Hensikt

Formålet med dette dokumentet er å sikre at kommunale forskrifter får god kvalitet, sikre dokumentasjonen i prosessen og forenkle arbeidet for dem som arbeider med utforming av forskrifter.

 

 

Gjelder for

Dette dokumentet gjelder alle ansatte som er involvert i å lage en lokal forskrift.

 

Ansvar for gjennomføring

Arbeidsgiver har ansvaret for at prosedyren fins. Ansatte som er satt til å utføre arbeidet skal følge den. 

 

Beskrivelse

1. Er det behov for ny forskrift?

Forskrifter er bare ett av flere mulige virkemidler for kommunal styring. Blant øvrige virkemidler kan nevnes instrukser og organisatoriske bestemmelser, veiledning, informasjon, inngåelse av avtaler og økonomiske tiltak.  Se punktet "Definisjoner" hvor det fremgår at forskrifter er juridisk bindende, noe veiledninger etc. ikke er.

Kommunen bør vurdere nøye hvilket virkemiddel som er best egnet i det enkelte tilfellet. Det bør ikke gis en ny forskrift hvis andre tiltak kan være mer effektive. Og det kan ofte være hensiktsmessig å bruke flere virkemidler samtidig for å nå et bestemt mål. Her er en oversikt over andre virkemidler. Ulike typer lokale forskrifter. Lokale forskrifter for Kristiansand kommune - Lovdata

 

2. Arbeidsgrupper

2.1.Etablere arbeidsgruppe eller nominere saksbehandler

Ut fra behov, skal aktuell kommunalsjef eller direktør peke ut en saksbehandler som skal jobbe frem et forslag til forskrift.

Dersom arbeidet er komplisert og involverer flere kommunalsjefområder eller direktørområder, bør det opprettes en arbeidsgruppe. Det bør sikres at aktuell fagkompetanse blir representert i gruppen, herunder juridisk kompetanse.

 

2.2 Dersom det nedsettes en arbeidsgruppe

• "Forskriftsarbeid for kommuner" dokumentet er grunnleggende viktig og nyttig og skal være styrende for det videre arbeid.
• Det skal etableres eget arbeidsrom i Teams. Retningslinjer for bruk av team i Microsoft Team
• Det skal også opprettes sak i Public 360.  Saksansvarlig har ansvar for fortløpende å importere dokumenter som er arkivverdige. 
• Det skal lages et mandat iht. malen Interne samhandlingsarenaer (nettverk mm) - mal for mandat (Gyldig) som godkjennes av kommunalsjef som har tatt initiativ til forskrift.
• Det skal skrives referater fra møter i arbeidsgruppen der en tildeler oppgaver til enkeltpersoner. Det er ikke behov for import av disse referatene i Public 360.
• Det bør søkes etter gode eksempler fra andre kommuner om hvordan de har løst saken.

 

3. Utforming av forskrifter

• Det er viktig at forskrifter innenfor samme saksområde, f.eks. byggeforskrifter, er konsekvente i ordbruken og bruker samme betegnelse på samme forhold. Den som skal lage en forskrift, bør derfor sette seg godt inn i gjeldende regelverk og undersøke hvordan dette er bygd opp, og hvilke ord og uttrykk som er brukt. Lenke
• Forskriftens tittel bør gi så god informasjon som mulig om hva forskriften handler om, samtidig som den bør være noenlunde kort. Tittelen skal angi dato for vedtaket med dag, måned og år.
• Forskrifter skal ha betegnelsen forskrift (ikke instruks, rundskriv, regel mv). Tittelen bør derfor innledes med ordene "Forskrift [dato] om …"
• Dessuten angir kommunale forskrifter som regel i tittelen hvilket geografisk område forskriften gjelder for.
• Lovdata gir forskriften et nummer i forbindelse med kunngjøringen i Norsk Lovtidend. Dette nummeret inngår i tittelen og bør tas med når kommunen senere viser til forskriften, f.eks. i rundskriv eller vedtak.
• Se også Språkprofil: Skriv og bli forstått

 

3.1 Hjemmelshenvisning

Rett under forskriftens tittel skal det tas inn en tekst (en såkalt "hjemmelshenvisning") som skal inneholde følgende opplysninger:

