Gjennomføre gruppesamtale

Oppstart

Dersom det er en stor gruppe ansatte er det anbefalt å dele disse opp i grupper av 5–10 deltagere.​

• Leder og verneombud har i forkant avklart hvem som er møteleder(e) og referent(er) for gruppesamtalen.
• På arbeidsplasser hvor gruppesamtalen kan gjennomføres i én gruppe kan møteleder for gruppesamtalen være leder, verneombud eller annen ressursperson. 
• På arbeidsplasser med flere grupper bør ikke leder være en del av en gruppe. Leder bør heller være til stede i hver gruppe underveis for å bistå ved eventuelle spørsmål og avklaringer.
• Referenten(e) fører møtereferat i denne malen.
• Uavhengig av antall grupper innleder leder i plenum og stiller først følgende spørsmål til de ansatte: «Hva må skje i løpet av denne samtalen for at du etterpå skal oppleve at den har vært nyttig?»
  • Dette gjør vi for å finne ut hva slags forventninger de ansatte har til samtalen, og for å bevisstgjøre og ansvarliggjøre den enkelte i forhold til nytteverdi av samtalen.
• Etter dette gjennomgår leder i plenum kjørereglene for gruppesamtalen
• Før gruppesamtalen starter velges det i plenum et til tre tema ut fra resultatet av kartleggingen. Dette ledes av leder, verneombud eller annen ressursperson:
  • Det er naturlig å prioritere temaene som har høyt resultat i «rød sone» først.
  • Ikke bruk for lang tid å velge tema. Temaene overlapper hverandre og ofte holder det å velge ett tema for å få snakket om det de ansatte synes det er viktig å ta opp. Ved uenighet om tema, bruk votering gjennom lappemetodikk eller håndsopprekning
  • Eksempelvis: velger man ett tema vil du trenge ca. 1,5 time, velger dere flere tema så kan dette ta 2-3 timer.
  • Forstyrrende personkonflikter skal ikke tas opp i gruppesamtalen. Det er viktig å sikre at temaer som mobbing/trakassering blir fulgt opp. Leder kan følge dette opp i andre fora da gruppesamtalen er ikke et egnet fora for slike saker.
• Før gruppesamtalen(e) presenterer leder spørsmålene som gruppen(e) skal besvare:

1. Hva er jeg/vi flinke til? 
2. Hvordan ønsker jeg/vi å ha det på arbeidsplassen?

 

Punktene over er en anbefaling til hvordan leder praktisk kan organisere gruppesamtalen.

 

Kjøreregler for gruppesamtale

 

Gjennomføring av gruppesamtalen

 Møteleder for gruppesamtalen tar utgangspunkt i det valgte temaet og stiller følgende spørsmål:

1. Hva er jeg/vi flinke til? 
2. Hvordan ønsker jeg/vi å ha det på arbeidsplassen?

• Start med spørsmål 1 og knytt det opp til det valgte temaet. Kom raskt videre til spørsmål 2.
• Spørsmål 2 er det viktigste arbeidsspørsmålet. Her kan møteleder gjerne spørre deltakerne etter mer utfyllende svar for å komme til kjernen.
  • Samtalen skal ha en løsningsfokusert og fremtidsrettet tilnærming.
  • Det som «har vært» skal ikke være et tema.
  • Referenten skriver momentene som kommer opp inn i referatmalen – her brukes brainstorming som metode og ingen forslag bør avvises
• Ofte opplever man at det kommer opp en blanding av svar på spørsmål 1 og 2 sammen med forslag til tiltak. Her må møteleder forsøke å holde samtalen til det punktet man har kommet til, mens referenten godt kan notere det som gjelder tiltak for å komme tilbake til dem senere
• Etter å ha drøftet spørsmål 2 må gruppen ta en gjennomgang på hvert forslag som de ønsker å forbedre og komme med konkrete tiltak til hvordan dette kan gjøres i praksis (hva, ansvarlig, tidsfrist)

 

Tiltak og handlingsplan

På arbeidsplasser hvor gruppesamtalen gjennomføres i én gruppe 

• Gruppen blir enige om hvilke av tiltakene fra spørsmål 2 som skal føres inn i handlingsplanen - se mal her.

 

På arbeidsplasser hvor samtalene er organisert i flere grupper

• Leder samler de ansatte i plenum.
• Møtelederne for gruppene presenterer kort svar på spørsmål 1 og 2 og forslag til tiltak.
• Leder eller eventuelt en ressursperson noterer ned tiltakene slik at alle får oversikt over de ulike tiltakene. Her kan det brukes flipover, whiteboard eller prosjektor. 
• I plenum skal de ansatte bli enige om hvilke av tiltakene fra spørsmål 2 som skal føres inn i handlingsplanen - se mal Handlingsplan 10-faktor. 

 

Målet er å få en så konkret handlingsplan som mulig med informasjon om:

• Hvilke tiltak som skal gjøres
• Hvem som er ansvarlig for at tiltaket blir utført
• Tidsfrist for når tiltaket skal være utført

 

Avslutning

• Leder tar en oppfølging av forventningene til dagen
• Leder oppsummerer dagen og sier noe om videre fremdrift og når handlingsplanen skal evalueres (tiltakene skal evalueres etter et halvt år)

 

Vedlegg

Analyseverktøy temperaturmåleren

Handlingsplan 10-faktor

Gruppesamtale - Mal for referat

Introduksjonsvideo om Temperaturmåleren