Hensikt
Hensikten med dokumentet er å:
- sette frister for innmelding av prosjektforslag for behandling i digitaliseringsgruppen og kommunedirektørens ledergruppe
- sette frister for rapportering i pågående digitaliseringsprosjekter
Gjelder for
Dokumentet gjelder representantene i digitaliseringsgruppen. Fristene som er satt gjelder for prosjektledere for digitaliseringsprosjekter, samt for linjeledere som ønsker å melde inn prosjektforslag til behandling.
Ansvar for gjennomføring
Områdenes representanter i digitaliseringsgruppen er ansvarlige for at prosjektforslag fra områdene er meldt inn innen fristene.
Prosjektledere er ansvarlige for å rapportere på tidspunktene som er beskrevet.
Beskrivelse
De årlige økonomiske rammene for porteføljen fastsettes i arbeidet med kommunens økonomiplan. Tildeling til det enkelte prosjekt og beslutning om oppstart gjøres for mindre prosjekter administrativt gjennom året. Så langt det er mulig gjøres tildeling i forbindelse med økonomiplanarbeidet, og enkeltsaker med økonomiske konsekvenser som tas opp i løpet av året, skal som hovedregel henvises til behandling i økonomiplanen.
Nye lov- og myndighetskrav, og uforutsette hendelser, kan medføre at det må startes prosjekter utenom den planlagte behandlingen.
Tidslinje for innmelding og behandling av prosjektforslag:
Behandling av prosjektforslag
Prosjektforslag behandles som beskrevet i Digitaliseringsprosjekter - prioritering av prosjektforslag - prosedyre for skåring.
Frister for innmelding av prosjektforslag
Prosjektforslag med vedlegg meldes inn til digitaliseringsgruppen gjennom områdets representant:
- 23.2.2024: prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser
- 19.4.2024: prosjektforslag i forbindelse med 1. tertial
- 7.6.2024: prosjektforslag for neste budsjettår, samt justeringer i forbindelse med 2. tertial
- 25.10.2024: prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser
Prosjektforslagene skal være godkjent av områdets direktør. Med "uten økonomiske konsekvenser" menes at prosjektene dekkes av områdenes eksisterende driftsbudsjett, og at prosjektene iht. Økonomireglement kan godkjennes administrativt.
Behandling i digitaliseringsgruppen
Prioritering av prosjektforslag gjøres av digitaliseringsgruppen.
- 11.3.2024: behandling av prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser
- 6.5.2024: behandling i forbindelse med 1. tertial
- 19.6.2024: hovedprioritering av prosjekter for neste budsjettår, samt justeringer i forbindelse med 2. tertial
- 11.11.2024: behandling av prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser
Behandling i kommunedirektørens ledergruppe som porteføljestyre
Prosjektforslag behandles i kommunedirektørens ledergruppe (porteføljestyret) fire ganger i året.
- 8.4.2024: behandling av prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser (saksfremlegg godkjent innen 2.4 klokken 14.00)
- 27.5.2024: behandling i forbindelse med 1. tertial (saksfremlegg godkjent innen 21.5 klokken 14.00)
- 2.9.2024: hovedprioritering av prosjekter for neste budsjettår, samt justeringer i forbindelse med 2. tertial (saksfremlegg godkjent innen 27.8 klokken 14.00)
- 25.11.2024: behandling av prosjektforslag uten økonomiske konsekvenser (saksfremlegg godkjent innen 19.11 klokken 14.00)
Digitaliseringssjef er saksbehandler og presenterer forslag til vedtak for kommunedirektørens ledergruppe. Saksfremlegg må som beskrevet i Kommunedirektørens ledermøte, saksbehandling og frister - prosedyre være lagt inn i Public 360 og godkjent av direktør innen tirsdag klokken 14.00 før de ordinære møtene.
Rapportering
Prosjektledere rapporterer som beskrevet i Prosjektrapportering i Styringsportalen - prosedyre for statusrapportering i Styringsportalen til følgende tidspunkt:
- 6.2.2024 (årsrapportering til årsberetning)
- 6.3.2024 (til porteføljestyremøte i mars)
- 6.5.2024 (til 1. tertialrapport, samt porteføljestyremøte i mai)
- 6.9.2024 (til 2. tertialrapport)
- 6.11.2024 (til porteføljestyremøte i november)
Datoene følger i hovedsak enhetsledernes rapportering på driften, som er beskrevet i Styringsdialog og rapportering - årshjul.
Omprioritering og stans av prosjekter
Eventuell endring i porteføljens sammensetning foreslås dersom noen av prosjektene rapporterer så vesentlige avvik fra plan på tid, kostnad og kvalitet at de bør stanses.
Definisjoner
Digitaliseringsgruppen: rådgivende organ for kommunedirektørens ledergruppe i digitaliseringsspørsmål.
Vedlegg og referanser
Digitaliseringsgruppen - mandat
Digitaliseringsprosjekter - prioritering av prosjektforslag - prosedyre for skåring
Prosjektrapportering i Styringsportalen - prosedyre for statusrapportering