• Navnet på forvaltningsorganet som har fastsatt forskriften (for eksempel bystyret)
• Dato for vedtaket
• Hjemmel for vedtaket (lov, forskrift eller bystyrevedtak) Når hjemmel er et bystyrevedtak, bør det vises til kommuneloven § 5-3. Når hjemmelen er en forskrift, bør det vises både til hjemmelsforskriften og til loven som denne forskriften har hjemmel i.
• Navnet på forvaltningsorganet som eventuelt har stadfestet eller godkjent forskriften med angivelse av dato for stadfestelse/godkjenning.
• Utforming av forskrift

3.2 Utredning av bakgrunn, innhold og konsekvenser

Før kommunen fastsetter en ny forskrift, må saken være forsvarlig utredet, se forvaltningsloven § 37 første ledd, som bestemmer at:

• Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.
• Utredningen i saksframlegget må gjøre rede for bakgrunnen for forslaget. De eksisterende reglene bør omtales, og det bør påpekes hvorfor kommunen mener det er behov for nye forskrifter. Innholdet i de nye forskriftsbestemmelsene må beskrives.
• Videre må utredningen gi en vurdering av hvilke vesentlige økonomiske og administrative konsekvenser forskriftene kan få for næringsliv, organisasjoner, privatpersoner og offentlige instanser. Utredningen må omtale både utgifter, inntekter, innsparinger og praktiske konsekvenser som kan oppstå. Det kan f.eks. være at kommunen må foreta tilsettinger eller legge om saksbehandlingsrutiner, eller at nye rapporteringskrav kan føre til økte kostnader for bedrifter. De økonomiske konsekvensene bør om mulig tallfestes, eventuelt ved at det gis anslag.
• Hvis forskriften kan få vesentlige konsekvenser knyttet til f.eks. miljøet, distriktsutvikling eller likestilling, må også disse konsekvensene analyseres og kommenteres. Utredningen bør videre gjøre rede for hvorfor forskrifter er bedre egnet enn eventuelle alternative virkemidler som f.eks. holdningsskapende tiltak.
• Omfanget av utredningen må tilpasses sakens betydning.

 

3.3 Oppbygging og mer detaljert om utforming av forskriften                                                                                                                          

Oppbyggingen av forskrifter bør være systematisk, klar og oversiktlig. Bestemmelsene bør komme i en logisk rekkefølge. Anbefalt rekkefølge på bestemmelsene (ikke alle forskrifter behøver å ha alle typer bestemmelser):

• bestemmelse(r) om formål og virkeområde
• bestemmelse med definisjoner av uttrykk som er brukt i forskriften
• bestemmelse(r) som gjelder innbyggernes rettigheter og/eller plikter
• bestemmelse som opplyser om hvilket kommunalt forvaltningsorgan som har myndighet etter forskriften  (hvis ikke dette er tatt inn i bestemmelsene om rettigheter eller plikter), og om hva det kommunale forvaltningsorganet har myndighet til
• bestemmelse(r) om straff og/eller andre sanksjoner
• bestemmelse(r) om ikraftsetting og eventuelle overgangsordninger
• bestemmelse om eventuelle endringer i eller oppheving av andre forskrifter (hvis ikke dette er tatt inn i       
• bestemmelsen om ikraftsetting og overgangsordninger)

 

Forskrifter skal inneholde regler. Veiledende stoff bør innarbeides i eget informasjonsmateriale, og ikke tas med i forskriften.

Se eksempler - Lokale forskrifter for Kristiansand kommune - Lovdata.

 

 

 

4. Høring internt i kommunen og siden til innbyggerne/ relevante organisasjoner

4.1 Unntak fra høring

Høring kan unnlates i enkelte tilfeller, se forvaltningsloven § 37 fjerde ledd. Det kan ofte være grunn til å gjennomføre høring selv om det bare skal foretas tekniske justeringer i en forskrift. Høringsinstansene kan ha interesse av å kommentere måten de tekniske justeringene er utført på. Høringen vil dessuten gi instansene informasjon om endringene. I slike tilfeller kan det godt settes en kortere høringsfrist enn normalt.

 

4.2 Høring - når administrasjonen har klar forslag til ny forskrift og om politikerne ønsker å sende den på høring

• Når administrasjonens forslag til ny forskrift foreligger, skal den gå til høring til relevante avdelinger i kommunen inkludert ledergruppen i ett eller flere kommunalsjefområder. Intern høringsfrist settes til minst en uke. Sendes da på intern høring ved at dokumentet sendes på intern arbeidsflyt i Public 360. Forslag til ny forskrift sendes via Public 360 på parallell dokumentflyt. 
• Det opprettes saksframlegg i aktuell sak i Public 360 og saken meldes opp til kommunedirektørens ledergruppe for avsjekk om den er klar til politisk behandling.  Lenke til eksempelsak 1 og eksempelsak 2  
• Når forslaget er godkjent i kommunedirektørens ledergruppe, produseres saksframlegg som meldes opp til behandling i aktuelt/aktuelle utvalg.  Det skal vurderes om forslaget nå skal til høring, og videre politisk behandling avklares.  
• Ulike politiske utvalg vedtar om forskrift er klar for å sendes på høring hos innbyggerne. Se delegasjonsreglement hvilke politiske organer som behandler hvilke saker.

