Anskaffelsesprosessen - Avslutning av avtalenv. 1.1
Forutsetninger
Før man begynner på dette prosessteget må følgende være på plass:
Innkjøpsavtale er inngått og tatt i bruk
Avslutning av avtalen
Innkjøpsrådgiver gir beskjed til kontraktsansvarlig når det er ett år igjen av avtalen.
Når avtalen nærmer seg sluttdato, er det viktig at kontraktsansvarlig gjør en evaluering av hele avtaleperioden. Evaluering er viktig for å få et godt grunnlag for ny konkurranse og avtale. Kontraktsansvarlig skal gjennomgå følgende punkter og dokumentere dette i Evalueringsskjema - Avslutning av avtalen, se vedlegg:
Informer leverandør om at avtaleperioden nærmer seg slutten.
Dersom avtalen skal forlenges i en overgangsperiode mellom ny og gammel avtale må dette avtales med leverandør (merk: her har man begrensede muligheter ift lengde på forlengelse, kontakt Innkjøp for avklaring i forkant).
Avtal et avslutningsmøte med leverandør, hvor følgende gjennomgås:
Var opplysningene og oppgavebeskrivelsen i konkurransegrunnlaget dekkende for de faktiske forhold?
Har avtalen fungert som den burde?
Har leverandør noen gode råd til neste tilsvarende konkurranse?
Få tilsendt endelig statistikk over leveransene fra leverandør.
Har avtalen fungert som forventet?
Hva bør endres/forbedres til neste utlysning/konkurranse/konkurransegrunnlag?
Har avtalevilkårene eller krav hindret bedre eller rimeligere måter å løse oppdraget på?
Det er også viktig å ha en formening om hvorvidt bestillere må gjøres oppmerksomme på at avtalen avsluttes eller om det er tilstrekkelig å informere om ny avtale når denne er på plass.
Resultat
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:
Kontraktsansvarlig har foretatt en evaluering av avtalen.
Avtalen er avsluttet i eHandel
Definisjoner
Kontraktsansvarlig: Den som er ansvarlig for å følge oppbetingelsene som er satt i konkurransegrunnlag og innkjøpsavtale. I Mercell heter denne rollen avtaleeier.