Forutsetning

Før man begynner på prosessteget må følgende være gjort / være på plass:

• hvem som skal kalles inn til intervju er avklart

 

Beskrivelse

Ansettelsesutvalget må vurdere og velge seleksjonsmetoder som er best egnet for å avdekke stillingens kompetansekrav hos kandidatene.

Aktuelle seleksjonsmetoder er:

• Strukturert kompetansebasert intervju
• Caseoppgave
• Tester
• Referanseintervju

En kombinasjon av ulike seleksjonsmetoder reduserer risikoen for feilansettelse.

 

Strukturert kompetansebasert intervju

Forskningen viser at et strukturert kompetansebasert intervju kombinert med andre seleksjonsmetoder reduserer muligheten for feilansettelser. I intervjuet er det ikke bare kandidaten som skal prestere, det er like mye du som intervjuer. Et godt intervju krever god planlegging, men gir betydelig høyere treffsikkerhet enn et lite planlagt og mer tilfeldig intervju. Det betyr at intervjuet kan være alt fra nesten helt ubrukelig til en av de beste metodene som finnes. 

En forutsetning for å gjennomføre et strukturert kompetansebasert intervju er en foreliggende behovsanalyse med klar og entydig beskrivelse av stillingens kompetansekrav. Det er viktig at ansettelsesutvalget gjennomgår kompetansekravene og avklarer hva man legger i dem. Intervjuspørsmålene skal ta utgangspunkt i kompetansekravene og inneholde spørsmål som har som mål å avdekke kompetansene som er påkrevd for stillingen. Intervjuspørsmålene kan være;

• Erfaringsbaserte spørsmål- hvor spørsmålene skal avdekke kandidatens tidligere adferd i konkrete situasjoner. Tenk SAR-metodikk (Nevn en situasjon-hvordan handlet du? (adferd) - hva ble resultatet?)
• Situasjonsbaserte spørsmål- hvor spørsmålene skal avdekke hvordan kandidaten hadde reagert i en hypotetisk arbeidssituasjon. Denne typen er nyttig f.eks ovenfor nyutdannede, eller personer som ikke har konkret erfaring på et område.

Under intervjuet;

1. Ta kandidatene profesjonelt og hyggelig imot og sørg for å tilby kaffe/te og vann.
2. Still åpne spørsmål og unngå ja/nei spørsmål samt ledende spørsmål
3. Still et spørsmål av gangen (stiller du flere vil kandidaten ofte kun svare på det siste). 
4. Still kandidatene de samme spørsmålene i samme rekkefølge, men still oppfølgingsspørsmål ved behov. Dette for at alle skal få lik mulighet til å presentere sin kompetanse, og for å gjøre det mulig å sammenlikne kandidatsvarene i etterkant.
5. Lytt aktivt og vis med kroppen at du er interessert og tilstede.
6. Gode intervjuer skal skåres. Scor og skaler kandidatene mot kompetansekravene på en systematisk måte i etterkant av intervjuet. Da blir det en mer objektiv vurdering. Diskriminering i rekrutteringer skjer når avgjørelser baseres på forhold som ikke er relevant for jobbutførelsen.

Se  Intervjuguide for ansettelse - mal– for strukturert kompetansebasert intervju som du kan tilpasse den enkelte stilling. Malen er utarbeidet for gjennomføring av både 1. og 2.gangsintervju, hvor 1.gangsintervjuet fokuserer på å avdekke stillingens må og fordelskrav, mens 2.gangsintervjuet fokuserer på stillingens krav til personlige egenskaper. 

NB: Det er er forbud mot innhenting av visse opplysninger i ansettelsesprosesser jamfør Likestillings- og diskrimineringsloven § 30. Arbeidsgiver må ikke i ansettelsesprosessen, herunder intervju eller på en annen måte innhente opplysninger om en søkers

• Helse. Du har imidlertid anledning til å stille spørsmål om kandidaten har helse til å gjennomføre arbeidsoppgavene både fysisk og psykisk (tunge løft, arbeidstid, emosjonelle belastninger, stå i konflikter etc.)
• Graviditet, adopsjon eller planer om å få barn
• religion eller livssyn
• etnisitet
• funksjonsnedsettelse (men du kan spørre om vedkommende har noe behov for tilrettelegging. Kandidater med funksjonsnedsettelse har rett til tilrettelegging av arbeidsplass og arbeidsoppgaver for å sikre at de kan utføre arbeidet på lik linje med andre jamfør Likestillings- og diskrimineringsloven § 22).
• seksuell orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk

