Hensikt

Hensikten med dette dokumentet er å forklare hvordan Kvalitetssystemet i Kristiansand kommune er oppbygd, hvordan roller og ansvar i driften og forvaltningen av systemet er satt opp og hvilke funksjonaliteter som finnes i de ulike modulene.

Målgruppen for dette dokumentet er administratorer og superbrukere for Kvalitetssystemet. Deler av dokumentet vil også være relevant for ledere og enkelte ansatte (eks. rådgivere), men da for å få mer informasjon om enkelte temaer.

 

Ansvar og myndighet i arbeidet med Kvalitetssystemet

Kommunedirektøren er øverste ansvarlige for Kvalitetssystemet.

Økonomidirektøren er systemeier, men har delegert systemeiers myndighet til leder for stab virksomhetsstyring. Kvalitetsrådgiver i stab virksomhetsstyring er fagsystemansvarlig og toppadministrator for Kvalitetssystemet.

Direktørene delegerer godkjenningsmyndigheten for innholdet i Kvalitetssystemet innenfor eget område. Dette er dokumentert i dokumentet Delegering fra kommunedirektøren, og i områdenes egne delegeringsdokumenter.

Ansvaret for å holde Kvalitetssystemet oppdatert og ha en dokumentert internkontroll følger beskrivelsen av roller og ansvar i internkontrollpolicyen.

Alle ledere (eller andre) med godkjennings- eller behandlingsansvar i Kvalitetssystemet plikter å godkjenne og behandle innhold uten unødig opphold for å ivareta integriteten i systemet. Alle ansatte har ansvar for å foreslå forbedringer og kommentere om feil eller mangler i dokumentene i Kvalitetssystemet for å sikre kontinuerlig forbedring.

 

Beskrivelse av systemet

Kommunens elektroniske kvalitetssystem heter «Kvalitetssystemet», og det navnet ble valgt av oppdragsgruppen i programmet "Nye Kristiansand" som jobbet med å etablere et kvalitetssystem for den nye kommunen. Kvalitetssystemet skal være et kvalitetssystem for hele kommuneorganisasjonen, dvs. alle som er ansatt under kommunedirektøren.

Kvalitetssystemets rolle i internkontrollen er beskrevet i internkontrollpolicyen.

 

Systemadministrasjon

Kvalitetssystemet leveres av Extend AS ved programvaren EQS. Det er en skytjeneste som er levert fra leverandørens server, noe som betyr at systemet er tilgjengelig fra alle de vanlige nettleserne uavhengig av plattform (type utstyr).

EQS støtter Chrome, Firefox og Edge (> v. 73) for Windows.

Organisasjonsstruktur og brukerinformasjon blir hentet automatisk fra kommunens lønns- og personalsystem (Visma HRM) hver natt. Endringer i organisasjonsstruktur og brukere i Kvalitetssystemet må følgelig gjøres i Visma HRM.

Grupper og yrkesgrupper er ikke tatt i bruk i utstrakt grad da disse må vedlikeholdes manuelt. Disse kan brukes til å styre tilgang til dokumenter, lesetilgang til meldinger o.l.

Tilganger til å utføre ulike operasjoner og lesetilganger blir gitt i Kvalitetssystemet. I hovedsak finnes det to typer tilganger; egendefinerte- og systemdefinerte tilganger.