 

Om politikerne mener den er klar for høring:

• Kommunen må sende forslaget til ny forskrift til berørte virksomheter og organisasjoner for uttalelse. Dette kalles høring. Se Forvaltningsloven paragraf 37.  Her er en oversikt over hvem skal høres og høringsfrist.
• Lokal prosedyre for råd som skal høres Involvering av kommunens råd - prosedyre. 
• Ekstern høring må skje ved å bruke rutinen: Høringer - Digital utsendelse og mottak 360-online Dette for at høringssvarene skal komme direkte inn i Public 360. 
• Offentlige og private institusjoner og organisasjoner for de erverv, fag eller interessegrupper som forskriften skal gjelde eller gjelder for eller hvis interesser særlig berøres, skal gis anledning til å uttale seg før forskriften blir utferdiget, endret eller opphevet. Så langt det trenges for å få saken allsidig opplyst, skal uttalelse også søkes innhentet fra andre. Formålet med høringen er å gi dem som vil bli berørt, en mulighet til komme med sine synspunkter på forslaget. Høringsuttalelsene kan dessuten bidra til å få saken tilstrekkelig utredet. De som får forslaget til uttalelse, omtales ofte som høringsinstanser.

 

​

4.3 Høringsbrev

• Kommunen bestemmer selv hvordan høringen skal gjennomføres, se forvaltningsloven § 37 tredje ledd. Det er mest vanlig å sende et høringsbrev der høringsinstansene blir bedt om å uttale seg om forslaget innen en bestemt frist. Høringsuttalelser skal i så fall gis skriftlig.  Saksbehandlingen i forvaltningen skal være skriftlig.
• Høringsinstansene kan oppfordres til å kommentere nærmere angitte bestemmelser eller problemstillinger. Det kan f.eks. ofte være hensiktsmessig å be høringsinstansene vurdere om bestemmelsene er klart nok formulert.
• Det kan også lages flere alternative forslag til tekst. I høringsbrevet kan kommunen be høringsinstansene uttale seg om hvilket alternativ de foretrekker.
• Hvis forskriften innfører nye påbud eller forbud, kan det være naturlig å be høringsinstansene vurdere om det er behov for overgangsbestemmelser, eller om de trenger tid til å innrette seg før forskriften trer i kraft.
• Dersom høringen fører til vesentlige endringer i forskriften, bør den sendes på ny høring til de mest berørte instansene.
• Da må det lages et høringsbrev (eksempel i lenke).   Lenke til eksempelsak 1 og eksempelsak 2 
• Dette høringsbrevet sendes ut til involverte eksterne og interne parter som kan ha en mening i saken. Lagres i Public 360. Bruk Høringer - Digital utsendelse og mottak 360-online (Gyldig) 
• Hvilke høringsparter som kan være aktuelle, vil variere. Her er et utvalg med relevante høringsparter. Husk velforeninger. Bør sendes ut med Fiks SvarUt.
• Høringer - Digital utsendelse og mottak 360-online
• Excel-skjema for manuell utsendelse via SvarUt  
• Dokumentet er ikke gyldig (Ikke tilgjengelig) ​
• Høringsuttalelser lagres i Public 360 (ved bruk av digital løsning for høringer og mottak skjer dette automatisk). Høringsuttalelsene legges gjerne som vedlegg til den politiske saken. Innspillene skal drøftes i den politiske saken.
• Parallelt annonseres det i Fædrelandsvennen og Norsk lovtidende. For annonsering i Fædrelandsvennen brukes denne siden.
• Høringsinvitasjon legges også ut på kommunens hjemmeside (eksempel).
• Høringsbrev med høringsutkast legges fysisk ut på innbyggertorgene og på kommunens internettside som egen nyhet.. Eksempel.