 

NB: Vær bevisst på ulike fallgruver man kan gå i som intervjuer

1. Ansettelsesutvalget vurderer samme informasjon ulikt- Selv når flere personer vurderer samme person mot den samme kompetansen hender det at vi tolker informasjonen ulikt. Det kan unngås ved å snakke sammen gjennom kompetansekravene på forhånd og avklare hva man legger i dem.
2. Likhetseffekten-  Vi ansetter gjerne personer som ligner på oss selv og vår egen kultur. Det ødelegger for objektiviteten i vurderingen, da beslutningen i altfor stor grad farges av den som intervjuer, i forhold til  kvalifikasjonene til de ulike kandidatene. Husk at det ikke alltid er kanidaten du liker best som er best kvalifisert.
3. Bruker magefølelsen i beslutninger- Problemet er at magefølelsen baserer seg på intervjuerens egne referanserammer, og bedømmingen blir da i altfor stor grad påvirket av hvem intervjueren er, og ikke hvilken kompetanse kandidaten har. Det er ikke rettferdig ovenfor kandidatene.
4. Førsteinntrykk og bekreftelsesfellen- Ofte har en intervjuer (bevisst eller ubevisst) bestemt seg for om kandidaten skal videre eller ikke tidlig under intervjuet. I likhet med punktet over skyldes ofte dette at vi har for stor tillit til vår egen evne til å bedømme kandidaten, og vi henter derfor inn for lite informasjon før vi tar beslutningen vår.
5. Overvudering av negativ informasjon- Hvis en kandidat svarer feil  eller ikke klarer å svare, skal det ofte mye til for at vi klarer å glemme dette og objektivt vurderer kandidaten på øvrige spørsmål.
6. Glorieeffekten- Av og til gjør positive enkeltfaktorer at vi overvurderer kandidaten på andre områder. Er det slik at en person som går Birken automatisk vil være en målrettet og effektiv medarbeider? Ikke sikkert.
7. Steriotyper, diskriminering og selvoppfyllende profetier- Vi generaliserer og vi bidrar til at kandidaten blir bedømt mindre objektivt og rettferdig.
8. Kontrasteffekten- Vi vurderer heller kandidatene opp mot hverandre, og ikke objektivt opp mot kvalifikasjonskravene tidlig i prosessen.

 

Caseoppgave

En caseoppgave kan være aktuelt for å avdekke kompetansekrav ytterligere, for eksempel søkers faglige nivå, presentasjon (dersom caseoppgaven skal presenteres), og formidlingsevne. En caseoppgave kan sendes kandidatene i forkant, husk da på at alle kandidatene skal få tilnærmet lik forberedelsestid.

 

Tester

For å kunne vurdere kandidaters fremtidige jobbadferd, kan det være hensiktsmessig å kombinere flere seleksjonsmetoder. Et strukturert kompetansebasert intervju gir oss en treffsikkerhet på ca 50%. Dersom vi kombinerer dette med evne- og personlighetstest vil vi kunne oppnå en høyere treffsikkerhet i forhold til fremtidig jobbadferd opp mot 70%.

Evnetester som måler generell problemløsningsevne i kombinasjon med en personlighetstest som vil kunne gi oss et bilde av personlige egenskaper, er en forskningsbasert metodikk som øker treffsikkerheten i rekrutteringsprosesser.

Personal kan tilby og bistå ved kompetansebasert testing. Dette innebærer metodikk hvor vi kan «skreddersy» kompetanseprofil i og gi en totalvurdering av kandidatens test match opp mot denne. Etter gjennomført test, vil også skjema for strukturert intervju basert på den enkeltes kandidats profil generes. Verktøyet vil innebære brukervennlige rapporter for leder, ansettelses utvalg  og kandidat. Testene vi benytter er Veritas godkjente og forskningsbaserte. I tillegg vil de også tilfredsstiller etiske standarder på solid nivå.

Personal tilbyr å gjennomføre evne- og personlighetstesting på leder og rådgiver nivå. Evne og personlighetstester vil kunne gjennomføres på et begrenset utvalg av kandidater før intervjuet, eller mellom et 1.og 2.gangsintervju.

Du kan lese mer om testene som tilbys her: Side om Rekruttering- Informasjon om MAP personlighetstest og Rekruttering - Informasjon om Matrigma evntest.

