HsPro arkivering v. 1.2

Hensikt

Alle arkivverdige dokumenter arkiveres i elektronisk arkivkjerne i HsPro blir riktig registrert og arkivert

Gjelder for

Alle brukere av journalsystemet HsPro

Ansvar for gjennomføring

Journalansvarlig og brukere av journalsystemet HsPro

Beskrivelse

Etter 01.05.2017 skal det ikke lenger oppbevares/ arkiveres noe i papirformat. All post sendes dokumentsenteret for registrering og skanning i HS Pro

Dokumentsenteret:

Skal skanne dokumenter/ journaler/ journalnotat som kommer i papirformat inn til HsPro utforsker.

Systemansvarlig:

  • Sjekke ukentlig at det ikke er stopp i KS- SvarUt.
  • Sjekke arkivlogg i HsPro ukentlig.
  • Sjekke HsPro link (elektronisk post) daglig.

Den merkantile på det enkelte Familiens hus:

  • Sende mottatte dokumenter til dokumentsenteret for skanning.
  • Merkantilt personell i helsestasjons- og skolehelsetjeneste skal hente/journalføre dokumenter fra HsPro utforsker til HsPro HsPro, registrere innscannede dokumenter.
  • Sjekke arkivlogg i HsPro ukentlig.
  • Opplæring av nye merkantile i helsestasjons- og skolehelsetjeneste i henting/journalføring av dokumenter fra HsPro utforsker til HsPro.

Helsesykepleiere:

  • Daglig sjekke at brev ut og elektronisk post har blidt sendt. 
  • Barna som begynner i 1. klasse: Journalene skal IKKE sendes til skolen, de skal bli liggende igjen på helsestasjonen, «arkivert» sammen med sitt kull (disse skal sendes Dokumentsenteret og skannes inn til elektronisk journal).
  • Barn som flytter til en annen bydel, og barnet begynner i  f.eks. 1. klasse eller 5. klasse: Journalen sendes til skanning hos Dokumentsenteret
  • Barn som flytter til en annen bydel i løpet av skoleåret: Journalen sendes til Dokumentsenteret for skanning.
  • 10. klasse journaler som avsluttes: skal arkiveres på helsestasjonen i påvente av skanning

Definisjoner

Instruks for journalføring, arkivering og arkivbegrensninger:

Bygger på Forskrift om offentlig arkiv, §2-3, §3-18 og 3-19.

Kortversjon:

  • Offentlige organ skal journalføre alle inn- og utgående dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
  • Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, skal holdes utenfor eller fjernes fra arkivet, det vil si at de skal makuleres etter bruk.
  • Pasientarkivet i HS Pro er godkjent som fullelektronisk arkiv med egen arkivkjerne fra 01.02.2017
  • Saker direkte knyttet til en søker/ bruker av kommunens helsestasjons- og skolehelsetjenester skal arkiveres i HS Pro.

Denne prosedyre er lagd på mal etter rutiner i HS sektoren. Dokumentet er tilpasset tjenestene i helsestasjon og skolehelsetjeneste og fagsystemet HS Pro

 

Vedlegg og referanser

HsPro, registrere innscannede dokumenter

HsPro, post ut/inn og arkivering

HsPro, merkantile ansvar og oppgaver