Hensikt

Prosedyren skal sikre at prosjekter blir opprettet i Styringsportalen på en lik måte.

 

Gjelder for

Dokumentet gjelder for ansatte som skal opprette og vedlikeholde prosjekter i Styringsportalen. Disse er i hovedsak porteføljeforvaltere og prosjektansvarlige.

 

Ansvar for gjennomføring

Den som skal registrere et prosjekt i Styringsportalen er ansvarlig for at registreringen gjøres som beskrevet i denne prosedyren.

 

Beskrivelse

Gå til prosjektsiden i Styringsportalen https://styringsportalen.kristiansand.kommune.no:8080/main/?rid=2621757843397317116

 

Velg fanen «Admin»

Trykk på knappen «Opprett nytt prosjekt» for å legge til et nytt prosjekt.

 

Fyll deretter ut malen med innhold, som vist under:

 

Navn

Navn hentes fra Visma ut fra prosjektnummeret som registreres. Det skal ikke skrives noe i dette feltet.

 

Beskrivelse

Her legges det inn et par setninger om hva prosjektet går ut på. Beskrivelsen skal være kort og overordnet, og bør inneholde informasjon om:

• Hva prosjektet skal levere
• Prosjektperiode
• Eventuell referanse til saksnummer eller prosjektnummer i sak/arkivsystemet
• Eventuelle lenker til mer informasjon (økonomiplan i Framsikt, beskrivelser på nasjonale nettsider eller annet som beskriver prosjektet)

 

Prosjekttype

Prosjekttype brukes til å sortere prosjektene i driftsprosjekter og investeringsprosjekter på områdenes prosjektkort. Bruk menyen til å velge blant:

• Investeringsprosjekt
• Investeringsprosjekt som skal inngå i årsberetning/tertialrapport
• Driftsprosjekt

Første siffer i prosjektnummeret angir for noen prosjektserier om det er et driftsprosjekt eller investeringsprosjekt:

• 3 = driftsprosjekter
• 4 = investeringsprosjekter
• 5 = investeringsprosjekter by- og stedsutvikling
• 8 = investeringsprosjekter analyse og eiendomsutvikling

Prosjekter som begynner med 7 og 9 inneholder både driftsprosjekter og investeringsprosjekter. I disse seriene er prosjekter som ender på 001-099 investeringsprosjekter, mens resten er driftsprosjekter.

Om investeringsprosjektet skal inngå i årsberetning/tertialrapport bestemmes av om det er avvik i prosjektet eller ikke. Når prosjektet opprettes i Styringsportalen velges derfor «Investeringsprosjekt». Feltet må oppdateres gjennom prosjektperioden dersom det blir bestemt at prosjektet skal inngå i årsberetning eller tertialrapport.

 

Prosjektnummer

Her legges prosjektnummeret fra økonomisystemet inn. Nummeret brukes for å hente navn og økonomidata fra økonomisystemet inn i Styringsportalen.

Dersom det ikke er opprettet et prosjektnummer i økonomisystemet må dette først bestilles gjennom økonomirådgivere i økonomistyring.

 

Prosjekteier

Bruk søkefeltet til å finne området (helse og mestring ,oppvekst, økonomi og så videre) som skal eie prosjektet. Merk at du skal søke opp en organisatorisk enhet, ikke en person. Det kan kun legges inn ett område som prosjekteier.

 

Prosjekt- eller porteføljeansvarlig

Bruk søkefeltet til å finne navnet til personen som følger opp porteføljen prosjektet sorterer under.

• Anlegg: riktig prosjektansvarlig (PA) i prosjektstab eller eiendom
• Bygg: riktig prosjektansvarlig (PA) i prosjektstab eller eiendom
• Digitalisering: porteføljeforvalter i digitalisering
• FoUI: porteføljeforvalter i forskning
• Plan og utredning: planrådgiver i strategi

Prosjekt- eller porteføljeansvarlig vil få mulighet til å redigere innholdet på samme måte som prosjektleder. Det kan kun legges inn én prosjekt- eller porteføljeansvarlig.

 

Utførende virksomhet

Bruk søkefeltet til å finne den organisatoriske enheten som i hovedsak står for gjennomføringen av prosjektet. I dette feltet kan det legges til flere enheter.

 

Prosjektleder

Bruk søkefeltet til å finne navnet på personen som skal være prosjektleder. Det kan kun legges inn én person som prosjektleder.

 

Portefølje

Bruk nedtrekksmenyen til å velge porteføljen prosjektet skal sortere under:

• Anlegg: prosjekter som gjelder vei, vann, avløp, parkanlegg, idrettsanlegg og småbåthavn.
• Bygg: prosjekter som gjelder formålsbygg og bolig.
• Digitalisering: prosjekter som gjelder innføring av ny teknologi.
• Forskning og utvikling og innovasjon: prosjekter som gjelder forskning eller utvikling av nye produkter eller tjenester.
• Plan og utredning: prosjekter som gjelder utarbeidelse av strategier, planer, utredninger og rapporter.

Det som avgjør hvilken portefølje prosjektet sorterer under er hva det faktisk skal levere, ikke hvilken organisatorisk enhet som gjennomfører prosjektet. Prosjektet kan bare knyttes til én portefølje.

 

Prosjektfase

Bruk nedtrekksmenyen til å velge hvilken fase prosjektet er i:

• Konsept
• Planlegge
• Gjennomføre
• Avslutte
• Realisere

På tidspunktet prosjektet registreres i Styringsportalen skal det etter prosjektmetodikken normalt være i planleggingsfasen. Du registrerer uansett den fasen prosjektet faktisk er i. Fasene må oppdateres gjennom prosjektperioden.

 

Prosjektstatus

Bruk nedtrekksmenyen til å velge riktig status for prosjektet:

• Pågår
• På vent
• Avsluttet

På tidspunktet prosjektet registreres i Styringsportalen vil det normalt være «Pågår» som velges. Statusene oppdateres gjennom prosjektperioden. «På vent» kan for eksempel brukes dersom det blir en lengre pause i arbeidet på grunn av at man må vente på beslutninger.

Velger du prosjektstatus “Avsluttet” vil prosjektet forsvinne fra porteføljen og bli synlig under arkfanen “Avsluttede prosjekter”.

 

Totalbudsjett

Her skriver man inn et tall som beskriver hva prosjektbudsjettet skal være for hele prosjektperioden. Dette gjøres fordi økonomisystemet ikke inneholder budsjettall for mer enn neste budsjettår, og enkelte prosjekter kan være planlagt med årlige tildelinger flere år frem i tid.

 

Fullfør

Husk å trykke fullfør når du er ferdig slik at informasjonen du har lagt inn lagres.

 

Oppdater nye prosjekt

Etter å ha lagt inn prosjektinformasjonen må det gjøres en jobb for at data fra økonomisystemet skal hentes inn.

 

Under fanen "Admin": trykk på knappen «Oppdater nye prosjekt».

Dersom det skal legges inn flere prosjekter samtidig kan dette gjøres først, det er ikke nødvendig å trykke "Oppdater nye prosjekt" eller sende en epost per prosjekt.

 

Vedlegg og referanser

Helhetlig virksomhetsstyring i Kristiansand kommune - policy

Prosjekt-, program- og porteføljestyring - policy

Prosjektrapportering i Styringsportalen - prosedyre for statusrapportering

Grunnkurs i kommunalt regnskap - kursdokumentasjon