Forutsetninger

Før man begynner på dette prosessteget må følgende være på plass:

• Innkjøpsavtale er inngått og tatt i bruk

 

Forlengelse av avtalen

• Kontraktsansvarlig vurderer om avtalen skal forlenges eller ikke. En forlengelse er kun mulig dersom det gjenstår flere opsjoner på forlengelse i avtalen.
• Kontraktsansvarlig må gi beskjed til innkjøpsrådgiver (avtaleansvarlig) i god tid før utløp av avtale dersom opsjon skal tas ut. Kontrakten spesifiserer hvilken frist som gjelder for opsjonsuttak. Eks. Dersom kontrakten sier at leverandøren skal ha beskjed om uttak av opsjon minimum 3 måneder før utløpsdato, må kontraktsansvarlig gi beskjed til innkjøpsrådgiver minimum 4 måneder før utløpsdato.
• Dersom opsjon ikke skal tas ut, skal kontraktsansvarlig melde dette inn til innkjøp i god nok tid til å kjøre ny konkurranse, minimum 8 måneder i forkant av utløpsdato. Innkjøpsrådgiver er ansvarlig for å gi beskjed til leverandør via kommunikasjonsmodul i Mercell, basert på tilbakemelding fra kontraktsansvarlig.

 

Kontroller og vurderinger i forkant av en eventuell forlengelse av avtale

Kunden har forhandlingsmakten i forkant av opsjonsuttak. I forkant av opsjonsuttak må kontraktsansvarlig derfor gjøre grundige kontroller på avtalen for å sjekke om det er forhold som må tas opp med leverandør. Kontroller blant annet om det faktureres etter avtale, sjekk statistikk, priser, betalingsbetingelser mm. Ved avvik bør leverandør kreditere før uttak av opsjon. Kontroller også om det er interne avdelinger/kontaktpersoner du må avklare med i forkant av opsjonsuttak.

Sjekk også eventuelle prisreguleringer på avtalen, dersom regulering er satt rett etter opsjonsuttak, så kan det være fornuftig å ha kontroll på denne før uttak.

Dersom det er bestilling via eHandel er det fornuftig å sjekke med eHandelsansvarlig om bestillingsform fungerer og at leverandør opptrer etter avtale, ev. ta opp avvik med leverandør og avklar dette i forkant av uttak av opsjon.

Dersom det skal kjøres ny konkurranse skal leder melde inn behov via Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig).

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: 

• Kontraktsansvarlig har foretatt en vurdering på om avtalen skal forlenges eller avsluttes og meldt dette videre til innkjøp.

 

Definisjoner

Kontraktsansvarlig: Den som er ansvarlig for å følge oppbetingelsene som er satt i konkurransegrunnlag og innkjøpsavtale. I Mercell heter denne rollen avtaleeier.

 

Vedlegg

Behov for anskaffelse (Ikke tilgjengelig)