Hensikt

Sikre involvering fra valgte råd i saksbehandlingsprosesser.

Gjelder for

Alle ansatte.

Ansvar for gjennomføring

Ledere og saksbehandlere.

Beskrivelse

Involvering av valgte råd trenger klare prosedyrer. 

Forventningene til saksbehandling og forholdet mellom demokratienheten og fagenhetene er viktig å få avstemt.

De lovpålagte rådene har en særstilling for sine definerte metoder jfr formåls§ i forskrift om kommunale og fylkeskommunale råd for eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom (forskrift om medvirkningsordninger). Sagt på en annen måte, skal medvirkningsorganene gjøre det lettere for enkelte grupper å bli hørt i demokratiske prosesser. En sentral begrunnelse for behovet for råd for medvirkning er at enkelte grupper ofte er underrepresentert i folkevalgte organer. I ny kommunelov står det at «loven skal legge til rette for et sterkt og representativt lokaldemokrati med aktiv innbyggerdeltakelse. For ungdomsrådet er det en oppgave at koordinator skal være en støttespiller og rettleder for medlemmene (jfr veileder til ungdomsråd). 

For at rådene skal kunne påvirke gjennom høringsuttalelser og medvirkning, er det avgjørende at de får informasjon om saker som angår dem så tidlig som mulig. Rådene må ikke forveksles med brukerrepresentanter som en ønsker innspill fra. Det forutsetter en god dialog mellom den enkelte saksbehandler og rådenes sekretariat slik at rådene får saker til drøfting før alle premisser er lagt og saksfremlegg med forslag til vedtak er oversendt det enkelte politiske utvalg.
Sekretariatet har ikke kapasitet eller kompetanse til å vurdere alle saker som fremmes politisk og administrativt.

Kontaktpersonene oppnevnt i hvert enkelt område er avgjørende for arbeidet med rådene.

 

Prosedyre

1. Tidlig i saksbehandlingsprosessen, må kommunalsjef gjøre en vurdering av om kommunens valgte råd skal involveres eller ikke (jfr. Punkt 5). 
   Vurderingen gjøres ved å kontakte rådsleder ved sekretariat. Når rådene involveres, vil forslag til vedtak innbefatte rådets tanker og anbefalinger. Rådene skal ikke behandle saker som gjelder enkeltpersoner (jfr. reglementene for rådene).
    
2. Resultatet fra involveringen vedlegges, eller bygges inn i saksfremlegget.
    
3. Dersom særlovgivning eller annet tilsier at det av tidsmessige årsaker ikke er mulig å følge prosedyrens punkt 1 kan en sak settes opp i et rådsmøte som del av den politiske behandlingen. Protokoll fra rådsmøte følger den politiske saksbehandlingen.
    
4. Kommunalområdene må etter behov informere rådene om saker og konsekvensene av disse.
    
5. Saksbehandlermalen har sjekkpunkt om rådene har fått saken til uttalelse.
   Saksbehandleren må skrive inn hvorfor/hvorfor ikke saken er sendt til rådene. Når rådet/rådene er involvert, skal det komme frem hva rådet/rådene mener.
    
6. Enhetsleder for demokratienheten kaller inn kontaktpersoner i direktørområdene til jevnlige møter om kommende planer og annen informasjon. Møtene referatføres.

 

Rådenes sekretariat/demokratiordninger kan bidra med å:

• bistå og til rette legge for at rådenes anbefalinger blir skrevet og lagt ved politiske saker
• sikre at uttalelsene fra rådene blir lagt ved aktuelle saker før sluttført saksbehandling, kvalitetssikre uttalelsene og sjekke at det er internt avklart.
• samarbeide med, og ha god kontakt med kommunalområdene ved å gå gjennom aktuelle
  saker for rådene
• være en støttespiller i forhold til medvirkningsopplegg

 

Kontaktinformasjon

Rådenes kontaktpersoner i kommunen

Definisjoner

Valgte råd i Kristiansand kommune er:
ungdommens bystyre
studentrådet
seniorrådet 
rådet for funksjonshemmede

Vedlegg og referanser

Rådenes retningslinjer:

Eldrerådet - reglement

Rådet for funksjonshemmede - reglement

Ungdommens bystyre - reglement

Studentutvalget - reglement

Regjeringens veileder til de lovpålagte rådene.