Vedlegg
10-faktor - oppfølging- planlegge gruppesamtale
v. 1.4
Planlegge Gruppesamtalen
Oppfølgingen er det viktigste arbeidet. Skal 10-FAKTOR ha noen hensikt må denne følges opp, hvor det i samarbeid med de ansatte lages tiltak og der dere blir enige om videre plan.
Leder og medbestemmelsesgruppe:
- Medbestemmelsesgrupper med ansvar for flere avdelinger/enheter, må i fellesskap finne fram til en hensiktsmessig måte å bidra på for den enkelte arbeidsplass.
- Leder/medbestemmelsegruppen kan hente informasjon fra styringskortet/styringsportalen på resultat.
- Medbestemmelsegruppen ser på resultat og hva som kan være viktig for dere å ha fokus på fremover.
- Medbestemmelsesgruppen analyserer resultat og gjør en vurdering av behov for oppfølging. De arbeidsplasser som får lav score på undersøkelsen/faktorene må prioritere oppfølgingsarbeidet høyt. Ved høy score på undersøkelsen/faktorene vurderer medbestemmelsesgruppen sammen med leder behovet for oppfølgingsarbeid med gruppesamtale.
- Presentere resultat fra undersøkelsen, dette kan gjøres under Gruppesamtalen.
- For å følge opp resultatene skal dere bruke Gruppesamtalemetodikken.
- Bli enige om hvilken faktor dere vil jobbe med i Gruppesamtalen. Faktorene for Gruppesamtalen velges ut sammen med de ansatte basert på resultat fra undersøkelsen.
Gjennom Gruppesamtalen får de ansatte mulighet til å påvirke hva som bør videreutvikles i arbeidsmiljøet, samt foreslå tiltak. Gruppesamtalen skal være løsningsorientert
Planlegging av det praktiske:
Punktene under er en anbefaling som viser hvordan leder praktisk kan organisere Gruppesamtalen.
- Dersom det er en stor gruppe ansatte er det anbefalt å dele de ansatte opp i mindre grupper på 4-5 deltagere.
- Sammensetning bør i størst mulig grad være ansatte som jobber sammen til daglig.
- Etter at Gruppesamtalen er gjennomført, kan tiltakene tas opp i plenum.
Sett av god til tid til Gruppesamtalen, omlag 2-3 timer.
- Leder og medbestemmelsesgruppen har i forkant avklart hvem som er møteleder(e) og referent(er) for Gruppesamtalen.
- På arbeidsplasser hvor Gruppesamtalen kan gjennomføres i én gruppe kan møteleder for Gruppesamtalen være leder, verneombud, tillitsvalg eller annen ressursperson.
- På arbeidsplasser med flere grupper bør leder ikke være en del av en gruppe. Leder bør heller være til stede i hver gruppe underveis for å bistå ved eventuelle spørsmål og avklaringer.
- Referenten(e) fører møtereferat i mal for gruppesamtale.
- Håndtering av forstyrrende personkonflikter skal ikke tas opp i gruppesamtalen. Det er viktig å sikre at temaer som mobbing/trakassering blir fulgt opp. Leder kan følge dette opp i andre fora da Gruppesamtalen ikke er egnet for slike saker.
- Leder bør på forhånd tenke gjennom hva han/hun skal svare på spørsmålet: «Hvordan har dere tenkt til å sikre at tiltak blir fulgt opp?».
- Det er viktig at leder/medbestemmelsesgruppen ser igjennom og planlegger gjennomføring av Gruppesamtalen (se neste trinn).
Huskeliste for hvordan du som leder kan legge gode rammer for dialogen:
- Unngå å presentere din tolkning av resultatene.
- Unngå å forklare mulige årsaker.
- Ikke gi dine vurderinger av om resultatet er bra eller dårlig.
- Begrens antakelsene om sammenhenger i rapporten.
- Aksepter resultatene.
- Fokuser på gruppen og ikke på individuelle svar.
- Hold diskusjonen på et overordnet nivå.
- Unngå å sette noen i skammekroke
