Avvikshåndtering i Avløp drift v. 1.4

Hensikt

Kristiansand kommune har følgende prosedyrer for avvikshåndtering:

Disse dokumentene er overordnet og beskriver ikke alle aspekter ved registrering og behandling som er gjeldende for Avløp drift. Dette dokumentet kan dermed ansees som tilleggsinformasjon til dokumentene angitt over.

Prosedyren omfatter ikke varsling til nødetater for akutte forhold.
 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder for ansatte på Avløp drift i Kristiansand kommune.
 

Ansvar for gjennomføring

Alle ansatte skal registrere avvik. Avdelingsleder har hovedansvar for håndtering av avvik og delegerer oppgaver for utbedring der det er mulig. Avdelingsleder har også ansvar for videre-rapportering av avvik til øvrige myndigheter der dette kreves.
 

Beskrivelse

Registrering av avvik

Akutt varsling til nødetater, leder, verneombud mm. gjennomføres i forkant av avviksmelding etter behov. 

I hovedsak brukes kommunens kvalitetssystem til registrering og håndtering av avvik jf. Registreringsprosedyre, men noen unntak finnes. Bruk tabellen under for veiledning.
 

Kategori Eksempel Avvik registreres skriftlig til:
Arbeidsmiljø Generelle HMS-avvik Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Arbeidsmiljø Ikke overholdt hviletid eller jobbet for lenge Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Arbeidsmiljø Eksponert for kreftfremkallende kjemikalier, asbest, bly, korona, mm.
Se register over eksponerte arbeidstakere på arbeidstilsynet.no.		 Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Bedriftshelsetjenesten (eksponeringsregister)*
Elektro Person har fått strømgjennomgang Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB)*
Elektro Usikret el-anlegg Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Kvalitet Kjemikalie er ikke lagt inn i kartotek Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Kvalitet Ledningskart stemmer ikke overens med virkelighet Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Kvalitet Ledningsbrudd Føres i dagbok i Gemini
Kvalitet Forverret slamkvalitetsklasse pga. tungmetaller i slam Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Kvalitet Månedlig rensegrad mellom 80 og 90% på renseanlegg (kap. 14) Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Kvalitet Det er ikke tatt nok prøver for året Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
KAPAs kvalitetssystem
Statsforvalteren i Agder*
Kvalitet Prøve fra ekstern lab viser resultater som bryter med rensekrav (brudd KOF/BOF gjelder bare Odderøya) Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Kvalitet Kortvarig overløp fra ledningsnett grunnet tilstopping Føres i dagbok i Gemini
Kvalitet Akkrediterte prøver som viser rensegrad under 80% for fosfor på renseanlegg (kap. 14) Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Statsforvalteren i Agder*
Kvalitet Større overløpsutslipp - overløp over lengre tid, brudd på hovedledning, strømstans på renseanlegg Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
Statsforvalteren i Agder*
Kvalitet Ukeblandprøve forkastes Kristiansand kommunes kvalitetssystem (EQS)
KAPAs kvalitetssystem
Kvalitet Døgnblandprøve forkastes KAPAs kvalitetssystem

*Avdelingsleder, verneombud eller elektro-ansvarlig gjennomfører denne varslingen.

Når avvik registreres må man oppgi hvor avviket hører hjemme og si noe om hvor alvorlig avviket er. Det kan være vanskelig å vurdere. Det viktigste er at avviket kommer riktig frem.
 

Varsling til statsforvalter

Enkelte avvik skal varsles til statsforvalter. Hvilke typer avvik fremkommer av listen over. For å varsle statsforvalter, gjør følgende:

  • Send epost til sfagpost@statsforvalteren.no
  • Oppgi saksnr 2017/2964 dersom det gjelder Odderøya renseanlegg
  • Skriv hva det gjelder og inkluder en kort årsaksanalyse, strakstiltak og en kort fremdriftsplan dersom problemet fremdeles ikke er løst
    • For utslipp, få gjerne med målt og/eller estimert størrelse på utslippet
  • Vurder å sende dem en oppfølgingsbeskjed når avviket er lukket
     

Behandling av avvik

Avvik registrert i Kristiansand kommunes kvalitetssystem registreres jf. behandlingsprosedyren så lenge denne er gyldig.

Avvik registrert i KAPAs kvalitetssystem behandles i tråd med KAPAs egen prosedyre for avviksbehandling. 
 

Definisjon

Definisjon for avvik følger av Avvik og uønskede hendelser - Registreringsprosedyre.

Eksempler på avvik som Drift avløp anser som hensiktsmessige å registrere (listen er ikke uttømmende):

  • Ulykker/skader og nesten- ulykker (Viktig å hindre at ulykker skjer ved å rapportere tilløp til ulykker, spesielt hvis årsak skyldes manglende opplæring eller manglende prosedyrer)
    • Personer (liv, helse, skade)
    • Materiell (gjenstander, inventar, bygg, o.l.)
  • Brudd på utslippstillatelser, lover, forskrifter og regelverk
  • Brudd på interne styrende dokumenter (policyer, prosedyrer, kvalitetsstandarder, mv.)
  • Uønskede hendelser knyttet til teknologi, system, verktøy

Det kan være vanskelig og klart definere hva som anses som et avvik. Den enkelte ansatte må i hvert enkelt tilfelle utøve skjønn og ved tvil konsultere nærmeste overordnet. Husk at hensikten med registrering av et avvik er å bidra med informasjon slik at ansvarlig person kan iverksette tiltak som resulterer i en forbedring.
 

Vedlegg og referanser

Der det ikke er åpenbart, er det kommentert i (parantes) viktige temaer der følgende styrende regelverk er gjeldende for Avløp drift.