 

4.4 Til kommunens råd og utvalg

Her er en oversikt over råd og utvalg. I dag har kommunen følgende utvalg som de ulike forslagene gjerne skal diskuteres hos. Vær oppmerksom på at noen av utvalgene sjeldent har møter og det er viktig å trekke dem med tidlig i planleggingen. Kontakt politisk sekretariat for å finne deres kontaktperson per utvalg og avtal nærmere med vedkommende. Se ellers Involvering av kommunens råd - prosedyre

 

4.5 Høringsfrist                                                                                                                                         
Høringsfristens lengde avhenger av hvor komplisert eller viktig saken er. Etter utredningsinstruksen (som er fastsatt ved kgl. res. 18. februar 2000 og gjelder for vedtakelse av forskrifter i staten) skal høringsfristen som utgangspunkt være tre måneder. Kommunene kan normalt sette fristen til to måneder for kommunale forskrifter. Fristen kan være noe kortere hvis saken haster.

 

4.6 Høringsmøte                                                                                                                                                         
I noen tilfeller kan det være mer hensiktsmessig å holde et høringsmøte der berørte instanser kan gi muntlige synspunkter på forskriftsforslaget, se forvaltningsloven § 37 femte ledd tredje punktum. Dette kan særlig være aktuelt ved tekniske forskrifter uten særlig prinsipiell betydning. Deltakerne bør få tilsendt utkastet til forskrift i god tid før høringsmøtet. I viktige og kompliserte saker kan det være naturlig å holde et høringsmøte i tillegg til den skriftlige høringsprosessen. Er det en sak som engasjerer kommunens innbyggere, er høringsmøte en god idé og i pakt med informasjonsprinsippet i kommuneloven.

 

 

5. Til politisk behandling

Blir forskriften vedtatt av et kollegialt organ som et politisk utvalg, skal vedtakelsen gå frem av organets møteprotokoll for møtet. 

Blir forskriften vedtatt av et kollegialt organ, skal vedtakelsen gå frem av organets protokoll for møtet.

Kommunale forskrifter skal i noen tilfeller stadfestes eller godkjennes av et statlig organ (et departement, et direktorat eller statsforvalteren) etter at de er vedtatt av kommunen. Det statlige organet skal bl.a. undersøke om forskriften er vedtatt i samsvar med hjemmelen, og om forvaltningsloven saksbehandlingsregler er fulgt. Dessuten skal organet ofte vurdere og godkjenne innholdet i forskriften. Dato for stadfesting og navnet på organet som har stadfestet forskriften, skal gå frem av teksten under forskriftens tittel

Eksempel på en saksfremstilling og eksempel 2 til politisk utvalg.

 

6. Etterarbeid

6.1 Etterarbeid etter politisk beslutning - kunngjøring

• Når forskriften er fastsatt og eventuelt stadfestet eller godkjent, skal en del forskrifter kunngjøres i Norsk Lovtidend. Dette følger av forvaltningsloven § 38 første ledd bokstav c. Hensikten med kunngjøringen er å gjøre forskriften offentlig kjent og tilgjengelig. I tillegg vurderes kunngjøring i Fædrelandsvennen og nyhet på hjemmesiden (eksempel).
• Skjema som skal benyttes finnes her, velg "Lovtidend avdeling II"
• Forskriften sendes elektronisk eller per post til Norsk Lovtidend v/Lovdata, Postboks 41 Sentrum, 0101 Oslo, samme dag som den vedtas eller stadfestes. Sammen med forskriften skal det sendes et skjema i utfylt stand (eller det skal sendes elektronisk). Produser kort oversendelsesbrev i aktuell sak i Public 360 og vedlegg forskrift og utfylt skjema.  Skjema og en veiledning for utfylling og oversendelse er tatt inn i rundskriv 28. oktober 1992 (G-149/92) fra Justisdepartementet. Rundskrivets elektroniske versjon finnes på Justisdepartementets nettside. Vels skjema her, velg "Lovtidend avdeling II"
• Lovdatas nettside www.lovdata.no gir mulighet for elektronisk utfylling og innsending av skjemaet.

