember 2019

 

Beskrivelse

Myndighet og ansvar ved bestilling og bruk av kort

Kommunedirektør og direktører avgjør hvem som skal ha kredittkort. Dersom aktuell direktør godkjenner forespørselen sendes bestilling til Politisk og administrativt sekretariat v/ senada.t.cembic@kristiansand.kommune.no. Mailen må inneholde:

  • navn 
  • fødselsdato 
  • mobiltelefonnummer
  • mailadresse
  • ansvarsnummer som kredittkortet skal belastes 
  • navn på enheten hvor vedkommende er ansatt
  • påskriften Godkjent av aktuell direktør

Kredittkortene har en kredittgrense på 50 000,- som standard. En eventuell  økning av kredittgrense skal følge kommunens delegeringsreglement.

Politisk og administrativt sekretariat har ansvar for å bestille, si opp og ha oversikt over kredittkort for hele kommunen. Regnskapstjenesten har oppfølgingsansvar for innkjøpsavtalen.  

 

Bruk av kredittkort

Kredittkortet eies av Kristiansand kommune og kortinnehaver er personlig ansvarlig for bruk og oppbevaring på en trygg måte i tråd med kredittkortvilkårene. Kortet skal ikke utleveres og benyttes av andre enn den som står som innehaver av kortet.

Kredittkort skal brukes på reiser og til å betale utenlandske kjøp og andre utgifter som ikke kan dekkes ved bruk av kommunens leverandøravtaler eller ved faktura. 

Kortet skal ikke brukes til private formål. Hvis firmakortet likevel ved et uhell blir brukt til private formål, skal leder/økonomiansvarlig informeres umiddelbart. Tilbakebetaling kan skje ved at leder avtaler med den ansatte at beløpet trekkes i fremtidig lønn eller ved at den ansatte faktureres for beløpet.  Ved trekk i lønn skal  anvisningsblankett fylles ut og sendes til post.lonn@kristiansand.kommune.no. Dokumentasjon på avtalen skal vedlegges anvisningsblanketten sammen med kopi av kredittkortfakturaen. Kopi av utfylt anvisningsblankett skal legges ved kredittkortfakturaen. Se faktureringsprosessen hvis den ansatte skal faktureres.  

Som hovedregel skal det ikke utbetales tips på kommunens regning. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte. Tilsvarende prosedyre for tilbakebetaling som er beskrevet i avsnittet over følges hvis tips er belastet kredittkortet. Ved representasjon i utlandet kan det i enkelte land være fast praksis å gi 15-20% i tips, for eksempel i USA hvor tips antas å gjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste praksis og at dette betales av kommunen.

Kortet skal ikke registreres i profilen hos avtaleleverandøren for reiser.

Det er ikke anledning til å ta ut kontanter på kredittkortene. 

Kredittkortfakturaer attesteres og anvises i henhold til Anvisningsreglement

 

Dokumentasjonskrav

Ved bruk av kredittkort skal alle utgifter dokumenteres ved kvittering, jfr. bokføringsloven og bokføringsforskriften og alle betalinger ved bruk av kredittkort betinger fullstendig dokumentasjon. 

Kvitteringene må signeres og påføres informasjon om formålet, hvor i regnskapet utgiften skal belastes og leveres til sin fakturasaksbehandler som skanner og laster disse opp som vedlegg til fakturaen. 

Noen særskilte presiseringer:

  • Flytogkvitteringer, taxikvitteringer, parkering osv. skal alltid være beskrevet med formål (kurs/møte/arrangement) og det skal vedlegges program/invitasjon.
  • Restaurantkvitteringer skal alltid være beskrevet med formål med bespisingen og navnene på deltakerne (både ansatte i Kristiansand kommune og gjester, med både for- og etternavn og navn på virksomheten de representerer.

Kristiansand kommune betaler ikke utgifter kortinnehaveren ikke kan dokumentere.

 

Avslutning av kredittkort

Ved avslutning av arbeidsforholdet, må alle transaksjoner gjøres opp og kortet returneres til leder. Leder skal sende sende mail til Politisk og administrativt sekretariat når noen slutter eller ikke lenger har behov for kredittkort.

 

Hjemmel

Bokføringsloven

Bokføringsforskriften

I tillegg vises det til:

Altinn - krav til bilag

Sentrale føringer fra blant annet skattedirektoratet

 

Saksnummer i P360

Dette reglementet er arkivert i kommunens arkivsystem.

 

Definisjoner

 


Vedlegg

Det vises også til retningslinjer for Refusjon av utlegg for ansatte - reglement.