Leder har ansvar for å planlegge gjennomføringen av kartlegging, gruppesamtaler og oppfølging, og for å lage en enkel fremdriftsplan. Dette må gjøres i samarbeid med verneombud. Det vil være en fordel å involvere medbestemmelsesgruppa i forankringsarbeidet.
Dersom det er en stor gruppe ansatte er det anbefalt å dele disse opp i grupper av 5–10 deltagere for gruppesamtalene, og så ta opp tiltakene i plenum. Sammensetning bør i størst mulig grad være ansatte som jobber sammen til daglig.
Spørsmål som bør besvares i planleggingsfasen:
De ansatte bør få informasjon av leder i forkant om hvordan hele prosessen forløper slik at de forstår hva som er tanken bak og målet med prosessen. Et viktig budskap her er at besvarelsen av kartleggingsskjema følges opp med en gruppesamtale, og at besvarelsen av skjemaet ikke er avgjørende for resultatet av prosessen. Presenter gjerne fremdriftsplanen for de ansatte.
Prosessen blir bedre dersom leder og verneombudet kjenner prosessen og kan svare på spørsmål fra de ansatte underveis. Når det er sagt er det viktig å prøve seg litt frem og se hva som fungerer for det arbeidsmiljøet det gjelder.