Hensikten med dette dokumentet er å sikre at ansatte i ulike enheter har en omforent forståelse av hvordan vi best samhandler både med eksterne og internt. På det viset kan vi få en optimal og lik måte å jobbe på. Målet med denne fasen er at prosjektet er komplett ferdig levert inkludert retting av feil og mangler samt overlevering av dokumentasjon i rett kvalitet og format.
Gjelder for
Dette dokumentet gjelder ansatte i by- og stedsutvikling som jobber med utbyggingsavtaler og/eller oppfølging av utbyggingsprosjekter.
Ansvarlig for gjennomføring
Arbeidsgiver er ansvarlig for at prosedyren fins og er ansvarlig for å informere de ansatte om den og invitere til forbedringsforslag. De ansatte er ansvarlige for å følge den.
Vei har egen prosjektleder (representerer VA og vei) - se lenke
Parkvesenets har egen prosjektleder
Rådgiver i utbyggingsstab skal være ansvarlig for endelig overtakelse i alle utbyggingsprosjekter der det er inngått utbyggingsavtale. Se neste fase.
I tillegg er det egen rådgiver i utbyggingsstaben som er kontaktpersonen mot utbygger/ avtaleparten.
Avvik fra avtalen er en del av ansvarsområdet til utbyggingsstaben (parkvesenet og ingeniørvesenet spiller inn avvik til staben). Men avvik fra tekniske planer og landskapsplaner håndteres av hhv. vei prosjektleder og park prosjektleder og avvik fra teknisk plan og reguleringsplan skal iht retningslinjer behandles i samarbeidsgruppa.
Beskrivelse
Dokumenter som kan ligge til grunn for utbygging
Reguleringskart med bestemmelser, planbeskrivelse, overordnent teknisk plan (VA) og illustrasjonsplan
Utarbeidelse av tekniske planer og landskapsplan inkludert garantier
INGENIØRVESENETS ANSVAR FOR TEKNISKE PLANER OG LANDSKAPSPLANER
Ingeniørvesenets godkjenner tekniske planer og sørger for at de er i henhold til reguleringsplan, VA-, vei og avfallsnormer. Sjekker ut at landskapsplan er samordnent med teknisk plan. Eventuelle avvik fra reguleringsplan skal tas opp med aktuelle saksbehandlere i plan og byggesak samt informere utbyggingsstab.
Oppretter sak i P360 Tittel «Navn Reguleringsplan PLANID» - tekniske planer og utbygging VVA (veinavn legges inn etterpå dersom det avviker) - brukerveiledning i P360
Behandling av tekniske planer: Innkaller til eget møte for å gå gjennom VA planer, disse skal innkalles
Drift avløp
Drift vann
Plan og prosjekt
Kvalitetsseksjon
Eget referat fra møtet skrives, referat lagres i P360 og til vei sin egen sharepoint katalog.
Skiltplan avklares med skiltansvarlig som sørger for vedtak. Prosjektingeniør sjekker at planen viser alle kommunale veier i aktuelt område
Belysningsplan avklares med veilysansvarlig. Prosjektingeniør sjekker at planen viser alle kommunale veier i aktuelt område.
Godkjenning av tekniske planer: Opprette dokument i P360. Sender godkjenning/tilbakemelding til byggesak og utbygger. Planer skal ikke godkjennes dersom mye må endres. Tilbakemelding/godkjenning skal signeres av enhetsleder Vei. Mal for godkjenning av teknisk plan
Både lanskapsplan og teknisk plan må være godkjent før IG kan gis.
PARKVESENETS ANSVAR FOR TEKNISKE PLANER OG LANDSKAPSPLANER
Byggesak godkjenner landskapsplan etter parkvesenets anbefalinger og iht. landskapsnormalen.
Parkvesenet sjekker at landskapsplan er samordnent med teknisk plan.
Landskapsplan som også omfatter vei skal godkjennes av ingeniørvesenet vei
Oppretter sak i P360 Tittel «Navn Reguleringsplan PLANID» - landskapsplaner og utbygging - brukerveiledning i P360
Egen sjekkliste for godkjenning av landskapsplan (Helmer lager)
Behandling av landskapsplan: Prosjektleder innkaller til eget møte. Avhenger av kompleksitet.
Eget referat fra møtet skrives, referat lagres i P360 og til park sin arbeidskatalog i Sharepoint
Godkjenning av landskapsplan: Opprette dokument i P360. Sender godkjenning/tilbakemelding til byggesak og utbygger. Planer skal ikke godkjennes dersom mye må endres. Tilbakemelding/godkjenning skal signeres av prosjektleder.
Både landskapsplan og teknisk plan må være godkjent før IG kan gis.
UTBYGGINGSSTABENS OPPGAVER I FORHOLD TIL GARANTIER, TINGLYSNING MM
Garantier / bidrag sjekkes at er innbetalt/ på plass før igangsettingstillatelse IG gis (byggesak sitt ansvar å sjekke dette)
Sikre at utbygger skjønner han må sikre overføring av grunn uten heftelser (utbyggingsstabens ansvar)
Innhold i fremdriftsrapportering gjennomgås
Gjennomgang av garanti: Standard avtale tilsier at en holder igjen 3% i 3 år etter overtakelse. Iht. NS kontraktsrett.
