Dette dokumentet gir en beskrivelse av prosjektmetodikken til Kristiansand kommune. I henhold til kapittel 4.3.2 i Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy, skal alle prosjekter i kommunen baseres på metodikken til Prosjektveiviseren. Metodikken har til hensikt å bidra til flere vellykkede prosjekter, sikre at prosjekter er i tråd med kommunens mål og planer og ivareta viktige momenter i prosjektets ulike faser. Dette for å sikre en enhetlig og standardisert prosess for gjennomføring av prosjekter. Definisjonen av hva som anses som et prosjekt er beskrevet i Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy.
Dette dokumentet gjelder for prosjekteiere, prosjektledere og deltakere i et prosjekt.
Prosjekteier har ansvaret for gjennomføring.
Kristiansand kommunes prosjektmetodikk gir en detaljert beskrivelse av hvordan et prosjekt skal styres. Denne styringen er basert på ulike faser, styringsdokumentasjon og beslutningspunkter. Selv om det er lagt opp til muligheter for å tilpasse rammeverket til prosjekttype, må eventuelle tilpasninger avtales mellom prosjekteier og prosjektleder. For store og komplekse prosjekter anbefales det å følge Prosjektveiviseren i sin helhet.
Prosjektveiviseren beskriver følgende faser:
De blå fasene er en del av linjeledelsen, mens de grønne fasene er prosjektfaser. Arbeidet defineres ikke som et prosjekt før planleggingsfasen starter. Inntil da, betraktes prosjektet som en oppgave i linjen. Tiden brukt i konsept- og planleggingsfase er avgjørende for å få til et vellykket prosjekt. Derfor anbefales det at alle faser gjennomgås for alle typer prosjekter, inkludert mindre prosjekter.
Klikk på fasene i figuren over for mer informasjon om hver fase.
I overgangen mellom prosjektfasene er det et beslutningspunkt. Prosjektmodellen består av seks beslutningspunkter (diamant med tall). Ved beslutningspunktene skal det gjøres en beslutning om å godkjenne, avvente eller stoppe prosjektet, før oppstart av neste fase. Hvem som beslutter vil avhenge av type og omfang på prosjektet, men som hovedregel eies de blå fasene av linjeleder og de grønne fasene eies av prosjekteier. Er det behov for avklaringer underveis i en fase, må dette fremmes for prosjekteier.
Til hvert beslutningspunkt skal det utarbeides dokumentasjon (styringsdokumentasjon). Dette danner grunnlaget for å kunne ta en beslutning om overgang til neste fase. Basert på et godkjent styringsdokument, kan prosjektet gå videre til neste fase. Innholdet og omfanget på styringsdokumentasjonen (maler tilgjengelig) tilpasses det enkelte prosjekt, og overskriftene og den veiledende teksten er ment som en huskeliste. Som en hovedregel skal overskrifter i malene beholdes. Det bør begrunnes hvis noe velges å ikke svares ut.
Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policybeskriver hva som er et minimum av styringsdokumentasjon for et prosjekt: Mandat, prosjektforslag, styringsdokument og sluttrapport.
Klikk på beslutningspunktene for å gå direkte til beslutningsunderlag (styringsdokument) for hver fase.
Prosjektmetodikk - Gjennomgående temaer i prosjektfasene
Prosjektmetodikk - Prosjektroller og ansvar
Prosjektmetodikk - Konseptfase
Prosjektmetodikk - Planleggingsfase
Prosjektmetodikk - Gjennomføringsfase
Prosjektmetodikk - Avslutningsfase
Prosjektmetodikk - Avslutningsfase
Prosjektmetodikk - Realiseringsfase
Prosjektmetodikk - Mandat for konseptfase
Prosjektmetodikk - Prosjektforslag
Prosjektmetodikk - Styringsdokument
Prosjektmetodikk - Sluttrapport