Prosedyren under gjelder dersom det kun er navnet på et organisatorisk ansvar som endres. Dersom navnendringen også innbærer andre organisatoriske endringer, se nytt organisatorisk ansvar eller endring i eksisterende plassering i organisasjonskartet.

 

KDL/direktør/kommunalsjef/enhetsleder

Myndighet til å endre navn på organisatorisk ansvar:

• Endring i navn på organisatorisk ansvar på organisasjonsnivå 1 ( område) vedtas i KDL
• Endring i navn på organisatorisk ansvar på organisasjonsnivå 2 (kommunalsjefområde) vedtas på direktørnivå
• Endring i navn på organisatorisk ansvar på organisasjonsnivå 3 (enhet) vedtas på kommunalsjefnivå
• Endring i navn på organisatorisk ansvar på organisasjonsnivå 4-5 (avdeling) vedtas på enhetsledernivå. 
• Direktør/kommunalsjef/enhetsleder eller den som har fått delegert utførelsen av oppgaven (merkantil eller økonomirådgiver) fyller ut skjema for endring i organisasjonsstruktur  
• Skjemaet sendes automatisk til forvalter av organisasjonsstruktur og skal være forvalter i hende senest 1 mnd før endringen skal gjelde fra. Ved ferieavviklig kan det gjelde egne frister.
• Navn på organisatorisk ansvar skal være i tråd med prinsipper for navn, vedtatt av fellesnemnda.
• Ved endringer av navn på organisasjonsnivå 1-3 bør forvalter for organisasjonsstruktur kontaktes for kvalitetsikring før navnendringen vedtas.

 

Forvalter av organisasjonsstruktur

• Kvalitetsikrer at navn på organisatorisk ansvar er i tråd med prinsipper for navn, vedtatt av fellesnemnda. Forvalter avklarer navn med kommunikasjon ved behov.
• Orienterer regnskap og lønn om navnendring
• Oppdaterer organisasjonskartet en gang i måneden. Organisasjonskartet henter navn på organisatorisk ansvar direkte fra HRM via Styringsportalen. 

Dynamisk organisasjonskart

• Dynamisk organisasjonskart i Styringsportalen oppdaterer daglig følgende informasjon fra HRM:
  • plassering i organisasjonsstrukturen
  • navn på organisatorisk ansvar
  • navn på leder 

 

Regnskap

• er ansvarlig for at navn på økonomiske ansvar i Visma Økonomi blir endret og fulgt opp  i tråd med prosess for endring på økonomiske ansvar - prosedyre som følge av navnendringen på det organisatoriske ansvaret,

Lønn

• Oppdaterer navn på organisatorisk ansvar i Visma HRM
• Gir tilbakemelding til den som meldte inn navnendring når Visma HRM er oppdatert 
• Publiserer navnendring i team Fagsystemansvarlige i Teams når HRM er oppdatert

Fagsystemer

• I følgende fagsystem synkroniseres navnendring på organisasjonsobjektet automatisk enten direkte via HRM eller via identitetssystemet:
  • Styringsportalen
  • Tilgangsportalen
  • P360
  • Kvalitetssystemet
  • Brukerkatalog
  • E-post
  • Sharepoint/Teams
• I fagsystem hvor navnendringen på organisasjonsobjektet ikke synkroniseres automatisk må fagsystemansvarlige selv utforme prosedyrer for å sikre at navnendringer blir ivaretatt. 

Definisjoner

Organisatorisk ansvar: Et organisatorisk ansvar er et objekt (område, kommunalsjefområde, enhet, avdeling) som vises i organisasjonskartet for Kristiansand kommune. Et organisatorisk ansvar plasseres på organisasjonsnivå 0-5. Et organisastorisk ansvar kan ikke sidestilles med sifferstrukturen i kontoplanen, siden alle organisasjonsnivå nødvendigvis ikke finnes i kontoplanen.

Organisasjonsnivå: Organisasjonsstrukturen i Kristiansand kommune opererer med følgende organisasjonsnivå:

• Organisasjonsnivå 0: Kommune - ledet av kommunedirektør
• Organisasjonsnivå 1: Område - ledet av direktører
• Organisasjonsnivå 2: Kommunalsjefområde - ledet av kommunalsjefer, fagsjefer eller stabsjefer
• Organisasjonsnivå 3: Enhet - ledet av enhetsleder
• Organisasjonsnivå 4: Avdeling - ledet av avdelingsleder
• Organisasjonsnivå 5: Nivå under avdeling, ledet av avdelingsleder på nivå 5. Brukes pr nå kun i By- og stedsutvikling.

 

Økonomisk ansvar: Ansvarsnummer i kontoplanen.

 

 

 

 

 

 

 

Kommentar til rundedeltakere: Endringer fremkommer i grønt. Jeg kaller inn en kjapp gjennomgang.