Reglementet skal regulere refusjon av utlegg til ansatte og bidra til at ansatte ikke trenger å forskuttere for arbeidsgiver.
Alle ansatte.
Kommunedirektørens ledergruppe/programledelsen nye Kristiansand, 30.4.2019.
Utlegg er ressurskrevende, genererer manuelt arbeid og er forbundet med flere typer risiko. Det kan medføre at en ikke følger regelverk for offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsavtaler og at pliktige innberetninger ikke blir gjort. Kontantkasser og bankkonti som holdes utenfor kommunens regnskap og kontroll er ikke akseptabelt eller forsvarlig. Det er derfor nødvendig å beskrive hva som tillates og den praktisk håndteringen av utlegg.
1. Alle innkjøp skal foretas via det elektroniske innkjøpssystemet som kommunen bruker til enhver tid, jfr. Innkjøpspolicy. Det gjelder også innkjøp fra leverandører som ikke har innkjøpsavtale med kommunen, jfr Rekvisisjon - prosedyre. Alle innkjøp skal betales av kommunen ved hjelp av elektroniske fakturaer fra leverandør, jfr Inngående faktura - prosedyre.
2. Ansatte har ikke anledning til å foreta innkjøp ved å legge ut av egne midler og få dette refundert ved kvittering senere. Unntak fra dette er reiseutlegg som refunderes ved bruk av reiseregning i kommunens reiseregningssystem jfr. Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig). Andre unntak kan være legebesøk ved skade i arbeidstiden, spesiell programvare og apper som kun godtas betalt ved bruk av kredittkort, studie- og kursavgifter, studiemateriell og tilfeller det av spesielle årsaker ikke er mulig å finne andre løsninger for.
3 .Refusjoner til ansatte som får dekket spesielle tjenester som kan være innberetningspliktige som feks bredbånd/internett og avisabonnement der leverandørene ikke kan sende faktura til kommunen. Bruk dokument Refusjon av utlegg som kan være innberetningspliktige - prosedyre
4. Alle reiseregninger og utlegg knyttet til reise skal håndteres i kommunens reiseregningssystem og utbetales sammen med ordinær lønn. Det samme gjelder i de tilfellene der det er nødvendig å legge ut for overtidsmat, jfr. Kjøp av overtidsmat - lokal særavtale. Andre utlegg skal håndteres i kommunens regnskapssystem.
5. Ingen enheter har anledning til å ha egne håndkasser/kontantkasser. Det er heller ikke anledning til å ha egne bankkonti som tilhører enhetene.
6. Bestilling av reiser skal foretas hos avtaleleverandøren. Dette gjelder også utgifter i forbindelse med reisen så langt det er praktisk mulig (hotell, middager, transport osv.)
7. For småinnkjøp av mat/dagligvarer, se Bedriftskontoer uten krav til ehandel - prosedyre (Ikke tilgjengelig)
8. Det er ikke anledning til å registrere kjøp på private bonuskort verken der det kreves refusjon fra kommunen eller når faktura sendes direkte til kommune.
9. Refusjonskrav ved utlegg og reiser skal leveres senest 1 måned etter utlegget eller reisen (pga evt momsbehandling).
10. Det er ikke anledning til å anvise egne utlegg, jfr. Anvisningsreglement.
11. Den ansatte som krever refusjon, må signere refusjonsskjemaet for å opprettholde kravet om attestering av egne personlige utbetalinger fra anvisningsreglementet.
12. Refusjonskrav som ikke er i tråd med retningslinjene vil bli avist.
13. Regnskapssjefen gis myndighet til å vurdere eventuelle unntak fra ovennevnte.
14. Refusjonskrav som omfattes av unntaksbestemmelsene skal registreres på dette skjemaet Refusjon av utlegg for ansatte - skjema . Skjemaet sendes til post.regnskap@kristiansand.kommune.no og merkes i emnefeltet med "Refusjon av utlegg".
Dette reglementet er arkivert under sak 201807724 i kommunens arkivsystem.
Definisjoner er innbakt i innholdet i reglementet.