Egendefinerte tilganger gis hovedsakelig ved å tildele en eller flere av de følgende:

• Rolle - defineres med et sett rettigheter som følger brukeren. OBS: lokale rettigheter vil kun gjelde fra det nivået i organisasjonen denne brukeren ligger inne
  • Eks. Leder – er en rolle som alle ledere med personalansvar har for sin organisasjon
• Arbeidsfunksjon - gjelder kun tilgangene leserettighet og systemmelding ved meldinger og risiko
  • Eks. verneombud – får tilgang til alle HMS-relaterte meldinger om avvik og uønskede hendelser med denne tilgangen
• Enkelttilgang - tildeles en og en pr. bruker
  • Eks. Personalsjefen får tilgang til å godkjenne dokumenter på kommunenivå for å kunne godkjenne rekrutteringsprosessen som skal gjelde hele kommunen
• Meldings- og risikoansavar - definerer hvem som skal ha ansvar for meldinger og risikoer for en enhet (som standardinnstilling). Denne settes manuelt

Disse tilgangene styres av toppadministrator sammen med områdeadministratorene. En oversikt over rollene ligger i arbeidsdelen bak disse menyvalgene (for de som har tilgang til det): innstillinger - oppsett - roller

Systemdefinerte tilganger gis av systemet som følge av hvilken rolle du har i "saksbehandlingen" i de forskjellige modulene. Et eksempel på dette er at du får rollen "melder" i meldingsmodulen i det du registrerer en melding på et skjema. Denne rollen har tilgang til å se den registrerte meldingen, behandlingen av den og tiltak. Du får ikke tilgang til andre meldinger med rollen "melder".

 

Pålogging

Kvalitetssystemet er tilgjengelig via vanlig nettleser for alle ansatte i Kristiansand kommune som har en it-bruker. Brukerveiledninger og opplæring i Kvalitetssystemet er tilgjengelig på «opplæringssiden (Ikke tilgjengelig)». Autentisering av brukere skjer opp mot kommunens eget system (Azure AD). Les mer om autentisering og hvordan du setter det opp på mobiltelefon o.l. her.

Lenken til Kvalitetssystemet er: https://kvalitetssystemet.kristiansand.kommune.no.

 

Toppadministrator, områdeadministratorer og superbrukere

Beskrivelser for disse rollene i Kvalitetssystemet er beskrevet i informasjonssikkerhetspolicyen (Ikke tilgjengelig).

I Kvalitetssystemet har vi valgt en litt annen inndeling pga. systemets størrelse og omfang. Denne inndelingen lener seg mer på tabellen som beskriver roller og ansvar i internkontrollpolicyen.

• Toppadministrator - tilsvarer fagsystemansvarlig (Ikke tilgjengelig). Fagsystemansvar for kompetansemodulen ligger hos personal.
• Områdeadministrator - tilsvarer superbruker (Ikke tilgjengelig), men har flere oppgaver i forhold til oppfølging på områdenivå.
• Superbruker - tilsvarer superbruker (Ikke tilgjengelig), men det kreves ikke at superbruker har fullstendig kjennskap til alle funksjoner i programvaren.

Se kompetansekravene for administrator og superbruker for å se hvilke deler av Kvalitetssystemet disse skal kjenne til og bruke.

 

Brukergrensesnitt og menyer

Kvalitetssystemet har to hoveddeler; visningsdelen og arbeidsdelen.

Visningsdelen er der vi kommer inn i Kvalitetssystemet og viser det innholdet som er godkjent. Nye revisjoner av dokumenter eller skjemaer som er under arbeid vil ikke vises her. Visningsdelen kjennetegnes ved at den har en blå menylinje i toppen og en logo hvor det står "Kvalitetssystemet". Alle brukere har tilgang til visningsdelen.

Arbeidsdelen kjennetegnes av den grønne menylinjen og en logo hvor det står "Kvalitetssystemet Arbeidsdel". Det er her innholdet utformes, revideres og hvor vi gjør systemadministrasjon.

Den første siden som vises i det man logger inn i Kvalitetssystemet kalles enhetsmeny og kjennetegnes av det karakteristiske rutenettet fra profilmanualen med klikkbare bokser. Disse menyene lager toppadministrator og områdeadministratorene og styrer hvilket innhold som skal vises for de ulike delene av organisasjonen ved å koble menyene til organisasjonsstrukturen. Hver enhet kan i prinsippet ha sin egen meny, men det er ikke anbefalt med mindre det er helt nødvendig av vedlikeholds hensyn. Dette er det viktigste redskapet vi har for å styre dokumentene til de ansatte som trenger dem (se dokumentstyringsprosedyrenfor mer informasjon).

Enhetsmenyene er inndelt i soner: 

• kommunedirektørens innhold ligger på øverste rad og i de fire boksene i hjørnet nederst til høyre
• direktørens innhold ligger i hjørnet nederst til venstre
• kommunalsjefens-/enhetsleders innhold ligger i rad to og tre fra toppen

For mer informasjon om brukergrensesnitt se introduksjonsvideoen til Kvalitetssystemet.

 

Databehandlinger

Kvalitetssystemet inneholder følgende personinformasjon om alle brukerne:

• fullt navn
• hvilken stilling de har
• hvor i kommuneorganisasjonen de jobber
• e-postadresse (jobb)
• brukernavn for deres kommunale it-bruker
• hvem som er leder for arbeidsstedet de jobber (ikke synlig for andre enn systemadministrator)

Dette er nødvendig for å kunne dokumentere internkontrollen i kommunen. Det er ikke tillatt å registrere sensitive personopplysninger i Kvalitetssystemet.

 

Modulene i Kvalitetssystemet

Kvalitetssystemet er delt inn moduler; dokumenter, meldinger, kompetanser (under utvikling), aktiviteter og risiko (kommer i 2022).

 

Dokumentmodul

Dokumentmodulen er der vi utformer og administrerer kommunens styrende dokumenter (bortsett fra de øverste nivåene beskrevet under dokumenttyper). 

Dokumentstruktur

Kommunens styrende dokumenter er hovedsakelig delt opp i tre hoveddeler;

• Kjerneprosesser - beskriver hvordan kommunen skal levere tjenester til innbyggerne
• Støtteprosesser - stabsområdenes dokumenter og beskrivelser, gjerne kalt håndbøker, som beskriver driftsstøtte (som f.eks. sykefraværsoppfølging, o.l.)
• Ledelse og styring - beskriver kommunens ledelsesprosesser

Kjerneprosessene ligger i områdenes menyer og varierer i omfang og innhold, men skal følge prinsippene i profilmanualen. Områdene selv vurderer hvilket omfang som er hensiktsmessig.

Støtteprosessene er samlet i en meny under knappen "Støtte". Ledelsesprosessene ligger i en meny under knappen "Ledelse og styring". Disse to menyene samler alle dokumenter som gjelder hele kommunens organisasjon. Begge ligger tilgjengelig på forsiden i Kvalitetssystemet.

 

Dokumenttyper

De ulike dokumentene har ulik betydning og rang i dokumentstrukturen. Kommuneplanen er kommunens viktigste styringsdokument og er styrende for alle andre dokumenter. Temaplaner og strategier er underordnet kommuneplanen, og sammen utgjør disse overbygningen i dokumentstrukturen. Disse dokumentene behandles og vedtas politisk. Dette er nærmere beskrevet i dokumentet "Helhetlig virksomhetsstyring" kapittel 4.1.

Dokumentene i Kvalitetssystemet er underordnet de ovenfornevnte dokumentene og er strukturert i en hierarkisk orden - dvs. 1 er styrende ovenfor 2 osv. Se oversikten under:

1. Policyene er overordnet og beskriver overordnede føringer og prinsipper.
2. Dernest kommer prosedyrer, instrukser, reglementer, retningslinjer og prosesser. Disse dokumentene beskriver hvilke krav som gjelder for en aktivitet eller en leveranse 
3. Veiledere og oversikter evt. andre støttedokumenter er underordnet.

