HsPro, post ut/inn og arkivering v. 1.3

Hensikt

  • Sikre at post som gjelder brukere av helsetjenester barn og unge journalføres  og ferdigbehandles i HsPro.
  • Sikre at post journalføres etter journalføringsplikten (EPJ og post journal) HsPro arkivering.
  • Tydeliggjøre ansvarsfordeling mellom Familiens hus helss barn og unge og Dokumentsenteret.
  • Sikre at journal (EPJ-elektronisk pasient journal) og vedlegg arkiveres etter lover og forskrifter.

 

Gjelder for

Ansatte, avdelingsledere, systemansvarlig, dokumentsenteret

 

Ansvar for gjennomføring

Ansatte, avdelingsledere, systemansvarlig, dokumentsenteret

 

Beskrivelse

Dokumentsenteret skal:

  • Digitalisere alle dokumenter som gjelder brukere av helsestasjons og skolehelsetjenestene slik at disse kan fordeles i HsPro til fordelingsansvarlig på det enkelte Familiens hus. HsPro arkivering

Systemansvarlig HsPro skal:

  • Gi nødvendig opplæring i postføring, arkivering og dokumentasjon til merkantile, superbrukere og avdelingsledere.
    • Utføre kontroll på arkivlogg i HsPro daglig, og gi beskjed til ansatt med kopi til leder ved feil.
  • Sjekke et par ganger i uken at VISMA samhandling arkiv fungerer med svar ut tjenesten.
  • Sjekke daglig VISMA link HsPro og at digitale forsedelser går inn/ut av systemene.
Avdelingsleder skal:
  • Sjekke at den ansatte har rettet opp i feil ved digitale forsendelser og brev inn/ut via arkivlogg KS svarUT tjenesten (når de har fått beskjed om dette fra systemansvarlig).
Ansatte skal:
  • Sjekke, lese og besvare post daglig.
  • Sjekke at digitale forsendelser går igjennom ved sending.
  • Brev ut via arkivlogg må den enkelte ansatte sjekke at har blitt arkivert og sendt dagen etter.
    • Rette opp evt. feil ved arkivering og sending, senest dagen etter, når de er gjort oppmerksomme på dette.
  • Den enkelte ansatte plikter å oppdatere seg via e-læringsmodulene og brukerdokumnetasjonen for arkiv og digital post.

VISMA samhandling arkiv og digital post:

Helsetjenesten må forholde seg til to ulike arkiv, elektronisk pasien journal (EPJ) og Visma samhandling arkiv.

  • Konsultasjoner, journalnotater, epikriser, spesialisthenvisninger o.l. skal ligge i HsPro (EPJ).
  • Dokumenter som formelt blir definert som saksbehandling skal arkiveres i Visma samhandling arkiv, og disse blir sendt digitalt til mottakere, person eller organisasjon gjennom KS SvarUT.
Arkivering:
  • For å sikre at kontakter er signert, er det utarbeidet en egen HsPro, signering av kontakter for når kontakter skal signeres.
  • Ansatte som skal slutte i tjenesten har et særlig ansvar for å signere kontakter før deres arbeidsforhold opphører.
  • Arkivering skal følge Noark standard.

Definisjoner

  • Alle dokumenter som er arkivverdige skal arkiveres i enten fagsystemet HsPro (EPJ), VISMA samhandling arkiv (KS Svar UT eller Public 360.
  • Pasientarkivet i HsPro ble godkjent som fullelektronisk arkiv med egen arkivkjerne f.o.m 01.02.2017.

Vedlegg og referanser

HsPro arkivering

Journalføring i helsestasjon- og skolehelsetjeneste- veileder

HsPro; postregistrering og behandling

Forskrift om offentlig arkiv § 2-3, § 3 -19.

Arkivlova, lov om arkiv

Helsepersonelloven, lov om helsepersonell, kapittel 8 § 39-47