For mer informasjon kontakt rekrutteringsteamet

 

Referanseintervju

Referansesjekk er en naturlig del rekrutteringsprosessen og bidrar til totalbildet av en kandidat, samtidig viser forskning at metoden har lav validitet (kan ikke predikere fremtidig jobbutførelse i stor grad). Referansesjekk er derfor kun en av flere utvalgsmetoder som benyttes sammen.

Referanser skal innhentes etter at intervju(ene) er gjennomført, hvis ikke annet er avtalt med søker. Formålet med innhenting av referanser er å få bekreftet eller avkreftet opplysninger som er kommet frem under intervju. NB: Kommer det frem noe negativt om en kandidat som kan ha betydning for innstillingen, er det viktig å opplyse kandidaten om hva som er kommet frem slik at kandidaten kan avklare opplysninger. 

I kommunen benytter vi oss av digital referansesjekk gjennom tjenesten Refapp som er integrert med Webcruiter. Dette for å forenkle og effektivisere prosessen, unngå feilkilder (se eksempler under), øke informasjonsikkerheten (Refapp er GDPR tilpasset og sletter data etter en viss tid), og øke kvaliteteten (validiteten og treffsikkerheten) på referansene.

Digital referanseinnhenting betyr at kommunikasjonen om innhenting av referanser foregår digitalt, og referansene svarer på forhåndsdefinerte spørsmål via smarttelefon eller pc når det passer dem. Du kan foreløpig velge mellom referansemal tilpasset rekruttering av medarbeider og leder (det kan være aktuelt å tilegge flere maler etterhvert utfra erfaringer). Hvis du som rekrutterer eller referansen ønsker å snakke direkte, kan dette enkelt avtales via Refapp kalenderbookingfunksjon, og du som rekrutterer fyller da selv inn svarene i det standardiserte referanseskjemaet. (Erfaringene med Refapp viser at over 90 % foretrekker å svare digitalt). Når alle referansene er innhentet, vil du som rekrutterer få en oversiktlig referanserapport.

 

Hvordan bruke Refapp praktisk i Webcruiter?

For et raskt overblikk se den korte videoen på Refapp sin side. Se også en intern opplæringsvideo utarbeidet i kommunen som er mer detaljert.

Hvem kan være referanser?

Vi henter bare inn referanser for kandidater det er aktuelt å ansette, og bare fra referansegivere kandidaten har oppgitt selv. Leder kan spørre om ytterligere referanser hvis man ønsker flere eller andre enn det kandidaten har oppgitt.

Hvem kan gi referanser:

• Nåværende og tidligere leder.
• Kolleger
• Medarbeidere
• Samarbeidspartnere og andre

Ansettelsesutvalget bør innhente informasjon om søker fra egen kommune dersom vedkommende allerede er, eller har vært, ansatt i Kristiansand kommune. Dette gjelder også tidligere Søgne-, Songdalen-, og Kristiansand kommune.

 

Aktuelle feilkilder man skal være oppmerksom på ved muntlig referanseinnhenting

• Tilfeldige og usystematiske spørsmål.
• Referansetakers positive eller negative beskrivelse av kandidaten som kan påvirke referansegiver.
• Referansegiver har dårlig tid.
• Referansetaker stiller ledende spørsmål.
• Referansegiver må ha et grunnlag til å beskrive kandidaten gjennom observasjoner på jobbutførelse.

 

Dekning av reiseutgifter i forbindelse med intervju

Dersom kandidater har reiseutgifter i forbindelse med intervjuer kan Kristiansand kommune dekke dette. Det skjer gjennom at rekrutterende leder sender en personalmelding på kandidaten og oppretter en honorarstilling. Kandidaten fyller selv ut dette Anvisningsblankett variabel lønn - skjema, et utlegg på hver linje. Se informasjon under om hvordan det fylles ut. Alle typer transportutgifter (inkludert bilgodtgjørelse) kan legges inn i dette skjemaet. Slik fylles det ut;

• Skriv  hva utlegget gjelder, f.eks. «Reiseutgifter i forbindelse med intervju» og dato

• Kjøregodtgjørelse = LTA 460

• Div. utlegg som flyreise, bom, buss/togbilletter = LTA 459.

• Kvitteringer legges ved

• Utleggene må konteres og anvises

Ferdig utfylt skjema sendes av rekrutterende leder til post.lonnsavdelingen@kristiansand.kommune.no

 

Resultat

Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende:

• Kandidater er utvalgt, og grunnlag til innstilling er klart

 

Vedlegg 

Intervjuguide for ansettelse - strukturert, kompetansebasert intervju

Intervjuguide for innhenting av referanser ved ansettelse