I følge de overordnede retningslinjene (Ikke tilgjengelig) side 10, er ansvaret for oversikt over tilskudd til organisasjoner, lag og foreninger lagt til kultur og innbyggerdialog. Det er opprettet en egen arbeidsgruppe for koordineringen. Tilskuddsgruppen består av:
Jørgen Skauge (kultur og innbyggerdialog)
Anne Grete Widding (kultur og innbyggerdialog)
Benny Klokkervold (helse og mestring)
Elin Synnøve Stavenes (oppvekst)
Marit Borgenvik (by- og stedsutvikling)
Sturle Fjelland (samhandling og innovasjon)
Søren Sverdrup Lund (økonomi)
Faste årlige tilskudd:
Løpende oppdateringer av samarbeidsavtaler.
Mars:
Opprettelse av sak i P360 - Søknad om årlig driftstilskudd 202x - nye søknader.
Her er skal kun nye søknader legges inn. De organisasjonene som har søkt tidligere skal arkiveres direkte på saksbehandler med navn: "Søknad om årlig driftstilskudd 202x - navn på organisasjon"
Annonsering av ordningen på kommuneportalen, innbyggerapp og på kunngjøringer i Fvn minst fire uker før søknadsfristen 30. april. Annonsen gjelder for samtlige områder i kommunen og godkjennes av Tilskuddsgruppen.
Mai:
Søknadsfrist 30. april
Tilskuddsgruppen utarbeider en oversikt over samtlige søkere fordelt på to kategorier:
Frivillige organisasjoner
Statlige/fylkeskommunale/kommunale organisasjoner
Nye søknader tas opp i Tilskuddsgruppen for å sikre at de behandles og får rett saksbehandler.
Evaluering av forrige års tilskudd. Organisasjonene sender årsrapport og regnskap for fjorårets tilskudd sammen med ny søknad.
Nye og tidligere søknader gjennomgås og diskuteres i områdenes stabsmøte/fagmøte.
Prioriteringene spilles inn for stabsleder/kommunalsjef/direktør.
Områdets representant i Tilskuddsgruppen presenterer innkomne søknader i direktørenes ledergruppe medio mai.
Direktørens ledergruppe konkluderer på prioriteringer ultimo mai.
Juni:
Drøfting av prioriteringer i budsjettmøtet med direktørene og kommunedirktøren
August/september:
Dersom budsjettrammen endres etter budsjettmøte: Ny drøfting av prioriteringer i stabsmøte/fagmøte.
Administrasjonen ferdigstiller områdets forslag til årsbudsjett for tilskudd i tett dialog mellom dirktørene og kommunedirektøren.
Tilskuddsgruppen koordinerer fellesliste over samtlige søknader. Listen følger forslag til økonomiplan.
Oktober:
Eventuelle koorigeringer som følge av forslag til statsbudsjett
Offentliggjøring av kommunedirektørens endelige forslag til økonomiplan
Oktober/november:
En orienteringssak om endringer i årlige driftstilskudd legges frem for hovedutvalgene i samme møte som forslag til økonomiplan legges frem.
Ansvar: områdets representant i tilskuddsgruppen.
Desember:
Bystyre fatter endelig vedtak.
Januar:
Saksbehandlere sender svarbrev til søkerne.
Følgende mal brukes ved avslag.
Følgende mal brukes ved tilsagn.
Beslutning er en del av behandlingen av økonomiplanen, og vedtaket er derfor ikke et enkeltvedtak, og det derfor ikke klagerett.