Reglene for reisedekning for kommuneansatte ligger i den sentrale særavtalen SGS 1001 Reiseregulativet.
Bestemmelsene i særavtalens § 3 om utgiftsdekning på tjenestereiser henviser til statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands og statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge. I SGS 1001 følger det av § 3 at det ikke er alle bestemmelsene i statens reiseregulativ som automatisk vil være gjeldende for kommunesektoren.
Følgende utgifter dekkes på tjenestereiser for kommuneansatte i tråd med bestemmelsene i staten:
Vi skiller mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted. Hvilken type arbeidssted man reiser til avgjør om arbeidsgiver dekker kostnadene til reisen og om arbeidstaker må skatte av dette.
Vi skiller mellom to typer reiser når det handler om reise mellom hjem og arbeid; yrkesreiser og arbeidsreiser. Dette gjør vi av hensyn til skatteregler.
Hovedregelen er at det skal benyttes kollektivtransport, men det er anledning til å bruke andre fremkomstmidler. Det er fastsatt kilometergodtgjørelse både for bil og andre fremkomstmidler.
Satsen for kilometergodtgjørelse forhandles mellom partene i staten hvert år. Oppdatert sats finner man i statens reiseregulativ for reise og kost innenlands, § 6.
Følgende beregningsmåte skal benyttes ved beregning av kilometergodtgjørelse[1]:
Under følger noen eksempler:
Merk at det kun gis godtgjøring for bruk av motoriserte fremkomstmidler, ikke el-drevet/elektriske fremkomstmidler slik som elektrisk motorsykkel, moped, sykkel eller lignende.
Gjeldende sats for kilometergodtgjørelse for andre egne fremkomstmidler finner man i statens reiseregulativ for reise og kost innenlands, § 7.
For å få dekket utgifter til kost, må reisen være en tjenestereise, avstanden lenger enn 15 km og reisen vare over 6 timer. Dersom alle disse kriteriene er oppfylt, dekkes udokumenterte utgifter til kost etter gjeldende satser i statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 9 og statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge § 8.
Dersom enkeltmåltider er dekket av andre enn arbeidstaker selv, foretas det måltidstrekk tilsvarende 20 % for frokost, 30 % for lunsj og 50 % for middag av den aktuelle satsen som tilstås. Dette gjøres under «diett» i reiseregningssystemet.
Det gis kostgodtgjørelse per døgn når reisen varer mer enn 6 timer. I statens særavtale pkt. 9.2.2 § 2 defineres døgn som «24 timer fra reisen starter». Det betyr at dersom reisen ikke varer utover 6 timer påfølgende døgn, har man kun rett på kostgodtgjørelse for det første døgnet.
I forbindelse med utfylling av reiseregning i reiseregningssystemet Expense, er det viktig å være nøye med å registrere riktig start- og slutttidspunkt for reisen, adressen man reiser fra og til, antall kilometer og måltidstrekk dersom man får mat. Dersom målet for reisen er et allment kjent bygg som Rådhuset Tangvall eller Stortinget, så kan det være tilstrekkelig i stedet for adresse. Den ansatte som har vært på reise må selv foreta måltidstrekket i reiseregningen. Se også prosedyren for Expense utfylling reiseregning/bilgodtgjøring.
Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning i henhold til reglement for utlegg for ansatte. Unntaket fra denne regelen er de tilfellene hvor arrangementet (formålet med reisen) også inkluderer overnatting.
Reiser bestilles gjennom Berg-Hansens nettportal for de reisemåtene det er mulig.
Dersom ansatte helt eller delvis legger ut for reisen selv eller har utlegg på reisen som skal dekkes av arbeidsgiver, skal dette håndteres i kommunens reiseregningssystem. Jf. Reglement for refusjon av utlegg. For veiledning i hvordan reiseregningen skal fylles ut – se prosedyren for Expense utfylling reiseregning/bilgodtgjøring.
[1] Kilde: Departementets kommentar til § 6 i statens reiseregulativ
Statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands
Statens særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge
KF infoserie sin temaside om reise- og kostgodtgjørelse
Reiser i regi av arbeidsgiver - reglement (Ikke tilgjengelig)
Studietur, planlegging - reglement
Kompensasjon for bruk av egen bil i tjenesten - rutine
Følge av pasient, klient, bruker, elev, barn og ungdom - rutine
Refusjon av utlegg for ansatte - reglement
E-læring om reiseregning (Visma Expense)