Hensikt
Hensikten med dette dokumentet er å gi privatpersoner råd og veiledning i økomiske forhold, slik at de blir i stand til å styre økonomien selv.
Dette dokumentet gjelder ansatte som jobber med gjeldsrådgivning i Kristiansand kommune.
Arbeidsgiver har ansvaret for gjennomføringen.
Saksmappe opprettes automatisk i Public 360 når innbygger søker om gjeldsrådgivning fra hjemmesiden Kristiansand kommune – Gjeldsrådgivning.
Innbyggere som ikke er digitale kan søke på fysisk søknadsskjema. Skjemaet skal sendes til Dokumentsenteret som oppretter saksmappe i Public 360.
Se egne rutiner for bruker med kode 6/7 i folkeregisteret.
I Public 360 fordeles sakene etter datofordeling: EG 1-12, KH 13-16, AG 17-31.
Ansvarlig for saken skal legge inn nødvendige opplysninger i Public 360 fra FIKS folkeregister og eiendomsregisteret.
Registrer ny sak i Teams under saksliste for gjeldende år.
Hvis bruker er registrert i Drop-In skjemaet, husk å endre fargemarkering.
Når vi mottar en søknad går vi gjennom søknadsskjemaet for å se om det foreligger uavklarte forhold i saken. Ser vi at f.eks. bruker opplyser å ikke ha inntekt, ringer vi bruker minst 2 ganger.
Hvis bruker svarer, skal vi forsøke å avklare om saken er egnet for gjeldsrådgivning.
Dersom saken er egnet, skal bruker få tilsendt brevet Svar på søknad.
Dersom den ikke er egnet må vi veilede om forholdene som anses uavklarte. Bruker bør henvises til egnet tjeneste om det er mulig.
Hvis bruker ikke svarer på anrop, venter vi minst 2 dager før vi sender brevet Svar på søknad eller et brev med frist for å ta kontakt med gjeldsrådgivningstjenesten.
Husk å skrive merknad på at du har vært i kontakt/prøvd å komme i kontakt.
Send brev: Svar på søknad om gjeldsrådgivning, Vedlegg til svar på søknad og Fullmakt.
Dersom søker ikke har reservert seg mot digital post, sendes brevet kun til digital postkasse.
Ved henvendelser fra bruker som har hatt gjeldsrådgivningssak tidligere, skal gjeldsrådgiver vurdere om det foreligger nye opplysninger.
Dersom det ikke foreligger nye opplysninger, må gjeldsrådgiver avklare om det er årsaker til oppstart av ny saksbehandling.
Vi skal i minst mulig grad bistå bruker med å skrive ut etterspurt dokumentasjon.
Vi skal ikke bruke andres Bank ID og passord for å innhente opplysninger.
Henvis bruker til PC i skranke området når hensiktsmessig.
Vurder om dokumentasjonen er tilstrekkelig til å starte saksbehandling.
Ved mangelfull dokumentasjon send brev: Manglende dokumentasjon til søknad om gjeldsrådgivning.
I noen saker får bruker hjelp til å levere søknad om gjeldsrådgivning i forbindelse med Drop-In. Bruker får også hjelp til å ta ut dokumentasjon og fylle ut fullmakt.
I slike tilfeller skal bruker få brevet Møteinnkalling med informasjon. Husk å redigere tekst.
Dette brevet gjengir informasjonen som vi har i brevet Svar på søknad om gjeldsrådgivning.
Når nødvendig dokumentasjon er på plass, skal bruker og eventuelt samarbeidsinstans tilbys en timeavtale.
Vi ringer bruker/samarbeidsinstans.
Det opprettes avtale i Outlook fra aktivitet i Public 360 i aktive saker. Utenom opprettes avtalen direkte fra Outlook. Husk å legge inn avtalt informasjon om timeavtalen.
Vi skal sende SMS med bekreftelse på møtet.
Avklar behov for tolk, se Kvalitetssystemet: Tolk- Bruk av tolk i Innbyggertorg ID11855.
Tolk bestilles fra Tolk Sør etter gjeldende rutiner, se Innafor.
Møtebekreftelsen skal dras inn i Public 360.
Opprett mappe i Teams. Mappen kan inneholde sjekkliste, gjeldsskjema og budsjett.
Budsjett brukes der det anses hensiktsmessig.
Oppdater gjeldsskjemaet med nødvendige opplysninger.
