Dette gjelder ved nytt eller endret plassering av eksisterende organisatorisk ansvar

Direktør/kommunalsjef/enhetsleder

• er ansvarlig for at nytt eller endret plassering av eksisterende organisatorisk ansvarer vedtatt på riktig nivå og drøftet med tillitsvalgte og vernetjenesten, Delegering fra kommunedirektøren.
• Navn på organisatorisk ansvar skal være i tråd med prinsipper for navn, vedtatt av fellesnemnda.
• På organisasjonsnivå 1-3 bør forvalter for organisasjonsstruktur kontaktes for kvalitetsikring før navn vedtas.
• delegerer oppgaven til en ansvarlig for å koordinere organisasjonsendringer i eget område. 

Økonomirådgiver

• Økonomirådgiver, i samarbeid med enheten, fyller ut skjema for endring i organisasjonsstruktur, som sendes automatisk til  forvalter av organisasjonsstruktur.
• Økonomirådgiver er ansvarlig for at regnskap oppretter og følger opp eventuelle endringer i/nye økonomiske ansvar i Visma Økonomi, i tråd med prosedyre opprettelse og endring på økonomiske ansvar 

Tidsfrister

• Skjema for endring i organisasjonsstruktur skal være forvalter i hende senest 1 mnd før endringen skal gjelde fra. Ved ferieavviklig kan det gjelde egne frister.
• Ved større omorganiseringer bør det beregnes lengre tid og bør som hovedregel gjelde fra årsskiftet
• Organisasjonsendringer kan få konskevenser for andre fagsystemer og økonomirådgiver må derfor ta høyde for at det settes av nok tid til tilpasninger i fagsystemer.
• For at kjerneteamet for organisasjonsstruktur, i samarbeid med ansvarlig for organisasjonsendringen, skal få tilstrekkelig tid til å planlegge den praktiske gjennomføring er det viktig at tidsfrister overholdes. 

Forvalter organisasjonsstruktur

• Avklarer med fagsystemansvarlig for Visma Enterprise HRM om det er nødvendig å kvalitetssikre endringen med kjerneteamet
• Setter saken på agenda til møte i kjerneteamet for å:
  • kvalitetssikre endringen slik at videre konsekvenser er kartlagt før disse iverksettes
  • avklare videre fremdrift, herunder om det er behov for egne møter med det berørte området og deler av kjerneteamet (fagansvarlige Visma HRM, Identitetssystemet og Styringsportalen).  
  • legge plan for den praktiske gjennomføring i tråd med denne malen (under utforming).
    • Planen skal inneholde oppgaver og ansvar for nødvendige fagsystemansvarlige, aktuelle berørte leder og tidsplan for gjennomføring.
    • Planen må også omfatte hvilke fagsystemer som må oppdateres manuelt og hvem som skal gjennomføre endringen
    • Beskrive hvordan fagsystemansvarlige som abonnerer på organisasjonsstrukturen skal involveres og informeres
• Endrerorganisasjonskartet i tråd med endringen. Endringen skal fremkomme av revisjonskommentaren og Endring i organisasjonsstruktur og organisasjonskart - endringslogg

Dynamisk organisasjonskart

• Dynamisk organisasjonskart i Styringsportalen oppdaterer daglig følgende informasjon fra HRM:
  • plassering i organisasjonsstrukturen
  • navn på organisasjonsobjekt
  • navn på leder 

Definsjoner

Organisatorisk ansvar:  Et organisatorisk ansvar er et objekt ( område, kommunalsjefområde, enhet, avdeling) som vises i organisasjonskartet for Kristiansand kommune. Et organisatorisk ansvar plasseres på organisasjonsnivå 0-5. Et organisatorisk ansvar kan ikke sidestilles med sifferstrukturen i kontoplanen, siden alle organisasjonsnivå nødvendigvis ikke finnes i kontoplanen.

Organisasjonsnivå: Organisasjonsstrukturen i Kristiansand kommune opererer med følgende organisasjonsnivå:

• Organisasjonsnivå 0: Kommune - ledet av kommunedirektør
• Organisasjonsnivå 1: Område - ledet av direktører
• Organisasjonsnivå 2: Kommunalsjefområde - ledet av kommunalsjefer, fagsjefer eller stabsjefer
• Organisasjonsnivå 3: Enhet - ledet av enhetsleder
• Organisasjonsnivå 4: Avdeling - ledet av avdelingsleder
• Organisasjonsnivå 5: Nivå under avdeling, ledet av avdelingsleder på nivå 5. Brukes pr nå kun i By- og stedsutvikling

Økonomisk ansvar: Ansvarsnummer i kontoplanen.