Før man begynner på dette prosessteget må følgende være gjort / være på plass:
Behov for stillingen er vurdert.
Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta alle berørte tillitsvalgte med på råd ved ledige og nyopprettede stillinger.
Alle berørte organisasjoner med medlemmer på arbeidsstedet skal være med på drøftningsmøtet. Leder har ansvar for å kalle inn. For oversikt over tillitsvalgte og kontaktpersoner for kommuneområdene, se her. Ved lederrekruttering skal som hovedregel hovedtillitsvalgte innviteres til drøftningsmøtet.
Leder utarbeider referat fra drøftingsmøtet og sender det til møtedeltakere. Når saken er opprettet i P360 må leder sørge for at referatet arkiveres i ansettelsessaken. En ansettelsessak blir opprettet automatisk i P360 når en stilling blir publisert i WebCruiter, du må derfor mellomlagre referatet frem til du publiserer stillingen. Dersom stillingen aldri blir lyst ut, be dokumentsenteret om å opprette en sak for rekrutteringen.
Se mal for referat fra drøftingsmøte.
- Leder informerer om bakgrunnen for behovet for rekruttering. Hovedregelen i arbeidsmiljøloven (§ 14-9) er at arbeidstakere skal ansettes i faste stillinger. Med fast ansettelse menes at ansettelsen er løpende og tidsubegrenset, og at lovens regler om opphør av arbeidsforhold gjelder. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås
- Leder gjennomgår utkast til behovsanalyse, herunder stillingsstørrelse. Rekruttering- Mal på behovsanalyseForslag til utlysning med stillingsstørrelse lavere enn 100 %, må begrunnes og avklares med neste ledernivå, altså nærmeste leder til leder som har myndighet til å ansette. Lavere stillingsstørrelse enn 100 % skal alltid drøftes, Jamfør arbeidsmiljøloven §14-1b, med tillitsvalgte. Et eventuelt unntak fra hovedregel om å tilsette i heltidsstillinger skal begrunnes og dokumenteres i referat fra drøftingsmøtet. Unntak for dette gis blant annet for:
- Vurdering av unntak for utlysning. Alle ledige stillinger i kommunen skal lyses ut eksternt, med unntak dersom en av situasjonene under foreligger.
1. Kommunen har faste ansatte som er kvalifisert for stillingen som enten er økonomisk overtallige etter nedbemanning etter AML § 15-7, eller på grunn av helsesituasjon skal bli vurdert til annet passende arbeid AML § 4-6. Les mer om dette og om hvordan du praktisk gjør det Rekruttering - Avklare stillingen med HR
2. Man bruker handlingsrommet gjennom å gjøre unntak fra kvalifikasjonsprinsippet. Kommunen kan i dag gjøre samme unntak fra kvalifikasjonsprinsippet som i staten. Det vil si at personer som står utenfor arbeid, utdanning og opplæring og personer som har nedsatt funksjonsevne kan ansettes uten utlysning der det er saklig begrunnet, med hensikt for å fremme inkludering. Les mer på KS sin side her for bakgrunnen for unntaket. Som en forsøksordning har arbeidsgiver blitt enige med hovedtillitsvalgte om at det kan ansettes inntil 20 personer fast i året hvor det gjøres unntak fra kvalifikasjonsprinsippet. De som ansettes på denne måten er personer som av ulike årsaker har falt utenfor, eller står i fare for å falle utenfor arbeid og/eller utdanning/opplæring.
I forkant av en eventuell tilsetting gjennomføres som vanlig et drøftingsmøte med alle berørte tillitsvalgte på arbeidsplassen som referatføres og arkiveres. For å kunne benytte seg av handlingsrommet er det også en forutsetning at leder i etterkant av drøftningsmøtet sender den ferdige behovsanalysen til HR for vurdering av hvorvidt det er ansatte som det skal vurderes annet passende arbeid til og som er kvalifisert til stillingen, jfr AML § 4-6 og § 15-7. I e-posten opplys om at ansettelsesutvalget har en kandidat som er aktuell for ansettelse gjennom å gjøre unnntak fra kvalifikasjonsprinsippet.
Arbeidsgiver har sammen med de hovedtillitsvalgte kommet frem til at følgende grupper prioriteres for ordningen for ansettelser:
Det skal ikke sendes noen innstilling til hovedtillitsvalgte på høring, men det skal utarbeides et notat som beskriver valget av tilsetting, inkludert en begrunnelse om hvorfor kandidaten er i målgruppen for ordningen, og hvilke tillitsvalgte som har vært med på drøftingsmøtet. Notatet arkiveres og sendes til HR. Dette for at HR skal ha en oversikt over denne type ansettelser, og for å kunne gjøre en evaluering.