 

• Ikke alle kommunale forskrifter skal kunngjøres i Norsk Lovtidend, se forvaltningsloven § 38 tredje ledd første punktum, som lyder: Knytter en forskrift seg til en bestemt hendelse eller skal den ellers gjelde for bare kort tid, og kunngjøring som nevnt i første ledd bokstav c ikke er formålstjenlig, kan kunngjøring i stedet foregå på annen måte.
  • I slike tilfeller kan kunngjøring skje f.eks. ved annonser i lokalpressen eller informasjon på oppslagstavler på offentlig sted.
  • Kommunale avgiftsforskrifter som i hovedsak bare inneholder opplysninger om selve avgiften, trenger ikke kunngjøres i Norsk Lovtidend. Dette er bestemt i medhold av forvaltningsloven § 38 tredje ledd annet punktum, jfr. Justisdepartementets rundskriv G-148 /92 og gjelder alle typer kommunale avgifter, som f.eks. avgifter for vann, kloakk, feiing, avfallsbehandling, bygnings- og oppmålingssaker. Kommunen må selv gjøre disse forskriftene kjent i den lokale pressen, enten i hel tekst eller med en kort omtale der det i tillegg opplyses om hvor innbyggerne kan få tak i forskriftene. . Justisdepartementets rundskriv G-148 /92
  • Kommunale forskrifter som skal stadfestes av fylkesmannen eller annet statlig organ, kunngjøres som regel av det organet som har myndighet til å stadfeste forskriften.

 

• Publisering i Norsk lovtidende (når relevant), Fædrelandsvennen (etter publisert i Norsk lovtidende) og nyhet på hjemmesiden (lenke til bestillingsside). Eksempelsak1 og eksempelsak 2  hentet fra kommunens hjemmesider. Ved behov for grafiske tjenester  Grafisk profil - prosedyre med retningslinjer for bruk (Gyldig)

6.2 Etterarbeid etter politisk beslutning - generelt og om utfasing

Ofte skal en forskrift erstatte en eldre forskrift som skal oppheves. Da skal det tydelig fremgå av den politiske saken og av forskriften selv. Bestemmelser om ikraftsetting, overgangsordninger og endringer i andre forskrifter. Oppsigelse av en eksisterende forskrift  må oppheves i forskrift.

Forskrifter bør inneholde en bestemmelse som angir at forskriften skal tre i kraft på et bestemt tidspunkt. Uansett ikraftsettingstidspunkt kan det være behov for overgangsordninger. Med dette siktes det til bestemmelser som angir at hele eller deler av det tidligere regelverket fortsatt skal gjelde i bestemte sammenhenger, f.eks. for saker som allerede er under behandling, eller for rettsforhold som er etablert før forskriften blir satt i kraft.

Regler om ikraftsetting og overgangsregler bør holdes fra hverandre og ikke stå i samme ledd. Når en eller flere forskrifter oppheves i forbindelse med at det gis en ny forskrift, må det tas inn en bestemmelse i den nye forskriften om oppheving av den gamle. Det kan i tillegg være behov for å oppheve enkeltbestemmelser i en eller flere andre forskrifter. Hvis flere forskrifter skal oppheves eller endres, bør det normalt gis en egen bestemmelse om "oppheving og endring av andre forskrifter" e.l.

Eksempel på bestemmelse om ikraftsetting og oppheving av eldre forskrift:

• Forskriften her trer i kraft én måned etter at den er stadfestet av Justis- og politidepartementet.
• Fra samme tid oppheves forskrift 21. mai 1979 nr. 4416 om politivedtekt for Oslo kommune.

 

Eksempel på bestemmelse om ikraftsetting, oppheving og overgangsordning:

• Forskriften her trer i kraft 1. januar 2002.
• Fra samme tid oppheves forskrift [den tidligere forskriftens vedtaksdato, nummer og tittel]. Søknader som er kommet inn før 1. januar 2002, skal behandles etter [den tidligere forskriften].

 

Definisjoner

Forskrifter er generelle regler om borgernes rettigheter eller plikter, fastsatt av offentlig myndighet – stat eller kommune. På samme måte som lover, er forskrifter bindende både for borgerne og myndighetene. Forskrifter utgjør den langt største delen av våre rettsregler. Denne typen regler er nødvendig fordi Stortinget ikke har noen mulighet til å behandle, vedta og oppdatere den store mengden rettsregler som er nødvendig i et moderne samfunn, og spesielt på områder og i situasjoner der det kan være nødvendig å vedta nye regler eller endre regler ganske umiddelbart på grunn av nye omstendigheter. Per 10. mars 2019 hadde vi 3217 sentrale og 9435 lokale forskrifter, mot 736 lover. Kilde: Store norske leksikon

 

Vedlegg og referanser

• Høringer - Digital utsendelse og mottak 360-online
• Eksempel på en saksfremstilling til politisk utvalg.
• Annonsering i avisen
• Involvering av kommunens råd - prosedyre
• Skjema som fylles ut for publisering i Norsk Lovtidende

• Lokale forskrifter for Kristiansand kommune - Lovdata