Oppstart med entreprenør og utbygger - prosjektleder vei og park sitt ansvar
Arrangeres rett etter entreprenør melder fra om oppstart av anleggsarbeidet, men helst før arbeidet er startet
Kan ikke gjennomføre oppstartsmøte før godkjent IG
Entreprenør sender fremdriftsplan og innkalling til oppstartsmøte til prosjektingeniør og parkvesenets prosjektleder
Prosjektingeniør sender videre innkalling til utbyggingsstab (bare for info)
Møtet ledes av prosjektingeniør eller utbygger
Ser til at entreprenøren
Informere om utbyggers ansvar for drift og vedlikehold frem til endelig overtakelse. Frist for at kommunen skal drifte er: Lenke til skjekkliste for oppstartsmøte
Informere om frister
1. april – frist for å levere komplett FDV, dokumentasjon, innmålinger, mv for VVA + utomhus til ingv. og parkv.
1. juni – siste frist for å få godkjent overstående av kommunen – etter dette kan driftsavtale vintervedlikehold med kommunen søkes, men utbygger må betale.
(15. oktober – frist for å levere komplett søknad om justeringsavtale – ikke entreprenørens frist men utbyggers)
Avklarer når skilt skal settes opp.
Oppfølging under utbygging fra kommunens side - prosjektlederes ansvar
Gjennomgang av referat fra byggemøter og fremdriftsrapportering (om relevant)
Møte på byggemøter (om relevant)
Befaringer utføres basert på kompleksitet og erfaringer med utbygger/ entreprenører (risikovurdering)
Kopi av overtakelsesforretning fra vei, va og park sendes utbyggingsstaben
Befaringer
Prosjektingeniør sørger for ferdigbefaring VA
Innkaller utbygger event prosjektleder og entreprenør, innen 1. mai.
Innkaller også kvalitetssikringsansvarlig, fagansvarlig drift avløp og fagansvarlig drift vann
Fører referat, sender til møtedeltakere og utbyggingsstab samt lagrer i P360.
Entreprenør sørger for utstyr til å åpne kummene
Veilys og skiltansvarlig sørger for ferdigbefaring for veilys og veiskilt
Avgjør om det skal holdes egen befaring for veilys/skilt eller om dette kan ivaretas av prosjektingeniør/drift ved ferdigbefaring vei.
Prosjektingeniør sørger for ferdigbefaring for vei inkl. ras og stupsikring
Plassering av sluk sjekkes ved regnvær, om mulig gjøres dette i forkant av befaring
Innkaller utbygger event prosjektleder og entreprenør. Fra ingeniørvesenet innkalles også drift vei.
Avklarer med parkvesenet om det er behov for fellles befaring og hvem som sjekker sikringstiltak i forbindelse med friområder.
Fører referat, sender til møtedeltakere og utbyggingsstab samt lagrer i P360.
Prosjektingeniør godkjenning av opparbeidelse
Mottar melding fra entreprenør om at mangler er rettet opp i hht ferdigreferat.
Kontrollerer oppretting av mangler
Arrangerer ny ferdigbefaring
Behov for deltakere vurderes ut fra hvilke mangler som skal sjekkes.
Utbyggingsstaben sjekker med parkvesenet om friområder er klart for overtakelse.
Gir tilbakemelding til ubygingsstaben dersom frist i utbyggingsavtale ikke kan overholdes.
Gir tilbakemelding til utbyggingsstab når mangler er rettet opp at området er klart for overtakelse.
Lager skisse for overtakelseskart som viser ledningstraseer som skal overtas og eventuelle mindre avvik fra reguleringsplan.
Gi tilbakemelding på garantibehov og vurderer behov for garantibefaring etter 1år
Klargjøring før endelig overtakelse
Alle feil og mangler skal være rettet før overtakelse. Unntak kan være andre lags asfalt som er hensiktsmessig at legges når feltet er ferdig utbygd.
Overtakelsesavtale og overtakelseskart: Eventuelle avvik må følges opp i dialog med fagenhet og byggesak - utbygger tar dette videre inntil det er komplett.
Nedskriving av garantier: Åpner for mulighet for delovertakelse. Men komplett ferdig felt for felt. Aldri delovertakelse på fag for vei og VA (parkvesenet kan være villig til dette). Utbyggingsavtalen synliggjør opsjonen for dette og hvordan prinsippene vil virke.
Sjekkliste for overtakelse av park og grønt (Helmer lager)
Definisjoner
Med utbyggingsavtale menes en avtale mellom kommunen og grunneier eller utbygger om utbygging av et område, som har sitt grunnlag i kommunens planmyndighet etter denne lov, og som gjelder gjennomføring av kommunal arealplan. ... Reglene skal beskytte utbygger/grunneier mot avtaler som er urimelig fordyrende.
Landskapsplan kan defineres som en plan for den ubebygde del av tomten og eventuelt fellesareal, jf. plan- og bygningsloven § 28-7. Kommunen kan kreve landskapsplan i de tilfeller dokumentasjon på hvordan krav til den ubebygde del av tomta ikke kan vises tilfredsstillende på situasjonsplan eller på annen kartillustrasjon.
Teknisk plan» er et samlebegrep for alle detaljplaner som beskriver det kommunaltekniske anlegget. ... En teknisk plan skal bygge på vedtatt reguleringsplan og utbyggingsavtale.