3. Ansatte hevder fortrinnsrett til stillingen. Bruk av fortrinnsretten er betinget av at
NB: Arbeidsgiver har ikke plikt til å informere alle fortrinnsberettigede direkte om ledige stillinger. I praksis informeres det derfor ofte gjennom utlysning av stilling, hvor arbeidstakere må følge med og søke og hevde sin fortrinnsrett. En vurdering av hvorvidt det er ansatte som har fortrinnsrett, tas derfor alltid med i vurderingen når søkere skal utvelges. Se Rekruttering - Utvelgelse av søkere.
Hvis det er flere kandidater som hevder sin fortrinnsrett, gir Arbeidsmiljøloven § 10-2 (4), § 14-3(4) og § 16-3 (3) siste punktum følgende prioriteringsrekkefølge av fortrinnsberettigede:
1. Ansatt som er oppsagt på grunn av driftsinnskrenkning, jf. § 14-2 (1). Fortrinnsretten
gjelder fra det tidspunktet arbeidsgiver har sagt opp arbeidstakeren og i inntil ett år fra oppsigelsesfristens utløp. *
2. Ansatt som har akseptert redusert stilling i stedet for oppsigelse, jf. § 14-2 (2) *
3. Deltidsansatte som ønsker utvidet stilling. Arbeidsmiljøloven § 14-3 og hovedtariffavtalen § 2-3 gir faste deltidsansatte fortrinnsrett til utvidet fast eller midlertidig stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny tilsetting i virksomheten. Fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen, og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. I tillegg er det et krav at stillingene har om lag de samme arbeidsoppgavene. Dersom det er flere som ønsker utvidet stilling, er det den best kvalifiserte i henhold til HTA § 2 punkt 2.2 som har rett til å få utvidet stilling. Når kandidater for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes den søker som har lengst tjeneste i kommunen.
4. Midlertidig ansatt (ikke vikariater) som ikke får fortsatt tilsetting på grunn av driftsinnskrenkning, jf. § 14-2 (2) *
5. Ansatt med redusert stilling etter § 10-2 (4)
6. Ansatt som har reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse, jf. § 16-3 (3)
* For å ha fortrinnsrett ved overtallighet må arbeidstakeren ha vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder i de to siste år jf §14-2. (3)
4. Stillingen eller tilsvarende stilling har vært lyst ut de siste 6 månedene.
Ansettelsesutvalget vurderer om det i løpet av de siste 6 månedene har vært lyst ut samme eller tilsvarende stilling i Kristiansand kommune. Dersom dette er tilfelle, kan den ledige stillingen tilbys tidligere kvalifiserte søkere fra nevnte rekrutteringsprosesser. Dette er kun aktuelt dersom ingen ansatte har fremsatt krav på utvidet stilling og dersom det ikke er kandidater etter AML § 4-6 og § 15-7.
Se Dersom ledig stilling tilbys tidligere kvalifiserte søkere for veiledning for hvordan du da går frem rent praktisk
5. Det er behov for administrative (midlertidige) stillinger av en varighet på inntil 6 måneder
Arbeidsgiver kan, etter drøfting med tillitsvalgte, ansette i midlertidige stillinger av en varighet på inntil 6 måneder uten ekstern utlysning. Dersom stillingsbehovet er over 3 måneder skal leder sende behovsanalysen til HR for å se om det er ansatte som det skal vurderes annet passende arbeid til, jfr AML § 4-6 og § 15-7.
Dersom det ikke er aktuelle kandiater og ingen ansatte har fremsatt krav på utvidet stilling, skal HR videresende behovsanalysen til NAV Kristiansand, nav.kristiansand.rekruttering@nav.no, med rekrutterende leder på kopi jamfør samarbeidsavtale med NAV inngått fra 17.8.2023. NAV vil da vurdere om de kan ha aktuelle kandidater for stillingen. Kristiansand kommune og NAV Kristiansand har et gjensidig ønske om å få flere personer som i dag står utenfor skole og arbeidsliv, inn i jobb. I NAV er det registrert mange personer som kan være aktuelle for jobber innenfor ulike områder i Kristiansand kommune.
Se samarbeidsavtalen her for konkret beskrivelse av saksgangen og for oppfølgingsansvar fra NAV og oss som arbeidsgiver dersom avtale om kandidat inntreffer.
Ved administrative tilsettinger, sendes ikke noen innstilling til tillitsvalgte på høring, men det skal utarbeides et notat som beskriver valget av tilsetting og som arkiveres i P360.
Etter at dette prosessteget er fullført skal resultatet være følgende: