Hensikt
Prosedyren skal sikre at det finnes sammenliknbar intern statusrapportering for alle prosjekter, som beskrevet i Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy, og at prosjekteiere har nødvendig informasjon til å avgjøre om prosjektet bør fortsette, planlegges på nytt eller avsluttes. Prosedyren beskriver hvordan prosjektleder rapporterer status i prosjektet i Styringsportalen.
Rapportering til eksterne finansieringskilder og andre eksterne parter omtales ikke i prosedyren, siden disse vil ha egne krav til innhold og hyppighet i rapporteringen.
Gjelder for
Prosedyren gjelder for alle prosjektledere og prosjekteiere.
Ansvar for gjennomføring
Prosjektleder er ansvarlig for gjennomføringen.
Beskrivelse
Hvem skal rapportere status?
Alle godkjente prosjekter hvor det pågår arbeid skal rapportere status. Ressurskrevende og langvarige konseptutredninger kan vurdere å rapportere status på samme måte som prosjekter.
Hvor skal det rapporteres?
Kommunens styrings- og ledelsesinformasjon organiseres i Styringsportalen. Portalen benyttes også til rapportering og oppfølging av planverk og prosjekter, som beskrevet i Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy. Bruk av andre verktøy kan avtales mellom prosjektleder og prosjekteier, men disse kommer da i tillegg til minimumsrapporteringen i Styringsportalen.
Hva skal rapporten inneholde?
Statusrapporten skal vise hvordan prosjektet lå an i forhold til prosjektplanen ved utgangen av forrige rapporteringsperiode. Prosjektleder skal gjøre følgende:
- Angi status på fremdrift, kvalitet og risiko for manglende måloppnåelse ved å bruke rullegardinmenyer.
- Angi forventet budsjettavvik ved årsslutt, samt ved prosjektets slutt.
- Kort beskrive overordnet status i prosjektet, herunder:
- Resultater og viktige hendelser siden forrige rapport
- Kommende leveranser
- Kort forklare eventuelle avvik fra plan når det gjelder fremdrift, økonomi, kvalitet og risiko for manglende måloppnåelse, samt beskrive hvilke tiltak som vil gjøres for å komme tilbake på plan.
Hvor ofte skal det rapporteres?
Som hovedregel bør prosjektleder gi en statusrapport hver måned, med unntak av juli. Dato for rapportering følger enhetsledernes perioderapportering på driften.
Prosjekter har ulik størrelse og varighet, og det kan i noen tilfeller være hensiktsmessig med en annen hyppighet på statusrapporteringen enn månedlig – både oftere og sjeldnere. Annen frekvens på rapporteringen kan avtales mellom prosjektleder og prosjekteier, men som et minimum skal alle prosjekter levere en statusrapport i Styringsportalen i forbindelse med tertialrapportering og årsberetning. Etter Styringsdialog og rapportering - årshjul vil det si:
- februar
- mai
- september
Hvordan gjør prosjektleder det i Styringsportalen?
1. Gå til Styringsportalen
Prosjekter i Styringsportalen finner du gjennom denne lenken: https://styringsportalen.kristiansand.kommune.no:8080/main/?rid=2312742301804504156.
2. Finn prosjektet du skal rapportere på
Den raskeste måten å finne prosjektet du skal rapportere på i Styringsportalen er ved å trykke på "Mine ansvar" i den øverste menylinjen. Prosjektet dukker da opp under overskriften "Mine prosjekter".
Alternativt kan du bruke søkefeltet i den øverste menylinjen.
Skriv inn navnet på prosjektet ditt, så vil det dukke opp i forslagslisten. Trykk deretter på riktig alternativ i listen som lages etter hvert som du skriver.
3. Registrere ny statusrapport
Når du er inne på siden til prosjektet ditt velger du "Rapportering".
Du kommer da til bildet hvor du gjør selve rapporteringen.
1) Angi status
Sett et tall på "Forventet budsjettavvik ved årsslutt" og "Forventet budsjettavvik ved prosjektavslutning". Forventer du å bruke nøyaktig budsjettet setter du avviket til 0. Hvis du forventer å bruke mindre enn budsjettet setter du et positivt tall. Forventer du å bruke mer enn budsjettet setter du et negativt tall.
Bruk rullegardinmenyene for å oppdatere status på "Fremdrift", "Kvaliteten på leveransene til prosjektet" og "Risiko for manglende måloppnåelse".
Trykk "Fullfør" når du er ferdig med å fylle ut denne delen av skjemaet, slik at innholdet lagres.
2) Overordnet status
Beskriv "Overordnet status" i prosjektet i fritekst. Beskrivelsen gjenbrukes i ulike sammenhenger, og kan inngå i rapporter til folkevalgte. Skriv derfor kort, korrekt og presist.
3) Kommentar til fremdrift, økonomi, kvalitet og måloppnåelse
Forklar eventuelle avvik fra plan i feltet "Kommentar til fremdrift, økonomi, kvalitet og måloppnåelse", og beskriv tiltak for å komme tilbake på plan. Dersom det ikke er avvik i prosjektet, trenger du ikke fylle ut dette feltet.
4) Send inn
Trykk "Send inn" når du er ferdig med å fylle ut kommentarboksene, slik at kommentarene blir lagret.
Videre bruk av statusrapportene
Statusrapporten som prosjektleder utarbeider brukes av prosjekteier som utgangspunkt for en god dialog rundt eventuelle utfordringer i prosjektet.
Porteføljeansvarlige/prosjektansvarlige og controllere/økonomirådgivere vil bruke statusrapportene som bakgrunn for samlet rapportering til kommunedirektørens ledergruppe, samt i forbindelse med utarbeidelse av tertialrapporter og årsberetning.
Definisjoner
Vedlegg og referanser
Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy
Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy
Styringsdialog og rapportering mellom ledelsesnivå - prosedyre