 

Dokumentkategori

Dokumentkategoriene er selve skjelettet i dokumentstyringen, og er en struktur (hierarki) som er definert etter prosess, fag eller tema – altså hva dokumentet handler om. De øverste dokumentkategoriene for de tjenesteytende områdene vil ligne på organisasjonsstrukturen pga. forskjellen i virksomhetene deres. Dokumentstyringsprosedyre og dokumentskrivingsveilederen beskriver hvordan disse skal brukes. To eksempler på dokumentkategorier på øverste nivå er allerede nevnt under dokumentstruktur, "støtte" og "ledelse og styring".

Opprettelse og endring av dokumentkategorier gjøres av toppadministrator sammen med områdeadministratorene.

 

Opprettelse, godkjenning og administrering av dokumenter

Alle ansatte har tilgang til å opprette dokumenter, men kun ledere og noen av rådgiverne i administrasjonen har tilgang til å godkjenne dokumenter. De som oppretter dokumentet, får automatisk rollen dokumentadministrator og får da også tilgang til å gjøre flere handlinger med dette dokumentet. Praktisk informasjon om arbeid med dokumenter finner du i dokumentskrivingsveilederen.

Godkjenning av dokumenter er nærmere beskrevet i dokumentstyringsprosedyren.

 

Implementering

Funksjonen som gjør at vi kan få brukernes bekreftelse på at de har lest og forstått innholdet i et dokument kalles implementering. Med implementering kan vi legge til enheter, yrkesgrupper og grupper som dette er relevant for. Det kan også legges til en flervalgstest for å sjekke om brukeren faktisk kjenner til innholdet i dokumentet. Det er også mulig å ta ut statistikk på implementeringer.

 

Databehandlinger

Dokumentmodulen inneholder informasjon om navn, arbeidssted og stilling for 

• hvem som er dokumentadministrator, godkjenner og forfatter
• hvem som har lest de ulike dokumentene
• hvem som har bekreftet at de har lest og forstått et dokument
• hvem som har deltatt på høringsrunder - kommentarene er kun synlig for dokumentadministrator
• hvem som har gitt kommentarer til dokumentet - kommentarene er kun synlig for dokumentadministrator

 

Meldingsmodul (skjemamodul)

All funksjonalitet i som handler om sjekklister, elektroniske skjema og andre former for registrering av data går under betegnelsen skjema i Kvalitetssystemet. Det er kun toppadministrator og områdeadministratorene som har tilgang til å opprette skjemaer.

Et skjema kan enten kun ha et registreringsskjema, eller bestå av flere delskjemaer:

• registrere melding – der bruker registrerer informasjon
• behandle melding – der hvor man behandler informasjonen som er registrert
• nytt tiltak – dersom man har behov for å gjøre et tiltak etter mottak av meldingen
• evaluer tiltak
• godkjenn tiltak
• lukk melding – avslutter behandling av meldingen, og den vil først da få status som «lukket» i EQS

Meldingene som registreres i skjemaene kan finnes igjen i meldingsoversikten i arbeidsdelen.

Skjemaene er strukturert i meldingskategorier, en hierarkisk struktur som ligner mye på dokumentkategoriene. Opprettelse og endring av meldingskategorier gjøres av toppadministrator sammen med områdeadministratorene.

 

Databehandlinger

Registrerte meldinger inneholder informasjon om navn, arbeidssted og stilling for

• hvem som registrerte meldingen
• hvem som er meldingsansvarlig

I tillegg inneholder meldingene informasjon om

• når meldingen ble registrert, endret og lukket

 

Kompetansemodul

Ikke implementert - piloter pågår.

 

Aktivitetsmodulen

(beskrivelse kommer)

 

Risikomodul

Besluttet at vi ikke tar denne i bruk.

 

Definisjoner

Dokument: med dokumenter menes alt materiell og innhold i kvalitetssystemet som sier noe om «hvordan vi skal ha det» og «hvordan vi skal jobbe». Eks. prosesskart, prosedyrer, policyer o.l. 

 

Vedlegg og referanser

Dokumentstyringsprosedyre

Internkontrollpolicy

superbruker (Ikke tilgjengelig)