Skriv ut brev Møte med gjeldsrådgivningstjenesten når det anses hensiktsmessig.
Følg sjekklisten.
Skriv merknad i Public 360.
Vurder om du skal ha timeavtalen alene.
Der det er hensiktsmessige kan bruker få en påminnelse på SMS dagen før/samme dag.
Saken avsluttes etter første timeavtale:
Det er gitt nødvendig råd og veiledning.
Det foreligger uavklarte forhold.
Saken er ikke egnet for nivå 3.
Det skal uansett skrives notat om saken avsluttes.
Når hensiktsmessig og bruker ønsker det, skal gjeld kartlegges:
Kartlegging av gjeld starter med en gjennomgang av opplysninger og dokumentasjon fra bruker (skattemeldinger, gjeldsregister, inkassoregister, egen oversikt og lignende.)
Hvis bruker ønsker hjelp til å kartlegge gjeld, vil gjeldsrådgiver sende ut brevet Forespørsel om gjeldsopplysninger med fullmakt fra bruker. Forventet saksbehandlingstid er 2 måneder.
Inkassoregisteret
Vi kan oppfordre brukerne til å registrere seg på Inkassoregisteret.
Vi må være tydelig med bruker at dette er frivillig og vil ikke ha innvirkning på vår rådgivning.
Dersom bruker ønsker å registrere seg, kan bruke gi Kristiansand kommune tilgang til dataen.
Etter 1 måned vil gjeldsrådgiver hente dataen fra Inkassoregisteret og registrere dette som en PDF i P360. Dette skal legges ved i en eventuell søknad om gjeldsordning.
Gjeldsopplysninger føres i gjeldsskjemaet etter svarbrev fra inkassatorene.
Når gjelden anses kartlagt vurderes evnen til gjeldsbetjening.
Gjeldsskjemaet bør sendes til bruker sammen med brevet Tilbakemelding etter kartlegging av gjeld.
Dersom bruker ønsker det, tilbys møte for gjennomgang av gjeldsopplysningene og videre saksgang.
Dersom bruker ønsker å søke om gjeldsordning, følges rutinen i ID 13526.
I saker om engangsoppgjør, nedbetaling eller refinansiering tilpasses gjeldsskjema.
Gjeldsrådgiver er ansvarlig for:
Saksbehandling av innkommende post i Public 360.
Saksbehandling av e-post og annen dokumentasjon/kommunikasjon.
Den enkelte gjeldsrådgiver er ansvarlig for å avslutte sine egne saker i Public 360 og på sakslista i Teams. Sak må også avsluttes i Inkassoregisteret.
Skriv notat i Public 360 om hvorfor saken er lagt bort.
Gjeldsskjemaet (xlsx) skal hentes fra Teams til saken i Public 360.
Skann relevant dokumentasjon til Public 360 som et samlet dokument, tittel:
Send brev til kreditorene: Avslutning av saksbehandling.
Husk at saken skal være åpen i 2 måneder etter avslutningsbrevet til kreditorene er sendt.
Husk at fullmakt opphører når saksbehandlingen avsluttes, det vil si når sender ut avslutningsbrev til bruker og kreditorer.
Hovedregelen er fortsatt at bruker må sende inn en ny søknad dersom bruker tar kontakt etter at avslutningsbrevet er sendt ut.
Vi ringer bruker om vedkommende ikke har tatt kontakt eller levert dokumentasjon innen 3-4 uker.
Vi skal ringe bruker minst 2 ganger.
Får vi ikke kontakt med bruker sender vi en SMS, se SMS mal.
Hører du ikke noe fra bruker innen 2 uker avsluttes saken, og bruker må søke på nytt.
Husk å skrive avslutningsnotat.
Dersom bruker tar kontakt/svarer på oppringing, men ikke leverer dokumentasjon, sender vi varsel om avslutning av sak.
Hvis bruker ikke følger opp sin sak under arbeid, og bruker ikke tar kontakt innen 3-4 uker, skal det sendes et brev om Varsel om avslutning.
Tar bruker ikke kontakt innen 2-3 uker avsluttes saken på «vanlig måte».
Eksempel: Bruker kommer ikke til avtalt møte og gjelsrådgiver ringer ham. Da venter vi 3-4 uker før vi sender varsel om avslutning. Vent deretter 2-3 uker, og deretter avslutt saken.