Hensikt

Prosedyren beskriver hvordan en meldingsansvarlig (leder) skal behandle idé og forbedringforslag som er mottatt i kvalitetssystemet.

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder ansatte som er satt som meldingsansvarlig for et idé og forbedringsforslag i kvalitetssystemet. Disse vil i hovedsak være ledere eller del av kommunens idémottak.

 

Ansvar for gjennomføring

• Meldingsansvarlig har ansvar for at idé og forbedringsforslag behandles som beskrevet i denne prosedyren.
• Idémottaket har ansvar for å se gjennom alle meldinger som registreres. Der idémottaket mener det kan være aktuelt å etablere et prosjekt skal idémottaket avklare med meldingsansvarlig om en prosjektprosess skal startes.

 

Beskrivelse

Meldingsansvarliges oppgaver

Meldingsansvarlig tar stilling til idé og forbedringsforslaget som er meldt inn. Dersom meldingsansvarlig mener at det er andre som bør svare ut forslaget velges en ny meldingsansvarlig. Dersom meldingsansvarlig er riktig person til å vurdere forslaget er det fire utfall:

1. Forslaget gås ikke videre med.
2. Forslaget gjennomføres i egen linje.
3. Forslaget krever at det etableres et eget prosjekt.
4. Forslaget må bearbeides videre

1) Forslaget gås ikke videre med

Dersom meldingsansvarlig vurderer at forslaget ikke skal gås videre med lukkes meldingen i kvalitetssystemet med en kommentar som forklarer hvorfor forslaget avvises.

 

2) Forslaget gjennomføres i egen linje

De fleste forbedringsforslag som skal gjennomføres vil utføres i den ordinære linjen. Dersom meldingsansvarlig vurderer at forslaget bør gjennomføres i egen linje må følgende være oppfylt:

• tiltaket kan gjennomføres utelukkende med bruk av ansatte i egen linje.
• tiltaket kan gjennomføres innenfor tildelt driftsbudsjett.
• tiltaket påvirker bare arbeidsprosesser i egen linje.

​Meldingsansvarlig lukker meldingen i kvalitetssystemet med en kommentar om at forslaget vil bli gjennomført.

 

3) Forslaget krever at det etableres et eget prosjekt

Dersom meldingsansvarlig vurderer at tiltaket bør gjennomføres, men at det vil kreve innsats fra ansatte utenfor egen linje, at det ikke kan løses innenfor tildelt driftsbudsjett eller at det påvirker arbeidsprosesser utenfor egen linje startes en prosess for å etablere et potensielt prosjekt.

Informasjon om hvordan kommunen starter opp og gjennomfører ulike typer prosjekter finnes i Prosjektmetodikk - Generell beskrivelse av kommunens valgte prosjektmetodikk. Meldingsansvarlig kan kontakte idémottak eller relevant porteføljeforvalter/prosjektansvarlig for hjelp.

Meldingsansvarlig lukker meldingen i kvalitetssystemet med en kommentar om at forslaget vil utredes i en prosjektprosess.

 

4) Forslaget må bearbeides videre

Det er nødvendig å undersøke nærmere om ideen eller forbedringsforslaget er den beste løsningen på behovet eller problemet. Idemottak eller innovasjonsrådgivere kan bidra til å stimulere til å utvikle ideen videre eller kople på konkret ressurs.

 

 

Idémottakets oppgaver

Idémottaket skal se gjennom alle meldinger som registreres. Der idémottaket mener det kan være aktuelt å etablere et prosjekt skal idémottaket gi meldingsansvarlig beskjed om at idémottaket ønsker å bli involvert ved å bruke funksjonen "Gi kommentar" i den aktuelle meldingen.

Idémottaket skal også gi kommentar dersom idémottaket vurderer at forslaget også vil være nyttig i andre deler av organisasjonen, eller overlapper med andre planlagte eller pågående prosjekter.

 

Definisjoner

 

 

Vedlegg og referanser

Idé og forbedringsforslag - prosedyre for registrering i kvalitetssystemet

Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy