Vakttelefon Forvaltning og koordinering - retningslinjer v. 1.3

Vakttelefonen betjenes i avd 1, mottak og koordinering.
Vakttelefonen er en betegnelse på en funksjon som rullerer mellom saksbehandlerne etter oppsatt plan.
 

Hensikt

Vakttelefonens hensikt er å betjene henvendelser som krever rask ekspedering, innen 1-2 dager.  

Forvaltning og koordinering er koordinerende enhet og på vakttelefonen vil det komme henvendelser som må avklares, besvares ut generelt eller settes over til riktig instans.  

Forvaltning og koordinering er ikke 113, og det er alltid tid til å søke råd og veiledning hos kollega.
PLO- ansvarlig er sparringspartner for vakttelefonen, eller søk veiledning hos teamkoordinator. 
 

Vakttelefonen settes over fra kommunens Innbyggertorg. Ingen har anledning til å ringe vakttelefonen direkte.

Telefonen er betjent mellom 08.30-15.00, og det svares på mail mellom 8.30-15.30. 

Den som betjener vakttelefonen har selv ansvar for å få en kollega til å ivareta den hvis en blir forhindret i å betjene telefonen i løpet av dagen.


Vakttelefonen er en funksjon som nås via 

  • Telefon (kobles via ringesløyfe). Henvendelser kommer via Innbyggertorg fra ansatte i kommunen, publikum, brukere, polikliniske sykehusavdelinger som eks.  ARA, Sårpoliklinikk, Lindrende team.
  • E -post som sendes internt fra post.hs.forvaltning til post.vt@kristiansand.kommune.no
  • PLO Legemeldinger fra fastlegekontor som hentes ned av PLO mottak og som blir vurdert oppstart innen 1-2 dager.  
  • PLO ansvarlig kan sende søknader med hastegrad innen 1-2 dager til vakt telefonen.
     

Ved henvendelse på vakttelefonen

  • Sjekk om bruker er registrert i Profil. Dersom bruker ikke er registrert; noter ned navn og fødselsdato/ nummer og gi beskjed til ansvarlig for post/skanning om å registrere bruker. Du får da tilsendt ID nummer for videre dokumentasjon.
     
  • Noter hvem henvendelsen kommer fra. Nærmeste pårørende(NP), pårørende eller annet helsepersonell. Husk at du kun kan utgi informasjon der den som henvender seg på vegne av bruker er registrert som NP.
     
  • Dersom bruker selv ringer og etterspør behov for bistand, kan det opprettes muntlig søknad. Dersom fastlege eller andre ringer på vegne av bruker/sender PLO henvendelse skal man ringe bruker for å få bekreftet at de samtykker til igangsetting av tjeneste.
     
  • Dersom det ikke er mulig å innhente personlig samtykke fra bruker, og det vurderes behov for oppstart av tjeneste, må det skrives et notat i Profil under Forvaltning og koordinering, og evt. be avdeling i Hjemmetjenesten innhente nødvendig egensøknad/samtykke.
     
  • Alt arbeid som gjøres på vakttelefonen journalføres i Profil, under Forvaltning og koordinering - tjeneste.
     
  • Igangsatt tjeneste varsles utfører via mail. Blir tjeneste igangsatt etter 13.00 skal utfører kontaktes pr. telefon for å forsikre seg om at oppdraget er mottatt.
     
  • Den som har igangsatt tjenester skriver sak og vedtak. Dersom det er forventet varighet på tjenesten på under to uker, kreves det ikke vedtak.  
     


Vakttelefonens oppgaver 

  • Igangsetting av HE- sone der hvor det har oppstått en uventet situasjon/akutthendelse som krever rask igangsetting og bistand fra hjemmesykepleien. I tilfeller hvor du er usikker på om bruker fyller vilkår / ønsker å ta i mot tjenesten, kan du legge bruker på tjenesten HE-TRYG for å gi avdelingen nødvendig tilgang til å sjekke ut behovet.
     
  • Henvendelser fra hjemmesykepleien vedr. akuttopphold, Akuttopphold i omsorgsbolig - prosedyre
     
  • Trygghetsalarm som krever rask saksbehandling.
     
  • Melding fra avdeling om endret sonetilhørighet.
     
  • Bekymringsmelding, se egen rutine. Ved hjemmekontor: Fyll ut vedlegg 1 med kun ID nummer som identifikasjon og beskriv problemstilling. Sendes post.hs.forvaltning og be om snarlig skanning før saken behandles ferdig etter gjeldende rutine. Dokumenter i FOK notat.

 

Vakttelefonens avklarende funksjon

  • Korttidssøknader merket «haster» eller der hvor avdeling, bruker/pårørende/ lege gir uttrykk for hastegrad må avklares av vakttelefonen. Vi må sjekke Profil og forløpende vurdere hastegrad. I de fleste tilfeller vil det være behov for å avklare hastegrad i samtale med aktuell sykepleier i avdelingen. Dersom avdelingen har vurdert at det ikke er behov for å bruke akuttrutiner legges søknaden til saksbehandler etter dato. I hovedsak skal alle søknader om institusjonsopphold behandles via hjemmebesøk av saksbehandler i avdeling 2/3.  I enkelte tilfeller er det behov for snarlig behandling av korttidssøknader (under 1 uke) og da avklares dette i dialog mellom avdeling 1/og teamkoordinator i 2/3.
     
  • Egensøknader/legemeldinger hvor det er usikker hastegrad avklares av vakttelefonen og legges eventuelt videre til saksbehandler avdeling 2/3.
     
  • LAR henvendelser skal i hovedsak behandles i avd 2 og 3. Ved hastegrad må man evt. konferere med saksbehandler på dato / teamkoordinator om det må igangsettes før. 
     
  • Avklaring journalføres og man gjør aktuell saksbehandler i avdeling 2/3 oppmerksomme på journalnotatet. Det sendes mail til aktuell saksbehandler (etter dato) med aktuell teamkoordinator på kopi med beskjed om å se søknad og notat under Forvaltning og koordinering.
     
  • Vakttelefonen er ikke 113, selv om vi forsøker å håndtere ting fortløpende ut fra en antatt hastegrad. Dersom en henvendelse vurderes som akuttbehov for helsehjelp må søker anmodes om å henvende seg via fastlege/legevakt og det må ut i fra sakens karakter vurderes om det også igangsettes tjenester for evt. å bistå bruker med å få nødvendig hjelp. Dersom bekymringen har en karakter av at du er akutt bekymret for liv og helse konfereres fastlege/ legevakt. Ved spørsmål knyttet til suicidalitet kontaktes assisterende kommunelege, evt. legevakt hvis assisterende kommuneoverlege er fraværende.
     


Hva skal ikke ekspederes på Vakttelefon

  • Henvendelser på inneliggende pasienter på sykehus hvor det er mulighet for PLO kommunikasjon. Denne type henvendelse skal i utgangspunktet ikke settes over fra Innbyggertorg, men hvis henvendelsen kommer og en ser at det er en pågående sak i Mottak, informerer man om at de må kommunisere via PLO meldinger. Evt. gi beskjed til saksbehandler / PLO ansvarlig pr mail om å ringe sykehuset.  
     
  • Generell informasjon vedr. pågående saksbehandlingsprosess. Send henvendelsen til aktuell saksbehandler i avdeling 1/2/3, evt med teamkoordinator på kopi.
     
  • Dersom oppstart av tjeneste er mer enn en uke frem i tid eller der det vurderes behov for hjemmebesøk sendes henvendelsen i hovedsak videre til saksbehandler etter dato.
     
  • Vakttelefonen gir kun tjenester til de som bor og oppholder seg i Kristiansand kommune.


Viktige telefonnummer (internt for oss, gis ikke ut til pårørende / pasienter)

Assisterende kommuneoverlege Atle Kristensen er vår kontaktperson tlf. 480 30 925 (i ferieavvikling vil det kunne komme vaktordning)

Assisterende kommuneoverlege kan forsøkes kontaktes ved henvendelser vedr suicidalitet / eller henvendelser som man antar skal til en kommunelege, eks begjæring om tvungen legeundersøkelse.

Legevakt har kommunelegens mandat ettermiddag / kveld/ helg.  

Legevakt: 116 117

Fastlegeregister Helfo: 23 32 70 40 (for å få opplyst brukers fastlege må du ha personnummer til bruker).

 

Nyttige linker:

Bekymringsmelding
Bekymringsmelding (voksne) til Helse og mestring - prosedyre

Akuttplass på Valhalla
Akuttplass på Valhalla - prosedyre for tildeling